自分自身が管理していない施設や部屋、公道など、そういった場所を利用する際には使用許可証が必要になります。仮に使用許可証を使わずに使った場合、罪に問われる可能性もあることから、非常に重要な書類のひとつと捉えてよいです。使用許可証とはどんな文書なのか、の作り方と書き方を紹介します。適宜テンプレートを取り入れる方法もありです。
使用許可証
使用許可証とは、一口にいってもその種類が数多く、どういったシチュエーションで利用するかによって書式や内容などが変わってきます。例えば、公道を何らかの理由で使った場合は、道路使用許可証の作成が求められます。
一方、企業などであれば、何らかの会議室や残業、休日出勤などそういった場合の申請書も使用許可証のひとつとして数えられるのではないですか。このように、使用許可証にはさまざまな種類が存在していることを理解した上で作成しなければなりません。
使用許可証の重要性
使用許可証を作成しない、または適当に作成しようと考えている方もいるかもしれません。しかし、これらは適当に作成されるものではなく、必ず必要な項目から作成されていることが求められる書類です。
例えば、公道を利用して何かをする場合、車のNo.や代表者、また細かな利用目的などを記載することが求められます。それらを掲載せずに提出してしまうと、対象の何らかに使用許可が降りず、使えなくなることもあるのです。また、それを無視して利用した場合はビジネスであれば罰則を受けるかもしれませんし、公道や公の場であれば刑罰に問われる可能性もあります。
使用許可証の作り方の基本
使用許可証を作る場合、とくに難しく考えることはありません。必ず記載すべき項目はあるものの、国で定められたフォーマットなどは存在しないことから、その企業やシチュエーションに合わせて作成していくことが求められます。ここでは、シンプルな使用許可証の作り方について解説していきたいと思います。
使用許可証に記載すべきこと
まず、使用許可証に記載すべきことから見ていきます。基本的には、日付と許可の内容を作成していきます。
そして、以下の項目も記載していきます。
- 許可をもらう機関・個人の氏名・所属
- 許可をもらう期間
例えば、最もシンプルな形としてマンションや施設の駐車場を使う時の使用許可証について見ていきます。この場合、「駐車許可証」といった形で上部に大きくタイトルを作成します。第三者が見ても、使用許可証とわかるような内容で作成されていることを考えて作成していきます。そして、下部にはNo.なども記載し、大きな枠で利用期間についてを作成していきます。
例えば、「令和○年○月○日 AM・PM ○時から○分まで」といった形で記載されていると安心です。使用許可証を受け取る側が、誰が何をいつまで利用しているかを明確にしたいわけですので、それらがわかりやすく作成されていることが求められます。
ビジネスシーンでよく使う使用許可証
上記でお伝えしている使用許可証が、会議室やさまざまな施設に使える便利なものです。特段難しいものを求めないのであれば、できるだけシンプルに作成されている方が作成側にとっても安心ではないですか。さて、ビジネスシーンでよく利用される使用許可証といえば、申請書の類いかもしれません。
ビジネスシーンでよく利用されている使用許可証である、申請書についての書き方を紹介してきます。
申請書の書き方
仮に、時間外労働に関連する使用許可証を作る場合、タイトルには「時間外・休日労働申請書」などといった形で記載します。こちらも、誰が見てもわかりやすいように作成されていることが肝心になります。その他、書類No.や日付が記載できる項目を作成します。左側には、所属、氏名、押印欄などがあると安心です。
そして、メインの部分は見やすくなるように大枠で作成します。「時間外労働・休日労働を下記の理由により申請します」といった文言を作成し、以下を書き込める項目を作成していってください。
- 予定日
- 予定時間
- 勤務内容
- 事由
こちらの申請書も、「○年○月○日 AM・PM ○時から○分まで」といった形で、日付と時間を明確に作成できるようにしておいてください。
汎用性を考えた申請書も作成
幅広いシチュエーションで使われるため、都度その目的に応じたものを作ると手間がかかり、作業が煩雑になるといった方もいます。その場合、汎用性の高い使用許可証を作るといった方法がおすすめです。
例えば、書類のタイトルには使用許可証といった文字を作成し、以下が記載できるような項目を作成します。
- 日付
- 申請者の所属・氏名・件名
一言の文言で、「標記使用について、下記の通り申請します」といった一文も入れます。
以下の項目も忘れずに作成しておきます。
- 使用施設
- 使用日
- 使用時間
- 使用目的
- 備考欄
- 以上
幅広いシチュエーションに応用させられるため、作業も楽になります。
書き方や作り方に迷ったらテンプレートを導入するのもあり！
使用許可証は、誰もが平等に何らかの施設やサービスを利用する上で重要な書類です。しかし、ゼロから作成するとなると手間がかかってしまい作り方や書き方に戸惑って手が止まってしまうかもしれません。時間も勿体ないですしミスを起こさないためにも、インターネットにて無料のテンプレートを導入するなどして書き方を工夫するのも方法の一つです。
