就活をする際、その企業について詳しく知る為の資料請求を行う事があるでしょう。大学内などに資料が多く存在していればよいのですが、自ら取り寄せなければならない事もあります。そんな時、企業側にメッセージを送る「資料請求メール」を出す事になるはずです。企業へお願いするときのビジネスマナーを解説します。資料請求メールの書き方をマスターして就活を有利にして下さい。
資料請求メールを送る際の注意点
書類送付のお願いするときのメールは、基本的にまだエントリーする状況ではありません。その為、適当な文面でメールを作成・送信する方が少なくないといえます。
実際、書類送付のお願いするときのメールで面接の可否が決まるわけではありませんが、仮にこの時点で大きなミスをした場合、それが全く今後の採用判断に影響しないとは言い切れません。就活に使える資料請求メールの注意点について解説していきましょう。
【資料請求メールの書き方①】ビジネスメールの文面
まず、基本となるのがビジネスメールの文面で作成されているか、否かといった部分です。就活をする時点で多くの方は学生かもしれませんが、だからといって友達感覚の文面が許される事はありません。悪い例文としてこちらを出しましょう。
「すいませんが、資料を送ってもらえますか？住所は〇〇ですので、お願いします。」といった文面では受け取った側も「常識が備わっていない。この学生は、一体どんな事を学ん出来たのか…」と思ってしまう事でしょう。
【資料請求メールの書き方②】件名で分かるように
新卒採用をしている企業の場合、資料請求についてさまざまな方たちから問合せがあります。もしかしたら、個人ではなく大学側からもあるでしょう。その為、出来るだけ早く資料請求してもらう為に、件名ですぐ要件分かるようにしたいところです。
無題でメールを送る事はもちろん、資料請求だと一目で分からないようなメールを送ってしまうと、開封が後回しにされてしまう恐れがあります。その為、書類送付のお願いするときのメールを就活で出すのでれば、まず「新卒採用に関する資料送付について」など、それが新卒採用メールである事を理解出来るようにしましょう。
【資料請求メールの書き方③】資料請求以外の事を記載しない
資料請求メールの本文は、あくまで資料請求の事だけで構成されている必要があります。要件以外の事を記載する必要はないという事です。もちろん、丁寧な印象を与える定型文などは必要ですが、自身のアピールなどは一切必要ありません。
基本的に資料請求メールは事務的に処理されるものであり、ある意味で形だけの文面ともいえます。
だからこそ、逆にそれの機械的な文面が崩れている事がビジネスマナーがなっていないと思われ、マイナスイメージに繋がってしまう恐れがあるわけです。この企業について知りたい事、自分がなぜこの企業に興味を持っているかなど、そういったPRは意味がありません。
【資料請求メールの書き方④】時間帯に注意
資料請求メールを出す時間は、とくに定められているわけではありません。しかし、出来るだけ相手に早く呼んでもらい、早く対応してもらう事が求められます。おすすめは、営業日の朝に送るといった方法です。
そこでおすすめなのが、営業日の朝というわけです。ほとんどの企業、とくに人事担当者は朝一番に受信ボックスを開きます。そこで、新しく着信がきているものは目につきやすく、対応が早まる可能性があるのです。出来るだけ、書類送付のお願いするときのメールは朝に送るといった事を心がけて下さい。
資料請求メールの例文
簡単な例文を紹介していきます。就活で使える内容になっているのでチェックしておきましょう。
例文
件名 就職活動の為 資料送付のお願い
○○株式会社 人事部○○課 採用担当○○様
お忙しいところ、突然のメール失礼いたします。
私、現在就職活動を進めております。○○大学○○学部○○学科 〇〇と申します。
先日、貴社のホームページを拝見いたしました。
新しい視点でのサービスを数多く展開している事に、大変興味を持ちました。
つきましては、会社案内など貴社資料をお送り頂く事は可能でしょうか。
お忙しいところ申し訳ございません。
何卒、どうぞよろしくお願いいたします。署名
書き方のポイント
書き方のポイントとしては、宛名を間違えない事は基本ですが、就職活動中である事をしっかりと記載する事です。ただ、意味もなく急にお願いのメールが来ると相手も不安になるでしょう。また、ただ求めるのではなく、なぜ興味を持ったのかといった文面もあると相手に伝わりやすいと考えます。
企業にお願いするときのメールの書き方はビジネスライクに礼儀正しく
企業にお願いするときは第一印象を揺さぶるアクションにもなり得ます。就活で不利にならない為にもメールの書き方は礼儀正しくビジネスマンとして相応しい丁寧な形式を心がけて下さい。お願いしている側なのでより丁寧さが求められますし、学生のノリや友達とのノリは言語道断です。
