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挨拶・マナー

書類や課題の提出を企業へメールで行う際の例文を解説!就活で役立つビジネスマナー!



書類や課題の提出を企業へメールで行う際の例文を解説!就活で役立つビジネスマナー!

就活中、エントリーした企業から作文やエントリーシートなど、「課題」の提出が求められる事があります。この課題の作成が終了した後、大切なのは提出方法です。書類や課題の提出を企業へメールで行う際の例文を解説します。就活に役立つビジネスマナーなので就活で課題を提出予定の人は参考にして下さい。

課題を出せば良いわけではない

エントリーした企業から何らかの課題が出された際、それを期限内に終わらせる事は基本中の基本です。

しかし、課題が作成出来たからといって適当に提出するような行為は認められません。大学生活などであれば、「一応出してはあるから、おお目に見よう」といった事で、うやむやにされていたかもしれないです。

就活は今後の人生を決める上で重要な時期であり、新しく学生を社員として雇う側に「ビジネスマナー」の基本がないと思われると不利になる可能性があります。

仮に採用の可否に関連しなかったとしても、課題が提出されていなかったとか、送ったには送ったが課題の提出だとは思わなかったといったトラブルが発生します。課題の作成が求められた際、その提出方法までしっかりと理解しておく事をおすすめします。

メールで提出のケース

挨拶・マナー、課題提出、テンプレート

エントリーした企業側からの課題を、メールで提出する場合について解説します。まず、課題をメールで提出する場合のポイント、次に就活で使える簡単な例文について解説していきます。

メール提出のポイント

就活で課題をメールで送信する場合、ポイントになるのが「課題を提出する為のメール」であることが、相手側にしっかりと伝わっている事です。

まず、メール送信の際、注意したいポイントが以下です。

  • 件名
  • 本文
  • 添付資料のファイル名

件名は、「課題の提出」といった具合に、企業側が提出を求めた課題を提出する為のメールといった形で作成します。

本文は誰がなんの課題を出したのか、といった事が簡潔に理解出来るような文章にして下さい。

そして、ファイル名ですが、課題のタイトルと学校名と氏名、日付が入っていると安心です。例文でいえば、「●月●日●大学 氏名 ●●(課題のタイトル )」といった形だとよいです。

採用担当側も、数多くの学生とやり取りしている為、提出された課題をファイリングする為、こういった形で提出されると大変ありがたいと感じます。タイトルだけとか、名前だけなどではなく、日付や課題名などしっかりとファイルに記載しておいて下さい。

提出をメールで行うケースの例文

実際に課題をメールで提出する際の簡単な例文を紹介していきます。あくまで例文なので、これをベースにしてシチュエーション別で作成してみます。

例文

件名 課題作文の提出

●●大学●●学部 氏名 株式会社●● 採用担当 ●●様

いつもお世話になっております。

●●大学 ●●学部 ●年 ●●と申します。

課題作文をこちらのメールにて提出いたします。

ファイルを添付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

署名

基本的に、提出をメールでする際、これくらいのシンプルな内容で問題ありません。

余計な事は伝えなくてよい

課題とはいえ、相手は先生でもセミナーの教師でも何でもありません。あくまで、これから面接を受けるかもしれない企業の採用担当であり、今はビジネスライクな関係です。もちろん、採用担当の印象が良い事は重要ですが、採用担当が全実権を握る事はありません。

あくまで、スマートかつシンプルに提出が伝われば問題ありませんので、余計な事は記載してはなりません。例えば、こんなところが難しかったとか、受領した事を返信してほしい、ほかの学生はどんな内容だったのかなど、こういった余計なメールはネガティブなイメージしか与えません。

就活における課題をメールで提出する場合は、「誰がいつ、課題を提出したのか」が分かれば問題ないので、シンプルに仕上げてしまう事をおすすめします。

郵送で行うケースのポイント

メールではなく、郵送で行う事もあります。メール添付で構わないといった企業もあれば、郵送を求める企業などいろいろです。しかし、郵送の場合、注意しなければならないポイントがいくつかあります。就活における課題提出をメールでする場合のポイントについて解説していきます。

封筒の選び方

まず、課題自体は定められた用紙であったり、定められている書面などで作る事になります。しかし、それを入れる封筒選びに注意したいところです。

基本的には、柄のない無地のものでA3用紙二つ折りの角2封筒を使うのが一般的といわれています。

また、届く事は間違いないので問題ないのですが、より丁寧に住所を作る場合は番地を「一丁目二番三号」といった形で漢数字で表記すれば丁寧な印象を与えます。

宛名に注意

就活で郵送物を送る際、注意したいのがその相手の宛名です。普段、ビジネス文書を封筒で送る事が無い方など、宛名で悩んでしまう事が少なくありません。

まず、就活の場合、課題提出先の多くは人事部になります。仮に、その人事部の担当者の氏名が分かっており、その方への提出が求められているのであれば、「様」を使って下さい。例文としては、「●●株式会社 人事部 採用担当 ●●様」といった形です。

人事部の誰かといった場合は「様」ではなく、「人事部 御中」、誰か氏名は不明であるものの採用担当であれば、「人事採用担当者 様」といった形が適切です。

また、送り状などは季節、ビジネス文書の書き出しなどが必要になる為、定型文やフォーマットを利用して作るように心がけて下さい。

就活での企業への書類や課題提出は正しく行おう

課題をメールで提出する事は、面倒がなく大変エコです。しかし、ビジネスメールは普段知人とやり取りしているメールとは違う為、分からない事もあります。課題提出のビジネスメールを礼儀正しく作成し、就活において企業に対して好印象を与えて円滑に進めて下さい。


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