始末書はどんな時に書く書類なのでしょうか。会社でトラブルや作業ミスや事故が起きた際に、提出をしないといけない資料が始末書です。
始末書は、ただ反省しているという内容を書けばいいのではなく、反省して謝罪をし、今後どのような対策を取るのか、そして同じような事が起きないようにしますという意思を伝える目的があります。会社での始末書の書き方を解説します。テンプレートもあるので適宜ご利用下さい。
始末書とは
自分が起こした過失について、なぜそうなったのかの事情を書いて、謝罪の意思表明の為に作成する書類です。
始末書の目的とは
過失を起こした事実を報告させるだけではなく、それに対して反省している意思を表明し、今後同じような作業ミスや事故が無いようにどのように対策していくのかを伝える事が大きな目的となります。
ですが、始末書を書いて事実を認めて反省しているという事を表明させるだけなら、口頭でもいいのではないか？という疑問が出てきます。
始末書には法的効力がある！
始末書本来の目的は、裁判所でも有効的に使用出来るようにする為に作成されます。始末書には法的効力があります。労働者側に過失や不正があると認めさせると、公的にも認める事が出来ます。
始末書を無理矢理書かせる事は不可
始末書を無理矢理書かせる事は出来ません。また、就業規則で定められていないなら始末書を書かせる事自体が出来ません。
始末書の記入を拒否すればリスクも…
始末書を書かないからといって、クビやボーナスカットといった懲戒処分される事は基本的には滅多に出来ないと言われております。しかし、社内での対応は別です。例えば、以下のように従業員にとっては不利な評価をされてしまう可能性があります。
- 賃金の昇給額が減った
- ボーナスカットされた
- 役職が変わる予定が取り消しになった
特に理由なく、就業規則の中に始末書についての記述がないからと、書類作成の拒否をしてしまうと、後に自分にとっては不利な結果となってしまう可能性があります。自分の行いに非があるのが確かなのであれば、始末書を作成するに越した事はありません。
始末書の書き方
始末書の書き方を具体的に見て行きます。
始末書の必要事項
始末書の書き方を身に着けるにあたり、押さえておきたい必要事項をチェックします。
表題と作成年月日
表題は分かりやすく「始末書」として下さい。作成年月日は作成した年月日を書き込んで下さい。
会社名や提出先の相手の氏名
勤めている会社名と、提出先の相手の氏名を記入して下さい。
作成者情報や押印
所属や氏名を記入し、氏名の後ろに押印をして下さい。
発生年月日
事故や作業ミスや不正や不祥事が発生した年月日を正確に書き込んで下さい。
状況と内容や原因
どのような事故や作業ミスや不正や不祥事が起きて現在どのような状況なのか、また原因は何なのかを詳しく、分かりやすく記入して下さい。あまり長くなってしまうと読み辛いので、簡潔に重要事項のみの記入を心がけて下さい。
反省や対策
事故や作業ミスや不正や不祥事に対して、どのように反省しているのかを記入し、これらからどのような対策を行い、同じ作業ミスを繰り返さないようにするのかを記入して下さい。
始末書の書き方におけるポイント
始末書の書き方において、ポイントを意識しておくとしっかりした書類作成が出来るのでチェックしていきます。
事故や作業ミスや不正や不祥事の原因は簡潔に
事故や作業ミスや不正や不祥事となった原因は、簡潔に分かりやすく書き込んで下さい。考えられる原因が沢山あるなら、箇条書きにすれば見やすいです。また、簡潔にまとめるのが難しいなら、別紙に書いて始末書に添付して下さい。その場合は、「別紙参照」と書いて、別に用紙がある旨を伝えて下さい。
対策を述べる
今後同じような事故や作業ミスや不正や不祥事が起こらないように、どのように生かしていくのか、どのような行動を取るのか、対策について書き込んで下さい。そうすれば自身だけではなく、社内全体での再発防止としての参考にもなります。
作成後は速やかに提出
始末書は、事故や作業ミスや不正や不祥事が起こった当日中の提出が好ましいとされています。
ほとんどの場合は「出来るだけ早く」と言われるので、始末書の作成は手が空き次第すぐに着手して下さい。
提出時は封筒に入れる
始末書は、封筒に入れて提出する事が正式なマナーとされています。特に提出方法を会社で決められていないなら、無地の封筒（二重封筒だと尚良し）に入れ、表面中央に「始末書」裏面に氏名や部署名を書き込んで下さい。
始末書の書き方における注意点
始末書の書き方における注意点も押さえていきます。
作成は便箋に手書きが正しい
本来、「便箋に手書きで記入」が正しい書き方とされていますが、近年パソコンの普及によってパソコンでの作成を認めている会社が多く存在します。
また、会社で決められているテンプレートがある可能性がありますのでチェックが必要です。会社にテンプレートが無いなら、手書きやパソコンどちらで作成して提出すればいいのかを上司にチェックして作成を始めるようにして下さい。
言い訳や言い分の主張はNG
始末書は、起こった事故や作業ミスや不正や不祥事に対して、反省しているという態度を文章化した書類です。起こってしまった事に言い訳や言い分を主張してしまうと、反省しているという意思が伝わりません。たとえ自分に非がないと思っていても、その思いはグッとこらえて、素直に認めて謝罪して下さい。
誰にどのような迷惑がかかったかを記載
始末書の文章に、のような謝罪文を入れる事が基本的なのですが、その中に誰にどのような迷惑をかけてしまったのかを書くと尚良いです。
- 「このような事態となってしまい大変申し訳ございません。」
- 「ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。」
手書きであれば丁寧に
長い文章を記入しようとすれば、どうしても殴り書きやつなげ字になってしまいがちです。しかし、始末書は反省しているという意思を表明する資料ですので、雑な書き方はNGです。1文字1文字丁寧に書く事を心がけて下さい。
テンプレートダウンロードサイトで書類作成を簡単に！
無料でダウンロードが出来るテンプレートサイトもあるので、始末書の書き方に自信が無いや書く時間を十分に取れないという人は利用を視野に入れてみて下さい。当サイトでも無料の始末書テンプレートを用意しました。
始末書は出来るだけ早い提出が求められる書類です。テンプレートを用意しておけば、書類作成を円滑に進められます。
事故や作業ミスや不正や不祥事を起こしてしまったら速やかに始末書を作成や提出
沢山の業務に関わっているとどうしても作業ミスは生じてしまいます。作業ミスを全く犯さない人間は存在しません。かといって、不祥事や不正を放置していると同じ事故が繰り返される良くない会社環境が出来上がってしまいます。
対策を取る為にも、反省をして成長や次に生かすためにも始末書という書類は重要なポジションを占めているのです。
