社会人になればビジネス資料を作る機会が訪れます。ビジネス資料は社内への報告書からメール、また社外へのメールやドキュメントとさまざまなシチュエーションで活用される基本マナーです。さて、そんなビジネスで作成されるものに社内文書と社外文書と社交文書があります。どこに違いがあるか？ビジネス資料の種類や目的や書き方マナーも併せて解説します。
ビジネス資料の目的とは？
まず、ビジネス資料が作成される目的について考えていきます。基本的に事実を端的に伝える為に作成されるドキュメントです。書類に番号が振られたり、決められた型で挨拶文がつくられるというように、日常的には利用しない書き言葉で作成されている事が基本となります。
また、ビジネス資料は内容を一斉送信メールで利用される事が多く、誰が見ても理解出来るような内容と構成で作成されている事が求められます。いわば、社会人としてのドキュメント作成共通マニュアルのようなもので、これの習得がが社会人として活躍する上でも基本になっているのです。
ビジネス資料の種類を把握しよう
ビジネス資料とひとくちにいっても、その種類はさまざまです。
- 社内文書
- 社外文書
- 社交文書
社会人になるとこの3種類をしっかりと使い分ける能力が求められる事から、全てを混合して作るのはビジネスマナーがなっていない…と思われてしまう事に繋がってしまうわけです。これら3種類のドキュメントの目的を簡単に解説します。
社内文書
その名の通り社内の人間に向けて作成されるドキュメントの事です。
- 議事録
- 報告書
- 社内開催のイベントのお知らせ
- 何らかの注意喚起
社内で業務を潤滑におこなう目的で作成されているドキュメントと考えると理解しやすいです。
社外文書
社内以外に出されるドキュメントの事です。業務ドキュメントを取引先や顧客に送る事になりますが、基本的に取引先に送るドキュメントと捉えておくとよいです。
- 見積書
- 案内状
- 照会状
バランスよく利用出来る事で、仕事が円滑に進めやすくなるというように、社会人としては必ず身に付けておきたいスキルとなります。
社交文書
社交といった文字が記載されているように、社交目的で作成されるドキュメントの事です。以下のようにその時々の行事やイベントに合わせた色々な種類のドキュメントがあります。
- 招待状
- 挨拶状
- お悔やみ
- 新年の挨拶
これらには時候の挨拶が取り入れられるというように、やや格式高い印象のドキュメント作成が求められる事がほとんどです。社会人になりたての方には少々ハードルが高いイメージですが、少しずつ馴れていく事で上手に作る事が出来るようになります。
社内文書と社外文書の違いは？
社内文書と社外文書の違いについて解説します。
【違い①】出す相手
当然、文字を見ればわかると思いますが、社内と社外とでは出す相手が違います。前者は社内の人間に向けて作成されるドキュメントとなっており、後者は社外の人間に向けて作成されるドキュメントです。
ここで重要なのは、社外文書は機密情報が含まれていますが、主に取引先同士以外に漏洩しない事が基本となっているので、ある意味では共通に知っておいても問題のないドキュメントとなった形になります。もちろん、極秘のプロジェクトが進んでおり上層部や担当者レベル以外に漏洩させてはならない情報もあります。
しかし、基本的に互いの取引先がある程度、周知可能な情報であれば共有されている事が基本となります。
一方、社内文書も外部に漏れても問題のない内容のドキュメントがある一方、社内向けに送信されているので社外に出るといった事がない事が基本となります。議事録であったり報告書というように、社内の人間でしか知り得ない内容が社外に出てしまう事はかなり危険です。
【違い②】書き方
社内文書と社外文書の大きな違いは礼儀的なものをしっかりと取り入れる否かといった部分です。例えば、社外文書を作る際に重要になるのは、当然冒頭の挨拶文であったり相手を正しい敬称で呼ぶ事です。
上記のカジュアルな文例を社外文書として作る場合は、【〇〇株式会社〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社〇〇です。先日開催された〇〇の折には、大変ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございませんでした】というように、礼儀正しいドキュメントで作成されている事が重要になります。
【違い③】社内文書は出来るだけシンプルに作る
一方、社内文書は出来る限りシンプルに作成されているのが基本となります。例えば、社内で健康診断のお知らせを行う事になった場合、上記のようなかしこまった挨拶文を作る事はありません。
【健康診断のお知らせ 標題の件につきまして下記の日程で実施いたします。社員全員が対象ですので、必ず受診されるようお願いいたします】といった書き方で作成されます。
また、社外文書であれば末文に、【ご健康に気をつけて】というようにいれますが、社内文書は末文等も不要です。インフォメーションを伝えた後、【以上】で締めくくるのが基本となります。
社内文書と社外文書と社交文書の種類の違いを把握してマナーを守った書き方で作ろう！
社内と社外と社交におけるドキュメントの違いに対して理解を深める事は、今後社会人として活躍する為にも重要な要素です。それぞれの種類に応じた書き方のマナーを把握してスマートに色々な種類のドキュメントが書けるようになると良いです。ドキュメントのビジネスにおける目的を常に考えると尚良いです。
