就活において、企業から提出を要求される成績証明書は、企業でどんな活用をされているのでしょうか。成績内容が悪いと、就活に影響がでる？採用の有無が決まる？と不安を抱いている大学生も少なくないです。成績証明書の目的や内容やもらい方を解説します。即日発行できるか、厳封なのかにも触れています。
成績証明書とは？
大学生活での成績が記録されている、大学生活内容の証明資料です。成績証明書の内容には、過去に参加した講義名や評価が明記されています。
成績証明書の提出目的とは？
就活の際に企業から要求される資料の中の一つが成績証明書です。企業はなぜ就活時に大学生からの成績証明書の提出を求めるのかを見て行きます。
大学を無事卒業出来るかをチェック
新卒の採用は、大学卒業が大前提とされています。大学を卒業出来なければ、採用しても入社が出来ません。企業にとっては非常に大きなデメリットとなってしまいます。採用活動にも多額の予算が割かれているからです。
採用時期をずらすパターンは非常にレア
状況によっては、時期を半期ずらして就職してもらうというパターンもあります。しかし、このパターンにはコストがかかります。あらかじめ成績証明書を見て、大学卒業の見込みがなさそうな学生は、多くの企業は採用しません。この判断に、成績証明書が必要になるのです。
履歴書に虚偽がないかをチェック
一般的に、就活では企業への履歴書の提出から始まります。履歴書は選考の参考資料に該当する為、非常に重要な資料となります。しかし、履歴書は自己申告で書き込む為、嘘をつく事が出来てしまいます。
企業は、一人一人内容に虚偽は無いかを確かめる時間が無い為、成績証明書を照らし合わせて内容に虚偽が無いかをチェックします。
どんな人なのかをチェック
成績証明書に書き込まれている、以下のような内容を見て学生の人柄を判断します。
- これまでどんな授業を受けたのか
- 単位がどのくらいあるのか
- 学習内容
どんな授業を積極的に受けたか＝どんな事に興味があるか
単位＝どんな人間性かを判断し、評価の参考にしています。
多くの方が心配しているであろう、成績が悪くて、成績証明書を提出したら落とされてしまうのではないか？という不安に関しては問題無しです。あくまで成績証明書は、その内容が重視されて成績は参考にしないという企業が多く見受けられます。
また、成績証明書の提出は、内定がほとんど決まっている段階の時です。成績が原因で内定が取り消しになるという事はありません。
成績証明書のもらい方
成績証明書は申請をしなければ発行出来ません。では、どこでどのようにすればもらえるのか、もらい方を見て行きます。
学務の窓口
国立大学であれば、各学部の窓口にて申請が可能です。申請も難しい手続きは無く、窓口へ行き「成績証明書の申請をしたい」と伝えると、申請書を用意されてそれに書き込むだけで完了します。
- 学生証
- 手数料
また、発行まで数日かかるパターンもあります。即日発行が理想ではありますが、大学側も様々な業務を抱えている中での発行作業となります。成績証明書の申請は余裕を持って行う事をおすすめします。
自動発券機
私立大学であれば、自動発券機にて発行を行うもらい方が多いです。自分で発券機を操作して成績証明書を発行します。窓口同様、手数料が必要になるパターンがあるので、念の為お金をある程度持参しておいて下さい。
中身の内容はチェックしない！
中には、成績証明書を封筒に入れて渡すという大学もあります。気になるとは思いますが、厳封されている封筒を絶対に開けて中を見てはいけません。
「未開封＝改ざんをしていない」という証明なので、開けた形跡があると改ざんを疑われてしまいます。封筒は不要だという指示がない限り、絶対に厳封は空けずに提出して下さい。
成績証明書の提出が要求されるタイミング
成績証明書の提出が要求されるタイミングご紹介いたします。
内定承諾書と一緒に提出
多くのパターンでは、内定承諾書と一緒に同封して提出をお願いされる事が多いです。上記でもお話した通り、内定がほぼほぼ決まっている最後の段階でのタイミングにおける提出が多く見受けられます。
選考のタイミングで要求される事も…
企業によっては、選考タイミングで要求される事もあります。このタイミングで要求されるパターンでは、成績証明書を評価の対象にする為です。
さらに、ある程度の内定者候補の絞り込みが完了していて、選考の最終段階に差し掛かっているパターンが多いので、内定が近いという状況の可能性があります。その為、成績証明書を求められたら出来るだけ早く提出し、マナーを守って正しい方法で渡す事を心がけないといけません。
成績証明書の提出方法や注意点
成績証明書は、選考の参考にされるという事を説明しました。実は成績証明書の提出も評価対象に入っているパターンもあります。正しく提出が出来なければ、マナーを知らないと評価を下されてしまう可能性もあります。正しい提出方法を行って慎重に就活を進めて下さい。
では、実際に成績証明書の提出を求められたら、どんな方法で提出すればいいのか、正しいマナーや注意点を紹介します。
手渡しでの提出方法
成績証明書の提出方法の中で最も多いのが、手渡しでの提出方法です。
また、封筒は閉じずに持っていき、受付で渡すなら封筒のままで提出します。担当者へ直接渡すなら、封筒から出して資料のみを渡すようにして下さい。
郵送での提出方法
成績証明書を郵送で提出して欲しいと言われるパターンもあります。到着までに時間がかかる事を想定して、早めに郵送の準備をして下さい。また、郵送でもマナーをきちんと守らなければいけません。
封筒の表に会社名や住所や担当者部署や役職や氏名を記載します。左下へ「成績証明書在中」と書いておきます。裏面には自分の住所や氏名、閉じる際に未開封を証明する為の「〆」と書いて郵送して下さい。
必ず添え状を同封
企業へ資料を郵送するなら、どの資料でも添え状を同封する事がビジネスマナーの基本となっています。
封筒の種類
成績証明書やその他資料はA4用紙の事が多く見受けられます。A4であれば、封筒は角2を使用してクリアファイルに挟んで封筒に入れて下さい。
成績証明書の内容で就活が不利になる事は無い
成績証明書について、多くの方が心配されている「成績で内定を取り消される」「評価が下がってしまうという」事はありません。しかし、成績証明書の提出マナーは審査対象に含まれているパターンがあります。提出前にマナーのチェックをしておいて下さい。
