会社経営者の方で、社員たちがどのような働きをしているのか把握しておきたい！社員同士の仕事の向上心を付ける為にも作業日報を作っておきたい！と思う人は多いです。建設業をはじめとする幅広い職場で活躍する作業日報の書き方や作り方を解説します。作成の必要性についてもお話します。
作業日報とは？
作業日報とは、一日の仕事の内容を上司や社内へ報告を行う為にあります。以下のような情報を記入し、仕事仲間や上司や部下との情報交換にも役立ちます。
- 本日の実績
- 仕事をしていて気づいた事
- 発生したトラブル
- 対処中の問題点
作業日報の必要性
作業日報の必要性を実感しないまま、なんとなく日々作業日報を作成している人も少なくないですす。わざわざ作成して提出を行うのが面倒くさいと人の方がむしろ多いです。
一日の終わりに作業日報を書かなければその分の時間だけ早く退社出来るので、そのように考えるのは自然なことかもしれません。確かに、毎日の作業日報提出が義務化している会社では、忙しくて就労時間を過ぎていても作業日報を書いて帰宅すべきなので、以下のデメリットもあります。
- 帰る時間が遅くなってしまう
- 直帰が出来ない
しかし、作業日報は会社にとっても、仕事仲間にとっても大変プラスになる必要性の高い資料なのです。
必要性①：上司による社員育成の参考資料に！
作業日報を毎日提出していると、上司が部下の性格や現状を分析しやすくなります。それによって、より適切な育成が出来て、社員の成長も期待出来ます。
必要性②：社員同士が日報を見て参考に！
提出した日報を掲示する会社や、PC内で共有する会社も多いです。そうすれば、社員同士が情報共有出来て「こんな仕事のやり方もあるんだ」と参考に出来ます。
必要性③：自分の仕事を振り返るきっかけになります！
一日の仕事を振り返りながら書くので、例えば以下のように1日の自分の問題点に客観的になっても気づけます。
- 「今日はここがダメだった。」
- 「この手順で仕事をすれば時間がかかる。」
このような気づきがあれば、「次はこうしよう！」と自分で前向きに改善も出来るので、仕事への向上心も格段にアップします。この毎日の積み重ねは小さいように見えて、長い目で見れば非常に大きな成長に繋がります。
作業日報の作り方や書き方におけるポイント
作業日報の作り方や書き方におけるポイントを押さえていきます。
必要項目
作り方や書き方をマスターするにあたり必要な項目をチェックしていきます。
作業内容の記入
何の作業をしたのかを記入出来るように記入欄を作成します。
時間の記入
●時～●時まで●●の作業をしたと分かるように記入欄を作成します。
課題や気づいたポイントを記入
1日の仕事の中で気づいた事やこれからの課題に関する記入欄を作成します。
トラブルの記入
1日の仕事の中でトラブルが発生するケースがあります。毎日仕事をしているとトラブルをゼロにするのは非常に難しいですが、再発防止や振り返りの工夫で少なくする事は可能です。詳しく記入出来るように、少し多めに記入欄を作成しておきます。
書き方や作り方のポイント
作成時間のかかる日報の作りは避ける。
日報をチェックする側からすれば１日の出来事を詳しく把握したいところではあります。しかし、すべての仕事についてあまりにも事細かに作成させてしまうと、時間がかかりどうしても内容が薄くなってしまい、要点がつかめない良く分からない資料になっていしまいます。必須項目を厳選して作成して下さい。
作業日報のテンプレートは統一
テンプレートを頻繁に変えてしまうと、変える度に書く場所や内容も変わってしまい、記入者は作成に時間がかかってしまいます。お仕事によっては、テンプレートを変えなくてはいけない状況もありますが、特にそういった事情がない場合は、テンプレートは同じものを使い続けましょう。
1日の仕事内容は詳しく
【いつやどこでや誰がや何の為にやどのように】を心がけて記入して下さい。これらが一つでも抜けていると、読む方に伝えたい事が伝わらずに作成する意味がありません。
感謝の気持ちを添える
1日の仕事の中で上司から指導を受けたり、お手本になった事があれば、仕事への意欲アピールの為にも記載しておくと好印象す。
文章情報は少なく
時間…9：00～10：00
作業内容…○○株式会社へ○○（同行者がいる場合名前を記入）と企画説明に訪問しました。
成果報告…良いお返事が頂けそうです。
〇月〇日までに〇〇株式会社の○○様から検討結果の連絡を頂けるようにお願いしています。
上記のようなテンプレートでも十分良いのですが、文章なので忙しい時にサクサク確認するのは難しい作業日報になってしまっています。一言で伝わるように出来ると社員の入力が簡単になり、抜けやミスが減り、日報にかける時間も少なくなりますので助かります。
チェック担当者にとっても、一目で状況チェックが出来ます。下記にて例文を紹介します。
時間…9：00～10：00
内容…企画説明の為○○（同行者がいる場合は名前の記入）同行のもと○○株式会社へ訪問。
企画名…○○
進捗状況…検討中
予算…○○円
見込み…〇or×or△
最終決定日…〇月〇日まで。
このように、あらかじめ必要な情報をテンプレートで細かく作成しておくと、記入者は短文での入力で済むだけでなく、どの内容を何から作成しようか考える時間も短縮出来ます。
作業日報の作り方や書き方における注意点
作業日報の作り方や書き方における注意点を押さえていきます。
嘘の内容は書かない
作業日報は会社によっては成績に関わるケースもあります。成績を上げたいからといって嘘の報告を行う人がいらっしゃいますが、嘘が明るみになれば成績どころか、会社で働き続ける事も難しくなってしまうリスクを孕んでしまいます。作業日報は嘘がないように正確に作成するのが大切です。
感想や自己分析は書かない
作業日報はその日の作業を記入し、上司にチェックや評価をしてもらう資料です。感想や自己分析は記入しないようにして下さい。上司へ伝えておかなければいけない点や反省点や気づいた事を記入して下さい。
その都度メモをしておく
作業日報の作成時に1日の出来事を考えていると、あっという間に時間が過ぎてしまいます。作業をしている合間に気づいた事や伝えておかなければならない事をこまめにメモしておいて下さい。そうすれば、作業日報を書く際に考える時間が減って作業日報にかける時間を少なく出来ます。
作業日報の作成例文
「作業日報」
記入日…●月●日
作成者…部署、●●部、●● ●●
時間や内容や作業項目や進捗状況や予算や見込みや最終決定日
備考
（ここにトラブルがあった際や仕事に関して上司に伝えておくべき事、反省点や気づいた事を記載出来るようにしておきます。）
テンプレートダウンロードサイトで簡単作成！
作業日報の作成をゼロから行うのは少し面倒だと感じる人は、是非無料でダウンロード出来るテンプレートをご利用下さい。作業日報の書き方や作り方に戸惑ったり迷ったり悩む時間の短縮に大いに貢献します。※利用前に、会社で規定されているテンプレートの有無をチェックしておきましょう。
