旅行をする際、知人や会社の同僚、仕事関係の人たちで旅行計画をする担当になるかもしれません。そのような場合、口頭や何となくではなく明確な計画を立てた旅行計画書の作成が求められる場合があります。旅行計画書の書き方で気を付けるポイントはどこなのでしょうか。旅行計画書の作成をした事がないという方は、旅行計画書の書き方やテンプレートや注意点を見て参考にして下さい。充実した見やすい旅行計画書の書き方を身につける機会にご活用下さい。
旅行計画書とは？
旅行計画書とは、簡単言うとその旅行でどこに行って、何をして、どこに宿泊するのかを記載した計画書です。気心知れた仲間と一緒に行動する場合はいいですが、会社や仕事関係の人との旅行となると話がまた変わってきます。
プライベートの旅行でも何泊するのか、どこを回るのかなど、ある程度の計画は立てた方が効率良く旅行を楽しめます。逆にノープランで行き当たりばったりの旅の方が楽しいという方もいるかもしれません。プライベートの旅行の場合は、一緒に行く友人がどのような旅行スタイルを求めているのかを探る事が必要です。
また、会社の社員旅行や仕事関係の方と行く研修旅行などは、しっかりとした旅行計画書を作成した方が良いでしょう。そこまで気心が知れている訳ではないので、自分が幹事的な立場になった場合に旅行計画書を作成しなければなりません。
万人が見て分かるような書き方で！
日時や工程や時間や移動方法を明確に記載すると一緒に行く相手に喜ばれる事でしょう。旅行計画書は、旅行に行く人たちが旅行計画書を見てスケジュールがすぐ分かるような書き方が求められています。たとえ自分が旅行の引率担当であったとしても、自分だけが分かるような書き方ではいけません。社員旅行でも、仕事関係の方と行く研修旅行でも、旅行計画書を作成する立場になった時には詳細な書き方を心がけて旅行計画書を作成しましょう。
書き方ひとつで普段の評価もUP！
旅行計画書の出来や不出来が自分の会社内や会社外での評価を上げるきっかけになる事もあります。見やすい書き方を心がけた工夫をして、全力で作成した方が良いです。
大勢で旅行に行くので様々なタイプの旅行の楽しみ方があります。その為、多くの人に対して親切な書き方の旅行計画書を作成すると「気が利くな」と好印象です。例えば、観光名所がいくつかある場合は、人それぞれが選択出来るような旅行計画書を作成するなど、ポイントポイントで集合場所や集合時間を明確に決めておくなど段取りを取っておくと、自由に動きたい人やホテルでゆっくりしたい人にとっても分かりやすく、色々な人の為に考えられた優れた旅行計画書になるでしょう。
旅行計画の立て方
旅行計画書を作成する際、漠然とではなく、具体的に旅行計画を立てる算段から初めて行く必要があります。
【ステップ１】行先
まず、大切なのはどこに行くのかです。どこに、どのタイミングで行くのかをまず大まかに決めておくことでスムーズにその後の計画が立てやすいです。例えば、長野県から山梨県、静岡県というような流れです。その旅行計画でどのような場所にどのような工程で行くのかを作成する事が求められます。
行先は、前もって色々調べる必要があります。社員旅行に行くのであれば、代表が行先を既に決めてくれている場合が多いので、後は内容の部分の旅行計画書を作成するだけです。研修旅行の場合も行先は大体決まっていますので、後は旅行地での内容を決めるだけです。
一番難しいのは、行先も含めて全ての旅行計画書を作成する場合です。この時は、３種類ぐらいの行先の候補地をあらかじめ提案して、旅行に行く人にアンケートを取った方が良いでしょう。ニーズを把握した上で旅行の計画を立てるとトラブルも少なく、全員が楽しめる旅行を計画出来るでしょう。
【ステップ２】活動内容
行先が決まったら、次は活動内容を決めましょう。立ち寄る観光地や名物の食事などについても調べておく必要があります。その旅行で、ただ移動するだけでは意味がないので観光地や名物をしっかりと把握しておく事が大切です。ごはんを食べる場所やタイミングも大事です。予算によって変わってきますが、旅行での食事は大体の人が楽しみにしているイベントの１つですので、旅行に行く人の趣味や趣向を把握しながら皆が楽しめて印象に残るお店を予約しておくと良いでしょう。
【ステップ３】予算
旅行計画において忘れてはならない重要なポイントは予算です。旅行がどんなに楽しい内容でも、出費が莫大になってはお財布が心配で旅行自体を楽しめない方や、そもそも参加しないという方も出て来るでしょう予算の中でどのような場所に立ち寄ったり、宿泊するのかを計画として把握しておく事が求められます。もちろん泊りであれば、ホテルの予約も必要なので様々なリサーチが欠かせません。
旅行計画書の書き方は？
旅行計画書を作成する際、どのようなポイントを記載するのが良いのか悩んでしまう方も多いでしょう。
旅行計画書を書く場合、まず忘れてはいけない基本的な事項は以下の通りです。
- 日程
- 宿泊する宿
- 観光地
- 旅行者
上記のような、誰が見ても分かるような共通の部分は必ず忘れないように記載しておきたいところです。このように基本的に必ず決まっている事は全て書き出してみましょう。全て書き出してみると何が足りないのかが見えてきます。
- 旅行の日程
- 何泊何日なのか
- 旅行に行く人数
- 行先
足りないポイントを見つけたら適宜、当てはめて記載していくことが可能です。交通手段やその費用、そして立ち寄る時間なども記載しましょう。どこに、どの時間だけいるのか…という事を把握出来るようすると、旅行に参加する側の人たちも安心してその旅行を楽しめます。
旅行の目的から書き出す方法もアリ！
一番重要な事は旅行の目的です。メインイベントをどこに持っていくかで旅行の軸が作れます。そこから時間などを逆算して当てはめて行けば旅行計画書の書き方も見えてくるのではないでしょうか。ざっくりとし過ぎないように、明確に旅行計画書を作成出来るようにしましょう。
旅行計画書の例文
実際に作成されている旅行計画書の例文に沿って、どのような書き方で作っていけばよいのかを確認していきましょう。
表題
旅行計画書を作るにあたって、「○○旅行計画書」という形式で作成します。どのような文書なのか、という事が相手見てすぐにハッキリと分かるような書き方をする事で印象がよくなります。
日程
旅行日程を記載しましょう。例えば、○月○日～○月○日までの○日間…というような書き方で作成するとよいでしょう。
コース名や料金
コース名を簡単に記載します。料金は特に記載しなくてもよいですが、商売として提出するのであれば旅行計画書にコース料金を交えて作成しても構いません。
スケジュール
スケジュールは、表のように形作って以下のように記載すると分かりやすいです。
- 縦軸…1日目～○日目
- 横軸…スケジュール内容
2泊3日程度のものであれば細かに作成する書き方もありますが、日数が長くなっている場合は細か過ぎると相手が読む事に苦労してしまいますので、別途その日だけの旅行計画書を作成する書き方も視野に入れてみましょう。
備考欄
その他、旅行のシチュエーションによって必要な備考欄をいくつか作っておくと相手に分かりやすく、アナウンスしやすくなるでしょう。
書き方の参考情報がもっと欲しい方は…
旅行計画書の例文が全く想像つかないやもっと様々なパターンの例文が見たいという方は、インターネット上にある旅行計画書の無料テンプレートをチェックする事をおすすめします。
旅行計画書のテンプレート
旅行計画書を全く立てた事が無く、想像もつかないという方もいるかもしれません。旅行計画書を１から作成するのは手が込んで難しいという方もいらっしゃるでしょう。そのような方には、旅行計画書のテンプレートをインターネットからダウンロードするという手段がおすすめです。今、インターネットでは旅行計画書などのテンプレートが無料で手軽にダウンロード出来ます。旅行計画書のエクセルのテンプレートであればアレンジも出来ますし、手軽に楽しく作る為にも旅行計画書のテンプレートを利用してみましょう。
様々なテンプレートがあるかと思いますが、いくつか見てみると、どのように旅行計画書を作成すれば良いか見えてくるでしょう。非常に参考になりますし、何を決めていけば良いかを理解出来るので、旅行について効率良く色々な事を決めていけるようになるでしょう。ホテルの予約やお店の予約などもスムーズに手配する事が出来ると思いますので、活用してみて下さい。
旅行計画書のアプリ
仲間内で旅行に行くという方であれば旅行計画書のアプリを利用して共有するという手段もあります。アプリなので、数多くの人たちでシェアが出来ますし書類ではないので手軽です。
以下は一例ですが、様々な旅行計画書のアプリが存在しています。
- tabiori（たびおり）
- trippiece（トリッピース）
- Holiday（ホリデー）
アプリ慣れしている方は、旅行計画書のアプリを使うとスムーズに計画が立てられるでしょう。しかし、アプリで作成しても一緒に旅行に行く他の人がアプリをダウンロードするのが嫌だという方もいらっしゃるかもしれないので、そのような人の為にアプリ以外の旅行計画書も作成する必要があるかもしれません。全ての人が納得してアプリを使用出来るのであれば、安心して旅行計画書のアプリを利用しましょう。
旅行計画書の書き方で最重要なのは「分かりやすさ」
旅行計画書を作成する場合、一番に求められるのは分かりやすさです。旅行に参加する方たちの性格なども事前にチェックし、分かりやすく丁寧な旅行計画書の書き方を心掛けましょう。まずは、旅行計画書で必要な項目を洗い出していく事が重要です。この作業にはエクセルやワードを用いても良いでしょう。
交通費の総額や共通の食事の予算なども算出しておく作業も重要です。予約するホテルは、繁華街に近い方が良かったり、閑静な方が良かったりと行く人と行く目的によって変わりますので、よく考えて予約しましょう。様々な事項を事前に明確に決定した内容を分かりやすく旅行計画書に記載する事で、参加者だけでなく、作成者自身も安心して全員がエンジョイ出来る旅行が実現します。
