企業内で効率よく仕事をする為には備品の充実が欠かせません。備品とはオフィスで使うデスクやパソコン、什器などの事を言います。他にも細々とした仕事に使う消耗品も指します。そのような備品を管理する書類に備品管理台帳があります。備品管理台帳とは一体何なのでしょうか。備品管理台帳の作り方やテンプレートについてご紹介します。
備品管理台帳とは？
備品管理台帳とは、その名の通り備品を管理する為の台帳、つまり管理表です。何をいつ購入した後、今どのくらいの備品が社内に存在しているのか…という事をしっかりと管理する表になります。これは購入時期、購入代金なども管理した方が正確です。
備品は管理が必要不可欠です。備品を全くなくして、従業員全員が個人的に持ち込んだものばかりの場合、色々と事業を進める上で不満やトラブルが発生しやすくなります。備品を管理する場合、備品管理台帳を作成する事が求められる事が多いです。なぜ管理しないといけないかというと、お金がかかる物品だからです。
オフィスの什器もパソコンもコピー機も全て無料であれば管理の必要はありません。高額な什器から付箋などの消耗品まで、全てお金がかかるものですから、いつまで使えて、いつ頃買い替えなくてはいけないかなどを検討していく必要があります。例えば、什器などパソコンにしても程よい頃合いで買い替えれば減価償却などが出来て、会計上、上手に処理する事も可能です。
例えば、コピー機をリースしている場合もリース時期などを管理するのが備品管理台帳という事になります。保管状況や管理状況を台帳に記しておけば、不必要な購入を防ぐ事が出来ます。逆に、買わなければいけない時期なども把握出来、会社全体のお金の流れも正確に管理出来るようになります。
備品管理台帳の必要性
備品管理台帳は、前述した通り社内に存在している備品の数を把握する為に作成される台帳です。これは会社のお金で買ったものであれば、たとえ安価な消耗品でも全て正確に管理していなければいけない記録です。そもそも、備品は会社の売上でもなく、取引先においても無関係の帳といえます。
なぜ、備品管理台帳を作成する必要性があるのでしょうか。
窃盗や紛失の予防
まず、考えられるのが企業内にて消耗品や什器などの備品の紛失や窃盗がないかを把握する為のものです。非常に大切な事です。会社の備品が急になくなっていたら泥棒に入られたのかと疑う必要が生じます。窃盗予防の為にも、正確な数字を把握しておくべきなのです。たとえ消耗品のボールペン1本であっても、備品が無くなる事が頻発した場合、社内での風紀が乱れてしまいますし、社員の士気も下がってしまいます。
社員が大切に使うための意識付け
また、備品管理台帳を作成しているという事で会社の備品である事を強調し、誰もが大切に丁寧に使用するという気持ちを受け付ける事が出来ます。あくまで、勝手に使っていいものだという発想を捨てさせる事も備品管理台帳を作成する意味合いには含まれていると考えて良いでしょう。このように、社員に対しては会社の備品は大切に使うという意識付けの役割が備品管理台帳にはあります。
資産や経費の把握
備品は会社の資産に計上されます。消耗品に関しては、経費になります。会計上は資産になる備品があるのです。よって社員には大切に扱ってもらう必要があり、購入時期や購入代金を備品管理台帳で記録しておかなければならないのです。これに関しては、何が消耗品で何が備品でやややというカテゴリーを仕分ける作業が必要になります。
備品管理台帳をつけた事がない方などは、インターネット上で検察して調べるか、顧問税理士に仕分け項目を確認して備品管理台帳を作成する必要があります。
備品管理台帳の作り方
備品管理台帳を作成する場合、どのような備品はどの日付で、どの程度存在しているのかという事が分かるような記載が必要です。社内エクセル表などを使用する事でわかりやすく作成する事が出来ます。
前述で書き記した通り、以下のような項目を記録する必要があります。
- 購入日
- 購入商品
- 製品番号
- 購入代金
必要最低限の項目
備品管理台帳の作り方で必要最低限記載すべき項目は、以下の通りです。
- 商品名
- 数量
- 利用日
商品名は、メーカーまでを入れてしまうと管理が大変なのですが、「ボールペン」や「用紙」などとまとめておくと分かりやすいでしょう。また、可能であれば購入した場所を記載しておくのも、次に購入する時に便利です。
あると管理しやすくなる項目
更に、以下の項目を追記しておくと管理がしやすくなります。
- 利用者欄
- 利用理由
- 返却日
いつ、どこで、誰が備品を使用している事が分かる事で、逆に今後備品を増やす事が出来る可能性もあります。
社員の意識付けに効果的な項目
台帳に記入した「記入者」「記入日」も記載した方が良いでしょう。そういった意味からも、社員全員が備品管理台帳の存在に気付き、協力的になってくれるように作成していく必要があるといえるのではないでしょうか。そうする事で、誰かひとりが管理するのではなく、社員全員で管理する意識と備品を大切に扱うという意識も生まれていきます。
作り方を幅広く知りたい方はテンプレートを参考に！
備品管理台帳を作成していく上で、全く作り方が分からないという方もいるかと思います。このような人は、顧問税理士などに相談するかインターネット上にある備品管理台帳の見本などを見る事で参考になります。エクセル形式で作成された備品管理台帳のテンプレートが無料でダウンロード出来るサイトもあるので、ダウンロードして１回使ってみるのも備品管理台帳の作り方を把握する上で、非常に参考になります。
備品管理台帳と経理や会計
備品管理台帳を作成する際、どのような項目や例文があるのかが気になる方もいるでしょう。項目に関しては、経理も関係してくるので、最初に備品管理台帳を作成する時に項目については税理士と相談した方が良いです。消耗品に含まれる備品も存在するからです。そのような方の為に、備品管理台帳の作り方を解説します。
会計や経理の観点で必要な項目
物品の基本情報を備品管理台帳に作成する場合は、以下の項目が必要です。
- 管理番号
- 資産名
- 資産種別
- 物品種別
前述したように、会計に関わる事だからです。最初は税理士と相談してどのようなテンプレートで作成するかを決めましょう。
データメンテナンスに関する項目
備品管理台帳におけるデータメンテナンスに関する情報を記載する場合は、以下の項目があると判断しやすくなります。
- 登録日時
- 登録者
- 更新日時
誰が更新したか誰がメンテナンスしたか記録する事も大事です。
保守に関する項目
以下のような保守に関する情報も備品管理台帳に記載しておくと保守管理がスムーズになります。
- 建物
- フロア
- 設置場所などの利用部門や管理場所
- 取得年月日
- 保守契約有無
- 保守会社
コピー機など社内では備品ではあるものの、外部にメンテナンスなどを頼んでいるリース品の場合はこのような事を記載しなければなりません。
会社によって必要項目は変わってくる
企業の体裁によっても備品管理台帳の作り方が変わっていきます。最低限、どこまでを管理するのかを社内で明確に確認してから備品管理台帳を作成するように心掛けましょう。会社によってやり方は違ってきますが、お金をかけて会社の備品を購入やリースした場合は、会社の会計も含めて重要になるので、備品管理台帳の項目は大事です。
備品管理台帳のテンプレートは？
備品管理台帳を作成する際、様々な項目があり過ぎて作り方が分からない方も多いそうです。細かなポイントまで作成してほしいという会社もあれば、ざっくりで大丈夫という指示を出す会社もあるでしょう。そのような場合、備品管理台帳の作り方に悩んでしまう方は少なくありません。
様々な備品管理台帳の作り方があるという事を踏まえて、おすすめの作り方は備品管理台帳のテンプレートを利用する方法です。会社の会計に詳しくない人でもインターネット上にある備品管理台帳のテンプレートを見れば見本や参考になりますし、自分でも理解する部分も出てくるでしょう。
例えば、備品管理台帳のテンプレートであればシステム項目や予備項目など、事こまかな項目が予め作成されているテンプレートが存在します。このようなテンプレートを利用して自社にある備品を１つずつ記入していけば備品管理台帳が作成出来ます。しかし、やはり会社の文化によって求められる備品管理台帳は異なる為、一度仮で作成した備品管理台帳は、会社の代表か顧問税理士に確認してもらいましょう。なぜなら会社によってこの備品は消耗品でこの備品は５年償却などと項目が違う場合があるからです。
また、テンプレートがエクセルであれば、作成している途中でも必要項目の追加や不必要な項目の削除が出来ます。自社に合わせた作り方で備品管理台帳を作成出来ますし、悩む事も少なくなるでしょう。色々な種類の台帳をご用意しております。備品管理台帳の例文や書き方やマナー＆無料テンプレートから無料でダウンロードが可能です。時短にもなる為、備品管理台帳のテンプレートをダウンロードして、気軽に作成出来るようになる事をおすすめします。
備品管理台帳は会社と相談して作り方を決めよう！
備品管理台帳は、どこまでを管理して台帳にするのかを会社と相談しましょう。備品管理は会社の会計とつながっている部分だからです。会社の判断で余計な備品を記録するのは嫌がる会社もあります。また、完全な消耗品に関しては、あまりにも厳しくし管理し過ぎると管理側も大変ですし、働いている側も窮屈な気持ちになります。
会社側と上手に折り合いをつけた上で、備品管理台帳を作成するように努力してみてはいかがでしょうか。また、備品管理台帳はテンプレートを利用するのも便利ですし、中にはフリーソフトを作っている会社もありますので、調べてみて会社の都合に合う備品管理台帳を作る事が重要です。
