プロジェクトの離任が決まっている人は、離任日までに離任についてのお知らせを、お世話になった人々へ伝えなければいけません。「どうせ最後だから、適当でいいや」という事はありません。また何かのお仕事で一緒になる機会もあるかもしれないので、最後まで礼節のある人だったと印象が残るように離任の挨拶をしておいて下さい。プロジェクト離任における挨拶メールの書き方を簡単に解説します。社内、社外向けの例文も紹介します。
プロジェクト離任の挨拶とは？
これまで携わっていたプロジェクトを、何らかの理由で離任する事となったら、プロジェクトに関わっている人々に、プロジェクトの離任についてお知らせをしなければいけません。
最後でも「印象良く」を意識して挨拶を
今回のプロジェクトで関わる事が最後だとしても、またいつか新たなプロジェクトで一緒に仕事に携わる可能性はあります。最後の印象が良いと、その人の記憶にも残りやすいので次のプロジェクトでも声をかけてくれる可能性も高くなりますので最後まで高評価を頂けるよう、終わらせる事がポイントです。
プロジェクト離任のメールを送る目的とは？
プロジェクトを離任したというお知らせメールを送る目的は、以下の通りです。
- 今までお世話になった人々に、離任について報告
- 安心してもらう為（後任の件について）
- 感謝の気持ちを伝える
- 最後まで印象良くする
- 相手の記憶に残るような挨拶をして、次につなげる
プロジェクト離任の報告については上記のように、複数の目的があり送られるものです。メール本文は、これまでお世話になった事について感謝の気持ちに加え、簡潔なエピソードも入れると良いです。
【例文】スピーチ編
プロジェクト離任の挨拶の例文スピーチ編を、ポイントと一緒に説明致します。
この度プロジェクトを離任する事となりました、●●です。これまで●年間、大変お世話になりました。
プロジェクトに多くの人が関わり、挨拶の場にたくさんの人が集まっているなら、初めに簡単な自己紹介をしておいて下さい。
プロジェクト開始当初は右も左もわからず、あたふたとしていた私でしたが、皆さまのご協力もあり、ここまで任務を続ける事ができました事、心から感謝しております。
●●プロジェクトでは、トラブルもいくつかありましたが、そのたびに多くの事を学ばせて頂きました。ここで培った経験を次の現場でも、活かしていきたいと思っております。
ここでは、自分の言葉で感謝の気持ちを伝えて下さい。心に残っているエピソードを簡単に伝えるのも良いですね。
また、なにかの縁でお仕事をご一緒させて頂く事がありましたら、その際はまた、何かとよろしくお願い致します。
最後になりますが、プロジェクトの成功と、皆さまの更なるご活躍を心より、お祈り申し上げます。今まで（本当に）有難う御座いました。
最後にもう一度感謝の気持ちを伝えて締めの言葉として下さい。
【例文】挨拶メール編
プロジェクト離任の挨拶、メールの例文を説明致します。
件名：●●プロジェクト離任のご挨拶 ●●（←氏名）
●●株式会社
●●部
●●様（一斉送信なら→●●部の皆さま）
いつも大変お世話になっております。株式会社●●● ●●部の●●です。
さて、本日は●●プロジェクトの担当者変更のご報告についてご連絡致しました。このたび、●月●日で●●となり（プロジェクト離任の理由について記載して下さい。）●●プロジェクトを離任する事となりました。
●●様には、いつも暖かいご指導を頂き、また、私が困っているときには熱心に相談に乗って頂いた事、深く感謝しております。これからの業務でも、このプロジェクトで培った経験、そして●●様から頂いた助言を生かして、精一杯取り組みたいと思います。
つきましては、今後とも変わらぬご指導・ご鞭撻を賜りますよう心よりお願い申し上げます。なお、私の後任となる●●が後日ご挨拶の為お伺い致します（させて頂きますでもOK）。
わたくし同様、ご支援・ご厚情を頂きますようお願い致します。取りいそぎ、担当者変更のご報告と在任中の御礼を申し上げます。
～署名～
プロジェクト離任の挨拶マナーと注意点について
プロジェクトを離任する際の挨拶について、基本となるマナーと注意点を説明致します。
メール一斉送信の注意点とは？
プロジェクト離任の挨拶をメールで送る際に、一斉送信される人もいらっしゃるかと思います。メールの一斉送信は、一般的には失礼にあたる行為ではありませんが、一斉送信をするのであれば、以下のような点に注意して送信して下さい。
- 宛先は必ず【bcc】に入れ自分のアドレスは【To】に入れる
- 特にお世話になった人へは個別で送る
- 会社別で一斉送信するなら、宛先に別の会社の人が入っていないか必ず確認
メール送信前に、上記の事をチェックしてから送信して下さい。
プロジェクト離任の挨拶のタイミングとは？
社外へプロジェクト離任の報告メールを送る場合、離任日の2～3週間前には送信できるようにしておいて下さい。社内へメールを送るなら、プロジェクト離任日の当日に送信できるようにしておいて下さい。
後任者がいるなら後任者についてもお知らせを
自分のプロジェクト離任後に、引継ぎの人がいるならメールでその件についても触れておいて下さい。メールで後任者のお知らせをする際は後任者の【氏名】を必ず記載しておいて下さい。
感謝の気持ちは自分の言葉で伝える
挨拶メールの例文をコピーしてそのまま使用したいと思っている人もいらっしゃるかと思いますが、これまでお世話になった感謝の気持ちをきちんと伝える為には、定型文ではなく自分の言葉で伝える事がポイントです。感謝の気持ちを伝える部分のみは、自分の言葉に編集して使う事をおすすめします。
社内と社外に関わらずプロジェクトの離任挨拶は簡単でありながらも礼儀正しく！
プロジェクト離任の報告の目的はいくつかありますが、その中でもこれまでお世話になった社内や社外の人々へ感謝の気持ちを伝える事が大きな目的となります。スピーチ・メール共に、感謝の気持ちの部分は定型文を使用せず、自分の言葉で伝えるようにして下さい。あまり長くなりすぎるのも良くないので簡潔かつ簡単にまとめる心がけも大切です。
