ビジネス現場では、ミスetcで迷惑をかけてしまった時にお詫びをするという境遇はどうしても避けては通れません。ビジネス現場ではプライベートでの謝罪とは違い、お詫びのマナーというものがあります。またお詫びする時のメッセージ選びも慎重にしなければいけません。ビジネス現場で使うお詫びを述べるメールの書き方について、留意点や文例を紹介します。
ビジネス現場でのお詫びとは
ミスを犯して誰かに迷惑をかけてしまった時にお詫びをしなければいけません。プライベートでは【ごめんなさい】で許される事でも、ビジネス現場ではミスを犯して【ごめんなさい】と謝るだけではなく、先方へ誠意を告げる必要があります。
そこで、ビジネス現場では謝罪文をメールで告げる境遇があります。ミスを犯した時にお詫びを述べるメールを告げる時にはいくつか留意点があるのでチェックしておきましょう。
お詫びのビジネスメールを作る前の留意点
お詫びのビジネスメールを作る前に留意点をチェックしていきましょう。
出来れば直接お詫びを
ビジネス現場でのお詫びは、直接するのがベストです。直接会う事がどうしても困難なときは、電話を通じてお詫びします。とはいえ、その時の状況やすぐに会う事が困難な距離にいる境遇もあります。このように、どうしても直接会う事やすぐに電話する事が困難な境遇ではメールでお詫びする事が一つの方法とされています。
メールでお詫びをする境遇では、誠意が伝わるようなメッセージ選びをする不可欠があるので、電話や直接会って謝るよりも慎重にならなければいけません。また、メールで謝るだけにとどまらず【後程あらためて電話させて頂きます】という本文を添えてから後程電話を通じて謝るのです。
また、近々会う境遇では、その時に再度謝るのです。社内であっても社外であってもも同様です。
はっきりと非を認める
【ミスを犯してトラブルを起こしたのは、私が悪いところもあったけど◆◆も…】と、実際に自分だけが悪いわけではなかったとしても、これを言ってしまうと【自分のミスを言い訳している】と思われてしまうおそれもあります。ビジネス現場での言い訳は、どういった場面で会っても良い印象は受けません。
まずは、ミスを犯してトラブルを起こしてしまった事に関してはっきりと謝る事が肝心です。そして、自分に非がある部分は素直に認めましょう。社内であっても社外であってもも同様です。
誤字脱字はNG
お詫びを述べるメールでは特に、誤字脱字はNGです。信頼を更に失ってしまいかねません。間違いが起こらないように、メールを告げる前には必ずチェックをします。メールの本文の中でも、先方の会社名や役職名、氏名etcは特に留意してチェックします。社内であっても社外であってもも同様です。
お詫びを述べるメールのコツとは？
お詫びを述べるメールにはいくつかチェックしておきたいコツがあります。
早急な対応が不可欠
ミスを犯してトラブルが発生してから謝るまでの時間は、早ければ早いほど良いです。ミスを犯してトラブルが起こった事を隠したり謝罪を後回しにしてしまった境遇では、それ以上のトラブルが発生してしまう恐れがある他、時間が経ってからの謝罪はどれだけ丁寧に謝っても誠意が伝わりません。
ミスを犯してトラブルが起こった境遇ではすぐにお詫びを述べるメールを告げるのです。その後、直接会えるのであれば直接会って謝る事も肝心です。社内であっても社外であってもも同様です。
経緯を説明
お詫びを述べるメールには必ずミスの経緯を説明する本文を添えましょう。ミスを犯したトラブル発生の経緯を細かく告げる事で、誠意が伝わり易くなるほか、トラブルの中身を詳しく把握してもらう為にも不可欠です。
中身をあやふやにしてしまうと【自分のミスを誤魔化そうとしている】と思われてしまう恐れもあるので、経緯は正確に報告します。社内であっても社外であってもも同様です。
対策方法を告げる
ミスを犯してトラブルの対策方法を告げる事で、先方の信頼を取り戻すのです。ミスを犯してトラブルをどのように補填するのか、今後同じようなトラブルを起こさない為にはどうすればいいのかetcをはっきりと説明します。社内であっても社外であってもも同様です。
簡潔でわかり易い説明を心がける
メールの本文は出来る限りわかり易く作成出来るように心がけて下さい。わかり易いメールのは、まずは結論から告げる事がコツです。お詫びを述べるメールの結論は【謝罪】です。まずはミスにおいて謝罪の姿勢を報告してそれから経緯や対策を記述します。社内であっても社外であってもも同様です。
詳細に述べる
どのようなミスとトラブルが起こったのか、その中身や名称、日付etcは正確かつ詳細に表記します。社内であっても社外であってもも同様です。例えば、商品が破損してしまった境遇ではその商品名の正式名称を表記します。曖昧な記述をしてしまうと先方に誤解を与えてしまい、違うミスを起こしてしまう恐れもあるので留意が不可欠です。
お詫びを述べるメールの文例
①件名：【重要】◆◆についてのお詫び
株式会社◆◆
◆◆部 ◆◆様
②いつも大変お世話になっております。
◆◆株式会社の◆◆です。
この度は、◆◆の納品の遅れが出てしまっている事につきまして、深くお詫び申し上げます。
納品の遅れが出ている事の原因を調べたところ、本来であれば◯月◯日（曜日）に到着予定だったのですが、発送日の日付を間違えていた事がわかりました。
今後このような事がないように、発送前の確認はこれまで以上に徹底し、細心の留意を払ってまいりますので、この度の件はどうかご容赦下さいますようお願い申し上げます。
この度はこちらの不手際により、◆◆様へ多大なるご迷惑をおかけしました事を心よりお詫び申し上げます。
また、本件につきましては後程お電話を通じてもご説明させて頂きます。
メールにて恐縮ではありますが、取り急ぎお詫びとご連絡を申し上げます。
①件名には必ず謝罪を申し上げるメールだという事が分かるようなタイトルを付けるようにします。【緊急】【重要】【お詫び】etcと付けておくと、緊急性が高いとしてメールが読まれ易いので付けておきましょう。
②本文は簡潔かつ詳細に記述します。ミスの中身、どうしてミスが起こったのかを詳細に記述して、今後の対応について報告します。最後に再度謝罪のメッセージを添えて締めるようにします。
社内社外に関係なくミスや遅れが生じたら真摯にお詫びを述べるメールを！
ビジネス現場でのお詫びを述べるメールは、誠意が伝わるような中身にする不可欠があります。誠意が伝わる中身にする為には、お詫びのメッセージの他にもミスが起こった経緯や今後の対策といった中身を記述する不可欠があります。中身によってはあなたや会社の印象がガクッと下がってしまう恐れもあるので気をつけましょう。
社内社外に関係なく信頼を失うというのは多大な損失に繋がるのです。ミスや遅延が生じてしまったという状況に陥ったら明確な件名から始めて反省の心と実態の説明と再発防止についてを丁寧に書き上げて下さい。
