ビジネス文書で比較的多く作成する機会があるのが、御礼の手紙です。何らかのきっかけでお土産をもらったり、さらにビジネスに関連する事柄で御礼を伝えるなど、さまざまなシチュエーションでビジネス文書の御礼を提出する機会があるでしょう。御礼の手紙の書き方や例文を紹介します。
ビジネス文書の構成を守る
ビジネス文書で御礼を作成する際、注意すべきポイントは数多く存在します。しかし、その中でも注意したいのが構成です。逆にいえば、ビジネス文書でこの構成さえ守っていれば、内容に大きな問題が無い限り安心して提出することができると考えることもできます。ビジネス文書の御礼で使える構成について解説します。
宛名や日付を間違わないように
ビジネス文書で御礼を作成する際に必ず守りたいのが、宛名や日付です。
メールなどで作成する場合、日付はそれほどこだわる必要はありませんが、手紙などで送る場合は日付はしっかりと令和○年…といった形で作成するように心がけて下さい。
次に、宛名です。ビジネス文書を作成する際、間違えてはならない部分が宛名です。まず、個人宛にビジネス文書の御礼を送る場合は「様」をつけて提出します。「株式会社〇〇 営業部 〇〇様」といった具合です。
一方、会社や団体、また部署全体に送るとなった場合は〇〇御中といった形で宛名を作成してください。複数人であっても、同じ部署などのひとつの集合体であった場合は御中を利用します。
一方、関係者やさまざまな方面の企業や人物に送る場合は各位を使って下さい。マスコミ向けに芸能事務所が所属タレントの結婚を発表する際など、関係者各位、マスコミ各位といった形で提出されることがあります。
書き出しや主文
次に書き出しと主文です。書き出しとは、主文に入る前の定型的な挨拶のようなもので、ビジネス文書ではよく利用されているものです。ややカジュアルなメールなどであれば以下のような書き方です。
〇〇様 いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。
手紙や、ややかしこまった雰囲気の御礼を作成する場合は、以下のような書き出しが良いです。頭語、結語、時候の挨拶を当てはめるだけなので、さほど難しいものではないです。
拝啓
〇〇の候。ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のご厚情を賜り、まことにありがとうございます。
次に主文です。主文は、御礼の気持ちを伝えるための核となる部分なので、しっかりと読みやすく簡潔に記載して下さい。構成としては以下の流れが適切です。
- してもらったことを振り返る
- それについての御礼
- 今後のお付き合いしたいといった気持ち
- 末文用の御礼
主文には、まず相手が何をしてくれたのか、それについて記載して下さい。
先日は突然のご連絡にもかかわらず対応いただき、誠にありがとうございました。
そして、それに対して御礼を伝えてください。
その後、案件は無事にまとまり弊社としてもほっと胸を撫で下ろしているところでございます。
〇〇様のご協力無しにこの結果は得られることはなかったと、部署内の人間一同が理解しているところでございます。
今後の付き合いを示唆しつつ、最後にあらためて御礼を伝えて締めくくりましょう。
今後とも御社のお役に立つべく、社員一同…
ビジネス文書で御礼を書く際のポイント
ビジネス文書で御礼を作成する場合のポイントについて下記にまとめました。
- 御礼はスピーディーさが命
- 件名で御礼がわかるタイトルに
- 相手への感謝の気持ちをしっかりと伝える
- 定型文だけにしない
御礼はスピーディーさが命
御礼の文書を送信する場合、できるだけスピーディーに対応することが求められます。そもそも、何らかの御礼をする上で数年前のことをわざわざ文書にかきとめることは少ないはずです。
さらに、それがビジネス文書であればなおさらでしょう。御礼の文書を作成する上で大切なことは、できるだけ早く提出することです。御礼がないとか、気がついたら相手が部署異動していたなど、遅くなるとよい印象を与えることができません。
件名で御礼がわかるタイトルに
御礼の文書を作成する際、手紙やメールなどで作成する機会もあります。その際、注意したいのがそれが御礼の連絡だと相手にわかるように書くことです。
「株式会社〇〇様 〇〇の御礼」といった件名で問題ありません。そうすることで、相手も素早くそのメールを開く気持ちになりますし、メールの内容を全文読み込まずとも意味がわかり丁寧な印象を与えます。
相手への感謝の気持ちを伝える
ビジネス文書では、恥ずかしがらずにしっかりと相手への感謝の気持ちを伝えて下さい。下手に駆け引きをするような真似はせず、しっかりとやってくれたことに対する御礼をするのが社会人としてのマナーです。そのため、文書に関してもシンプルに差出人への感謝を綴るように構成し、関係ないことや、その功績を認めないような文面などを作成しないように心がけて下さい。
定型文だけにしない
ビジネス文書における御礼のテンプレートは数多く存在します。それらを活用するのは大いに役立ちますが、それをそっくりそのまま利用するのはNGです。いかにも定型文といったニュアンスの場合、逆に失礼になることもあるため、つたない文書であっても自らの言葉で伝えることを心がけてください。
御礼の手紙やビジネス文書を丁寧に書いて好印象を与えよう
ビジネス文書や手紙で御礼を作成する機会がないといった方も多いです。しかし、だからこそしっかりと心を込めて書く機会を大切にしてみることが大切です。感謝の気持ちをマメに伝えることが今後の大きなビジネスチャンスにつながる可能性も十分あり得ます。相手の為にも自分の為にも御礼の手紙は丁寧に書いてください。
