ビジネスの「お願いメール」について書き方や注意点や例文を紹介！社内や社外で有用！件名は明確に！日程は漏れなく書く！

ビジネスの現場では、誰かにお願いをする機会が多々あります。それは社内だけではなく、取引先やお客様に対してもあります。お願いメールを出す時に、「失礼な言葉を使っていないか」「先方を不快な気持ちにさせていないか」など、不安になるという方も多いかと思います。

もちろん、取引先やお客様先方に送るビジネスメールは丁重で誠実な対応が求められます。社内や社外で有用なビジネスの現場での「お願いメール」について、正しい書き方や注意点、例文を紹介します。件名は明確に書いて日程は漏れなく書くのも忘れないようにして下さい。

お願いメールとは
ビジネスの現場での「お願いメール」のコツ
- 「丁重」「簡潔」を心がける
- クッション言葉を使う
ビジネスの現場でのお願いメールの書き方
「お願いメール」の注意点
ビジネスでのお願いメールの例文
お願いをメールで行うシチュエーションでは社内社外問わず件名は明確に日程についても明記を！

お願いメールとは

お願いメールとは、字の通りお願いのメールの事を言います。先方に何かを依頼する際は「好印象」「信頼出来る」というような印象をあたえる事がコツです。曖昧な表現や分かり辛い文章などは、お願いをする先方にとって大変失礼になります。社内においても社外においても利用シーンは多いです。

お願いメールには、目的や情報などを具体的にわかりやすく書く事が大切です。

ビジネスの現場での「お願いメール」のコツ

ビジネスの現場でのお願いメールのコツは以下のとおりです。

「丁重」「簡潔」を心がける

お願いする文書は、社内においても社外においても丁重で簡潔な文章にする必要があります。例えばイベント開催に使う物を用意してほしいシチュエーションでは「イベントを開催するのですが◆◆を用意して下さい」という文章ですが、こちらは簡潔すぎていつまでに必要なのかもわからないなど、情報不足です。

反対に「イベントを◆月◆日に開催するのですが、そこで◆◆が使われます。出来れば1日早い◆月◆日にご用意頂けませんでしょうか。」これは一見丁重に見えますが、必要性がわかりません。これを丁重かつ簡潔な文章に変換すると「◆月◆日のイベント開催にあたり物資不足を緩和する為、従来よりも1日早く◆◆をご用意頂けませんでしょうか？」

なぜお願いする事になったのか、経緯や理由などを合わせて説明すると「必要性の高い依頼」だという事を先方に理解してもらう事が出来ます。

クッション言葉を使う

先方に依頼を快く受けてもらう為に、敬意を持ち誠実な対応をする事が大きなコツになります。その為に先方を思いやったような「クッション言葉」を添えるのがおすすめです。社内においても社外においても良好な人間関係の上に業務を進める為には不可欠な工夫です。

たとえばこうした一言を入れるだけで、先方に好印象を与える事が出来るので覚えておきましょう。

ご多用のところ恐れ入りますが
大変お手数では御座いますが
大変恐縮ですが
お忙しい中恐縮ですが
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが
誠に勝手な依頼ではありますが
どうか事情をお汲み取り頂き

ビジネスの現場でのお願いメールの書き方

ビジネスの現場でお願いメールを送るシチュエーションでは、社内においても社外においても以下のような中身を入れて送るようにしましょう。

明確な中身
なぜ依頼したいのか
期限

お願いメールの中身は、お願いする中身を明確にして書く必要があります。また、依頼するに至った理由を簡単に説明する事も大切です。期限があるシチュエーションでは、期限を使えなければ「時間が有るときでいいんだ」と勘違いされてしまうおそれもあります。重要度を伝えられるようにする為にも、期限があるシチュエーションでは必ず記載しておきましょう。これは社内においても社外においても共通して言える事象です。

「お願いメール」の注意点

お願いメールをする際の注意点は以下のとおりです。社内においても社外においても気を付けるに越した事はありません。

過剰なお願いはNG

先方にお願いをなんとしても聞いてほしいと、過剰なお願いをするのはNGです。えば、何度も「お願いします」と言ったり過度にへりくだった態度や表現をするのは、先方にとって不快と感じさせてしまうおそれがあります。

よくあるお願いメールでは、丁重に表現しようと文末に「お願いします」「ご検討下さいませ」と複数回言ってしまう事があります。このシチュエーションではくどい印象を与えてしまうおそれがあります。

使わない方がいい言葉

お願いメールでいきなり「おねがいします」「◆◆して下さい」とするのは、一見丁重に見えますが、人によっては命令口調や上から目線と捉えられてしまうおそれもあります。社内においても社外においても「◆◆して頂けますか」「◆◆して頂ければ幸いです」などと「お伺い」を立てるような言葉を選ぶようにしましょう。

お願いメールが適さないシチュエーションでは

お願いをするシチュエーションでは、メールでお願いしても問題ないシチュエーションとメールでお願いするべきではないシチュエーションがあります。緊急性の高い中身や細かい説明が必要なシチュエーションは、メールでのお願いは適しません。こういったシチュエーションでは、社内においても社外においても電話や直接会ってお願いをするようにして、そのあとにお願いの中身を完結にまとめたメールを送るようにするといいでしょう。