年末になると1年間のお礼をする為に、日頃お世話になっている得意先や顧客へ挨拶に伺います。直接会って挨拶する事が難しい時もあり、メールで済ませたい方もいらっしゃいます。メール送信で年末における挨拶を行う時のビジネスマナー、メール例文、注意点etcをご紹介します。
年末における挨拶とは？
年末になると1年間のお礼・来年もお世話になりますという思いを連絡する為に、普段お世話になっている方へ挨拶を行うのがマナーです。1年の中でも年末になると、日頃お世話になっている得意先や顧客へ挨拶に伺う企業も多いかと思います。しかし、年末になると忙しくなったり、得意先が遠方でなかなか予定を合わす事が難しいetcの理由で、伺う事が難しいという事は良くあります。こんな時はメール送信で簡単に年末における挨拶を行うのが良いです。
年末における挨拶メール送信の時期
挨拶をメール送信する時期は、社内・社外の誰に行うかによって変わってきます。
顧客や得意先etc社外への挨拶
メール送信で挨拶を行う時、挨拶する企業・人の最終営業日の1週間前～3日前迄が基本的な期間です。葉書の時も1週間前迄に出せば丁度良い時期に届いてくれます。ギリギリになってしまう時は、失礼だと思われてしまう可能性もありますので、年賀状またはメール送信で簡単に済ませて下さい。
社内への挨拶
上司・同僚・部下etcの社内宛てであれば、
メール送信で簡単に挨拶を行う時は最終営業日の朝が良いです。社内で部署が違う時や、支社が複数あるetc直接行く事が難しいという時もメール送信で簡単に済ませる事があります。葉書なら、最終営業日の3日前くらいには到着する様にポストに投函しておいて下さい。
【ビジネスマナー】年末における挨拶メール送信時
簡単にメール送信する時でも、最低限のビジネスマナーは守って下さい。
一斉送信はNG
一斉送信は失礼に当たります。一斉送信を行うとBCCに残りますので気づかれてしまいます。少し手間がかかりますがすべて個別送信を心がけて下さい。文章はすべて同じものを使用しても大丈夫です。また、一言でも気の利いた言葉を入れられると印象も良くなります。
年末年始の営業時間は必ず記載
年末における挨拶は1年のお礼だけではなく、年末年始の予定を連絡する機会でもあります。必ず年末年始の営業時間を記載する様にして下さい。
時候の挨拶を入れる
難しい時候の挨拶は入れる必要はありませんが、特に社外メールには「年の瀬もいよいよ…」etc、年末を感じる時候の挨拶を一言出来れば尚良いです。
【例文】12月下旬の時候の挨拶
- いよいよ年の瀬も迫り本年も残すところあと3日となりました
- 寒さもひとしお身にしみるころ本年も残すところあと3日となりました
- 年の暮 ご多忙の中にも活気あふれる日々をお過ごしの事と存じます
- 師走の候 貴社益々ご清栄の事と心からお喜び申し上げます
- 今年もあと僅かとなりましたが 〇様にはお元気でご活躍の事とお喜び申し上げます
メール送信での年末における挨拶：注意点
メールを作成する前に注意点をチェックしておいて下さい。
機種依存文字・顔文字はNG
ビジネスシーンで機種依存文字や顔文字を使用する事はNGです。顔文字を使用する方はなかなかいらっしゃらないかと思いますが、多いのが機種依存文字と知らずに使用している方や、「！」を文章の中に入れてしまう方です。機種依存文字は使用しているPCや携帯機種によって表示のされ方が違う為、悪い印象がつく他、誤解を与えてしまう恐れもあります。
良く知らずに使われている機種依存文字は以下の通りです。気をつけてメールの文章を作成して下さい。
- 半角カタカナ
- 丸数字（①・②etc）
- ローマ数字（Ⅰ・Ⅱetc）
件名の記載を忘れずに
年末は忙しい為、メールの件名を見て急ぎかどうか判断したいところです。気遣いも込めて、件名には「年末における挨拶」という事がひと目で簡単に把握出来る様に必ず記載して下さい。また、差出人も記載しておくと尚良いです。
必ずメールを見てもらう為には、以下の3つはしっかりと記載しておいて下さい。
- 企業名
- 氏名
- 要件
年末メールでの挨拶の例文
例文をご紹介いたします。
【例１】社内
件名：●●社 ●●（氏名） 年末における挨拶
社●●
●●部 ●●様
いつもお世話になっております。
●●社 ●●です。
寒さもひとしお身にしみるころ、本年も残すところあと3日となりました。
●●様にはこの1年に渡りお世話になりました。
～具体的なエピソードがあれば50～100文字程度で記載する～
来年も変わらぬご愛顧の程、宜しくお願い申し上げます。
尚、当社の年末年始の休業期間は下記の通りとなっております。
休業期間 ～
年始営業日 ～
以上、何卒よろしくお願い申し上げます。
【例２】社内
件名：●●社 ●●（氏名） 年末における挨拶
社●●
●●部 ●●様
日頃から、大変お世話になっております。
●●社 ●●です。
師走の候 貴社ますますご清栄の事と心からお喜び申し上げます。
本年は（エピソードがあればここに入れる）特段のご高配を賜りまして、厚くお礼を申し上げます。
来年も誠心誠意努力する所存ですので、より一層のご支援を賜ります様弊社一同心よりお願い申し上げます。
尚、当社の年末年始の休業期間は下記の通りとなっております。
休業期間 ～
年始営業日 ～
それでは、良いお年をお過ごし下さいませ。
社外
件名：●●（支所や部署名etc）●●（氏名） 年末における挨拶
●●部 ●●
本年も1年間大変お世話になりました。
～具体的なエピソードを100文字程度～
来年も更にステップアップ出来る様、邁進してまいりますので引き続きご指導・ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
取り急ぎ年末におけるご挨拶とさせて頂きます。
それでは、良いお年をお過ごし下さい。
ビジネスマナーを守って気持ちの良い年末挨拶を！
伺う事が難しい時は、メール送信で簡単に丁寧な挨拶が出来る様に文章を考えて下さい。具体的なエピソードを入れると印象も良くなり、喜ばれます。エピソードはあまり長くなりすぎず、簡単に簡潔にまとめるのがポイントです。見やすく端的なメールで気持ち良く年の瀬を過ごして下さい。新年のスタートもスムーズに切る事に繋がります。
