ビジネスシーンで聞いたことのある「内示書」について、特に「人事異動内示書」という言葉を耳にしませんか？様々な種類があり、その中でも良く使用されているのが「人事内示書」です。そして、次によく聞くのが「発注内示書」です。それぞれの書き方やフォーマットや法的効力について解説します。
内示書について
そもそもどのような資料なのか？どういったシチュエーションにて使われる資料なのか？について解説していきます。
内示書とは？
あらかじめ資料にて、企業から内々に示すもの（非公式の通知）です。非公式ではありますが、重要な資料です。また、様々な種類の内示書が存在しますが、その中でもよく使用されているのは人事異動の際に提示される資料です。
その他には、主に企業間取引においてオフィシャルな契約の前に「この中身で契約したい」という契約の中身の予定（見込み）として相手に通達を行う資料を指します。
内示書の種類
冒頭でお話しした以下の資料の外にも沢山の種類が存在しています。
- 人事異動内示書
- 発注内示書
人事関連の昇格や採用に関わる資料から、納品や手配のようなお仕事に関係する手続きの資料と幅広く多種多様です。
- 昇格や昇級内示書
- 見積り依頼の内示書
- 先行納入手配の内示書
- 先行手配の内示書
- 採用内示書
- 採用条件内示書
昇格や昇給内示とは？
昇格や昇給についても内示はありますが、特に法律による定められた期間は無い為、企業によって時期は異なります。
人事異動内示書とは？
会社で転勤や部署移動の予定があるケースにて、昇格や新入社員候補に対して合格の意味で内定という内示を出したりと、本人にその旨をあらかじめ報告を行うために作成される資料です。
また、人事異動内示は公式な辞令発令日より前に個人に通達されますが、転勤を伴う異動に関しては通常の内示書に比べると、早く通達されるようになっています。
また、人事異動内示書には法的拘束力は無い為、諸事情etc何らかの理由による取り消しが出来ます。
人事異動内示書の中身
資料には、主に以下のポイントが書き込まれています。
- 現在の状況（事業所や、部署名、役職）
- 異動先の情報（事業所や部署、役職）
- 異動日付
- 異議申し立てがあるケースの対応について
- 提出した担当者名
異動に関して何か異議があったり質問があるケースでは、「異議申し立てがあるシチュエーションでの対応」欄に、問い合わせ先や問い合わせ方法が書かれていますので、忘れずに確認しておいて下さい。
また、人事異動内示は会社の人事異動絡みの事前の報告になりますが、一般的に人事異動というのは人事発令又は人事異動辞令に基づいて行われます。対象者は人事発令日に辞令を受取、その日から所属は新しい部署になります。
しかし、実際に人事発令当日に本人及び関係者に通達されても、引継や住居が変更になる転勤のケースでは準備が間に合わない為、内示という形であらかじめ非公式ではあるが通達される形となります。
人事異動内示書の伝達方法
口頭やメールで伝えられるのかを見ていきます。オフィシャルな辞令は部門長etcから発令される事が多いですが、内示に関しては多くのケースでは人事の部門長や直属の上司から伝えられます。
伝達方法は複数あり、企業ごと又は内示の位置付けによって違ってきます。
口頭での伝達
口頭での伝達は出来ます。直属の上司より会議室etcに呼ばれ告げられます。転勤や引越を伴うなら口頭の内示後に決める事も多くあり、手続きの話にもなって少し時間を要しますが、多くのシチュエーションでは昇進や昇格を告げられる簡単なものです。
しかし、「言った」「言っていない」の揉め事を避けたいなら何かしらの資料に残しておくべきです。
資料での伝達
一般的に、人事異動内示書は機密情報となります。資料で残してしまうと、機密が漏れてしまうリスクがあるため、少し危険な方法ですが、伝達したという証拠としては残ります。
それに、通達コンテンツが多いシチュエーションでは口頭のみだと把握しきれない部分も出てくる為、資料にまとめて伝達しておく方が安心です。
メールでの伝達
人事異動の通達を行うにあたり、最も多く使われている手段がメールでの通達です。メールは、本人のみに情報を伝える事が出来る他、通達コンテンツが多くても情報を正確に伝えることが出来たり、メリットが多い為、良く使われている手段です。
人事異動内示書の書き方ポイント＆注意点
書き方におけるポイントや注意点をそれぞれ紹介します。
- テンプレートは自由
- 会社で用意されていないなら、テンプレートサイトからダウンロードして作成してもOK！
- 相手の基本情報（異動者氏名や部署）に誤りは無いか、必ず確認
- 会社で口外が禁止されているケースでは、その旨を必ず伝えておく
- あくまでも、「会社はこのような意思だ」と伝える資料なので、拘束的な文章や相手に不快感を与えるコンテンツは書き込まない
発注内示書とは？
オフィシャルな発注前に、契約の予定を通達して相手に「このくらいの発注を予定している」と伝える為に作成されます。
発注内示書を提示を行うと、以下のような今作業の準備に着手せねば納期に間に合わないシチュエーションにおいて、あらかじめ予定している発注詳細を知らせ作業に着手してもらうような依頼出来るようになります。
- オフィシャルな発注に社内の決済が間に合わない
- 金額決定に時間がかかる
- 価格交渉が間に合わない
このように多くのケースでは、オフィシャルな発注を待っている時間が無いので、仮の発注書として発注内示書を書き込むケースが多いです。なお、予定（見込み）ですので、後々になって変更が出来るという状況も前提となってる事が多いにあります。
しかし、たとえ事前連絡とはいえ、取消しとなると大きく揉め事が生じるリスク性がありますので注意が肝心です。発注内示書には法的効力があります。取り消しを行うなら賠償etcの揉め事が生じるリスクもあり得るのです。
そういった揉め事を防ぐ為に、発注内示書を受け取った後の撤回や条件変更を行わないという条件を付与して作成されるケースもあります。
発注内示書の中身
主に書き込まれるのは以下の情報です。
- 発注元の会社情報（会社名や住所や電話番号）
- 発注先の会社情報（会社名や住所や電話番号）
- 発注詳細
- 期限（予定期間）
- 備考欄
特に備考欄には、注意事項も書かれている為、備考欄にも目を通しておくよう注意しておいて下さい。
内示書の取り決めの例として、以下のようなものがあります。
- 「提示後の変更は受け付けない」
- 「本契約の決定までは着手しない」
- 「キャンセルは不可である」
- 「キャンセル料が発じる」
基本的な取り決めをしておいて、備考欄に提示しているケースもあります。こうした取扱いについて、取引契約書etcに書き込んでいないケースでは発注内示書について別紙にて作成して、同意を貰う事をおすすめします。
トラブル予防の為にも面倒くさがらずに押さえておくべきポイントと言えます。備考欄に書き込めますが、いくつかの条件があるなら1枚に収まらないシチュエーションも考えられる為、取扱量に応じて資料を作成して下さい。
発注内示書の書き方ポイント＆注意点
作成時ポイントと注意点をそれぞれ紹介します。
- テンプレートは自由
- 会社で用意されていなければテンプレートサイトからダウンロードして作成してもOK
- 突然の提出はマナー違反
- 契約成立に時間がかかるなら、その旨を取引先に説明して、提出の前に相談を行い必ず取引先に合意を得た上で提出
- 記入項目が、確定や予定のどちらかを説明＆詳細を備考欄にも書き込む
- 分かり易く、重要な部分のみを簡潔に
- 発行後の対応についてはきちんと説明
- 契約として取り扱える
- 提出後、オフィシャルな資料が完成したら、出来るだけ早く知らせる
- 提出後のキャンセルは、相手の事情でのキャンセルetc身勝手なキャンセルのケースでは、注意義務違反として損害賠償請求をされる可能性あり
- ケースバイケースで裁判へ進むケースもあり
- 提示、又は受取に関しては双方に注意が肝心
特に、発注内示書の取扱については後になって揉め事に発展せぬよう、きちんと説明して資料にも残しておくようにして双方納得の上での提示が肝心です。
揉め事を避ける為には…
揉め事を避ける為にも双方で気を付けたいポイントとして、受け取る側はオフィシャルな契約、発注書の発行前に極力作業の着手はしない事が理想です。準備etcも含め無償で行う仕事の範囲やこのような作業は有償になるという仕事の範囲を提示側に明確に伝えておくべきです。
受ける側は提示側からすれば弱い立場です。揉め事を避ける為にもオフィシャルな契約、発注書の発行前に作業に着手しない事が理想です。
しかし実際は、今から始めなければ納期に間に合わない、もしくは何らかの事情で作業に着手すべきという状況も十分考えられます。そのような場合はその旨も資料に書き込んでもらう、もしくは本契約書をオフィシャルに早く発行してもらう事をおすすめします。
発注内示書があれば、万が一にもユーザーにキャンセルされたとしてもユーザー側に過失が認められやすいです。
このようなシチュエーションでも、発注内示書には期間経過の条項があれば1日あたりの単価や進捗状況に応じて報酬を請求出来ます。
オフィシャルな契約、発注が不成立になった時の精算に関わる条項も記入しておいた方が後々安心です。一方ユーザー側からすれば提示後、万が一内部決済がおりないetcのケースでは、契約締結上の過失に基づく損害賠償請求をされるリスクがあります。
そういったケースでは、あくまでもまだ社内の意思決定は未着手である旨を明確に伝え曖昧にしない事が肝心です。揉め事を避ける為にも、発行と受取は丁寧な説明と意思の共有が肝心です。
書き方に困ったらテンプレートを取り入れよう！
内示書には様々な種類があり、その中でも人事異動内示書や発注内示書は特に幅広いシチュエーションにて頻繁に使用されています。特に、発注内示書には法的効力もある為、取り扱いには十分に注意しておいて下さい。また、人事異動内示書には法的効力は無い為、万が一の状況になったら取り消せます。
しかし、人事異動内示書はほぼ「辞令」と言われており、取り消したら退職を勧められるケースもある為、じっくり考えるべきです。また、これらの資料には決められたフォーマットやテンプレートがありません。
会社で用意されておらずにどのようなフォーマットでテンプレートを書けば良いのか不明だという人は、無料でダウンロードが出来るテンプレートサイトを利用してみて下さい。
様々な種類やタイプのテンプレートがインターネット上には用意されているので、ご自身にぴったりのテンプレートをチョイスして導入すると良いです。
