見積書は取引にあたって欠かせない書類で、単価や合計金額を前もってお客様へ知らせるために作られます。ビジネス上、個人や法人共に見積書はメジャーな書類なのでどういった書類なのかや書き方や必要な項目は何かを把握しておかなければいけません。見積書について書き方や有効期限や項目の記載事項の基礎知識をまとめました。無料でダウンロード出来るテンプレートも下部でご紹介しております。
見積書について
見積書とは？なぜ必要なのか？無くても良いのではないか？と疑問についてそれぞれ解説していきます。
見積書とは？
自社の製品やサービスを取引頂くよう、提案時に以下の情報を契約前に取引先に提示を行う資料です。
- 商品やサービスの詳細
- 見積もり（金額）
- 取引条件
発注側にはその内容を元に検討して貰い、発注を行うかどうかの判断をして貰います。発注側は作成した見積書の内容に同意した上で、契約の成立にたどり着けます。このように、ビジネスシーンでは大変重要な、何度も作成し提出を行う重要な資料と言えます。
見積書の役割や重要性
見積書は成約に結び付けるための交渉の為のツールです。
成約するか否かの判断材料や大きなアピールの機会
発注側にとっては、他社との違いや提案内容を比較検討出来る大きな材料の１つであります。
同じ商品同じサービスであれば、営業担当や企業のお付き合いetcの要素を除外したら、金額や条件が決定に至る大きな要因になります。見積書は、見積書を出す際に発注側が求める内容に対して発行側がどれだけリクエスト内容を汲み取れるかも判断出来る資料でもあります。
- 競合他社の提案を想像しているか
- 決して安易な提案ではない
- 発行側の独自性を考慮している
- 発注者に対して長期に渡る大きなメリットをもたらす
- 誠意ある提案
上記のような要素を、発行側は見積書に盛り込んで提案すれば効果的です。発注側に、金額だけではない別の付加価値を感じさせられるのです。見積書はビジネスシーンでは提案書と共に提出を行う事が多くあります。
提案書と見積書の双方によって、発行側の誠意を発注側に強く伝えられるアピールポイントにもなり得る大きな力のある資料でもあります♪
競合他社との差別化
また、発行側としても競合他社の条件がはっきり出てくる為、そこから巻き返しを図るための最初のステップとしての役割としての資料と考える事もあります。
「見積書はきっかけに過ぎない」という考え方も
見積書とは一度提出してしまえば後は発注先の判断にゆだねるというケースも多々あります。しかし、一度提出さえすれば終わりではなく、提出してからがスタートだという考え方もあるのです。
見積書を出した後、時間をあまり置かずに発注側へのフォローを行うのです。
- 発注側にとって何が引っかかってるか
- 金額が不満なのか
- 内容が不足しているのか
上記のようにヒアリングを行って具体的な問題点の洗い出しを行います。そして、契約に至る為に発行側が二、三度見積書を出し直して、契約に至るというケースもビジネスの中ではよくあります。
契約書と同等の力を持つと思っておいて丁度良い
見積書があれば物品の売買時に、金額や取引条件etcを両者で確認や合意に至る事で安心して作業を進められます。最終的には、見積書を通して契約に至った後に契約書が大切になってきます。とはいえ、契約書を交わすまでの過程において、見積書は大変重要な役割を果たす資料であると捉える姿勢が欠かせません。
見積書は受注側を守る存在にもなる
当然、見積書無しで販売や契約を行う事は企業によっては可能です。しかし、後々になって以下のようなトラブルが何年か経過した後に起きる悲劇もあり得ます。
- 認識の相違が生じる
- 担当者や経営者が変わって不明点が浮上
- 競合他社が入り込んできて何か担当者に吹き込んできた
- 金額絡みの不満
- 商品に対するクレーム
その際に何も資料が無ければ、自社にとっては大変不利になるリスクを孕んでしまいます。基本的に取引先も発行側も誰もトラブルを起こしたくて起こす人はいません。しかし、上記のようなトラブルが起こってしまう確率がゼロだとも言い切れません。
企業や自分を守る為、相手側に納得のいく説明を行う為にも見積書の提出は肝心であるというポイントも念頭に置いて下さい。当然、相手は取引先です。頭ごなしに突っ張ねる事は出来ません。
契約に至るプロセスの１つとして見積書を提出し、契約に至ったとの顛末の説明を行って取引先に対して丁寧な対応を行う姿勢が肝心です。トラブルを避けるためにも、見積金額を書き込んで証拠として残しておく対応をおすすめします。
見積書の共有や保存
見積書は企業として決まったテンプレートや書き方手順を用意しておらず、各営業マンが不完全な見積書を各自で作成している企業も多々あります。その事実自体は、非常に勿体ないです。見積書の役割や重要性や書き方をしっかり理解して、企業で統一された見積書を使う心がけが大変重要です。
そのような状況で、取引先より急な対応を求められたり、何年か経ってからのトラブルが発生したりすると、本人以外は対応出来ないです。そのような体質では、企業としての信用が落ちてしまうのは想像に難くないです。
そういった観点からも、出来ればサーバーやハードディスクを用いて共有や保存を行う手段を確保しておく工夫も肝心です。
契約後の見積金額変更
契約成立前に作成を行う見積書は、あくまでおおよその金額を提示に留まるケースもあります。又は交渉の過程で何らかの理由で追加や変更があるシチュエーションが多々あります。その際に、初めに提出した見積書の金額や内容に変動があっても問題はありません。
ただし、変更があったら見積書の再提出を行うのがメジャーな対応です。見積書の再提出や報告なしで見積書の金額と異なる金額を変更したら後々トラブルに発展してしまう恐れがあります。
当初提出した見積書の金額に変動が生じたら、その理由と一緒に見積書を再提出を行うか、報告しておくことを強くおすすめします。
書き方や必要な項目について
必要な項目①表題と発行年月日
表題は見てすぐになんの資料か把握できるよう資料のタイトルとして「見積書」「御見積書」etcとしておくと良いです。発行年月日については、見積書を作成した年月日を書き込みます。
必要な項目②取引先企業と自社の情報
見積書を提出を行う取引企業の企業名や、担当者名etcを書き込みます。さらに自社の企業名、担当者名、問い合わせ番号、FAX番号（ある場合）を書き込みます。
その際に上記宛先の書き込みにて表示したように取引企業に対しての法人格を(株)や（有）etc略を使わず、また見積書の相手が企業なのか個人宛てなのかでの敬称を間違わない事も大切です。
必要な項目③商品について、備考欄
見積もりを行う商品名や単価や合計金額etcをそれぞれ書き込みます。また商品によっては金額が同じ又は商品が同じでもカラーやサイズが違う商品もあります。それぞれの商品について詳細が必要なら、見積書の行を多く取り入れそれぞれ書き込むか、備考欄を作成して備考欄に書き込みます。
必要な項目④消費税について
商品の見積もり金額は税別や税込みのどちらの金額で表示しているのかを書き込みます。
必要な項目⑤見積書の有効期限
上記でも触れましたが見積書に有効期限はなるべく設ける事がおすすめでございますが、有効期限を設けるなら、必ず有効期限は年月日で書き込みます。
見積書の作成ポイントについて
見積書を作成を行う際にいくつかポイントをおさえてより親切な見積書を作成して下さい。
内訳を書いておく
商品の単価etcの内訳はできるだけ詳しく書き込みます。また、取引先から質問されそうだなという内容を書いておくとより親切な見積書になります。
印鑑の押印欄を作成しておく
特に合意の際の印鑑は必要ではないのですが、見積書を合意していただいたという証拠として保存しておきたいなら、取引先の印鑑を押していただけるように印鑑押印欄を作成しておいて下さい。
郵送を行う際は封筒に「見積書在中」と書き込む
少しでも業務を円滑に行ってもらうため、またすぐに確認してもらうためにも封筒の表には分かりやすく「見積書在中」と書き込んでおくのをおすすめします。特に毎日何通もの郵便物が届く企業は、見落としてしまう可能性もあるため、そういった表示があるととても助かります。
見積書の書き方における注意点
見積書に、ただ商品の値段を書き込めば良い訳ではありません。見積書の作り方において注意すべきポイントがいくつかあるので、実際に作成を行う前にチェックしてみて下さい。
提出期限はきちんと守る
取引先から、見積書の提出期限を設けられたら必ずその提出期限を守るようにして下さい。何か特別な理由で提出期限が遅れるなら、なるべく早く取引先に提出が遅れる理由やいつまでには提出できるかを報告します。
宛先
見積書には、提出を行う先の企業名や氏名を書き込む事が一般的です。宛先の敬称を間違えていると「ビジネスマナーを知らない人」と判断されて、恥ずかしい思いをしてしまいます。
- 企業名と氏名…「○○株式企業 ○○ ○○様」
- 企業名のみ…「○○株式企業 御中」
- 部署名や役職名…「○○株式企業 ○○部署/代表取締役 ○○ ○○様」
御中と様を一緒に使うと敬称の重複となる為、企業名のみなら「御中」、氏名を入れるなら御中は入れずに氏名の後に「様」を付けるようにして下さい。
相手企業の株式企業や有限企業を㈱や㈲と省略して書き込まないで下さい！
提出前にミスが無いか要チェック
どの資料にも言えるますが、特に見積書の項目における以下のポイントを書き間違えてしまうと、納品の際にトラブルが起きてしまう可能性があります。
- 単価
- 商品
- 数量
提出前に、全項目に間違いがないか必ずチェックしておいて下さい。
詳細は分かりやすく明確に
以下の情報を書き込むなら、分かりやすく明確にして下さい。
- 見積条件
- 支払条件
- 取引の上で必要な内容
有効期限を書き込む
特に単価が変動するような物品を売買しているなら「〇年〇月〇日まで有効」etc、見積書の有効期限を設定しておいて下さい。基本単価が変動しないケースでも、数か月後や数年後には何かしら情勢の変化で単価が変わってしまう可能性はあります。
その為、単価変動があるや無いに囚われずに、見積書の有効期限を設定しておくことをおすすめします。
無料テンプレートサイトを活用する書き方もアリ！
書き方や作成に困った場合は用途に合わせて多くの無料でダウンロード出来るテンプレートサイトで利用が可能です。1から作成するのが手間の場合などは素材をダウンロードした後に個人事業主や小規模な中小企業や会社などに併せてカスタマイズして利用しましょう。印鑑も印影をエクセルやワードに取り込む事で利用可能です。
必要項目は初めから書き込まれている為、後は見積もりの内容をご自身で入力を行うだけでOKです企業で決まった書き方や書式やフォーマットやテンプレートが無いのであれば、作業効率化の為にも是非利用してみて下さい。
見積書の無料テンプレートをダウンロード
当サイト王の嗜みでも見積書の無料テンプレートをご用意しております。登録不要でダウンロードが可能な素材となります。続々と新しい素材を登録しておりますので、エクセルやワードや手書き用のPDFなど様々な見積書が利用可能です。見積書の無料テンプレートをダウンロードよりお好きな書式やフォーマットを利用頂けます。簡単に利用可能です。
