身元保証書とはどのようなドキュメントなのかご存知ですか。書き方や注意点を紹介しますので会社に入社する際に欠かせない本人証明の文書をミスなく書けるように準備しておいて下さい。
会社に入社するシーンに不可欠な事がある「身元保証書」は、通常の会社であれば作成するニーズのないドキュメントなので、作った事がないという方も多いかと思います。入社シーンに提出を求められても対応が出来るよう、身元保証書について理解しておいて下さい。
身元保証書とは？
身元保証書とは、家族などに身元保証人として署名してもらい主に2つの件に関して保証してもらう為のドキュメントです。
- 入社する本人が社会人として相応しい人柄である
- 会社に損失を与えたシチュエーションで損害賠償を本人と共に負う
2つ目の損害賠償と聞くと「こんなものにサインしても大丈夫なのか」と身構えてしまいますが、実際に本人や保証人に賠償請求がされる事はほとんどありません。基本的には人物保証の為に使われるドキュメントとして提出が求められる事がほとんどです。
身元保証書はこんなシーンに使われる
人物保証や身元保証書は2つの条件を保証してもらう他にも、入社後体調を崩し出社出来なくなったなど、雇用者の心身に問題が生じたら、緊急連絡先として意味を持つケースも無きにしも非ずです。企業側はトラブルを未然に防ぐ為にも提出を求めるという目的も存在します。
身元保証書と身元証明書の違い
似ているドキュメントで「身元証明書」が存在します。身元証明書は本人が法律上の「行為能力」を備えている事を公の機関が証明する為のドキュメントです。身元保証書とは発行方法から用途まで全く異なるので、誤用がないように気をつけて下さいね。
身元保証人は誰に指定すれば良いのか
身元保証人に指定する人については、特に決まりはない為親族が難しいのであれば友人などでも問題ありません。とはいえ、ほとんどのシチュエーションでは両親にお願いします。会社によっては、両親・親戚・知人などの近親者以外と指定するシチュエーションもあるので前もって確認しておく事をおすすめします。
スタンダードには以下条件に当てはまる人とされているのでチェックしておいて下さい。
- 仕事をしている
- 収入がある
- 成人以上
- 犯罪者でない
これらは法的基準がないので、企業によっては条件が異なりますが、基本的には上記4つの条件が設けられている事が多いです。このような条件がある可能性もあるので、事前に企業へ確認しておいて下さい。さらに保証人に不可欠な人数は1名〜2名がスタンダードです。
身元保証書の書き方における注意点
身元保証書の書き方における注意点は以下の通りです。
【書き方における注意点①】代筆はNG
身元保証書の「保証者欄」は、保証人に「直筆」で記載してもらうべきで、代筆などはNGです。なので、もし保証人が遠くに住んでいるならドキュメントのやり取りに時間がかかる為その時間も計算して手配する必要が無きにしも非ずです。万が一提出期限に間に合いそうにないなら、提出先の企業へ連絡するようにして下さい。
【書き方における注意点②】身元保証書の提出を拒否すると採用取り消しになる事も
身元保証書の提出を拒否すると、採用が取り消される可能性も無きにしも非ずです。身元保証書を求める企業もそう多くはないので、応募者が提出を忘れてしまう事も無きにしも非ずです。せっかく採用されたのですから、提出物はきちんとチェックして下さい。また、拒否をしたいのであれば、採用が取り消しになる事を覚悟して拒否するようにして下さい。
【書き方における注意点③】間違えたら書き直す
身元保証書は「契約書」になるので、基本的には間違いが生じれば書き直すのが正しい方法です。ですが、書き直すとなると提出日に間に合わなくなるなど、どうしても書き直しが出来ない事情があるなら訂正が可能かを企業へ確認してみて下さい。
シチュエーションによっては訂正OKとしてくれるところも無きにしも非ずです。また、提出期限を伸ばしてくれる事も無きにしも非ずです。いずれにしても企業へ確認するようにして下さい。とはいえ、大切なドキュメントに訂正があると今後の印象にも影響が出てしまう可能性が無きにしも非ずなので、間違いの無いよう慎重に記入して下さい。
身元保証書の書き方
身元保証書の書き方は決められた様式がないので、企業によって異なります。スタンダードには以下のような項目が不可欠ですのでチェックして下さい。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 会社名・代表者名 | 身元保証書を提出する先の宛先を記載して下さい。 |
| タイトル | タイトルは指定がない限り「身元保証書」とするようにして下さい。 |
| 本人の住所・氏名 | 雇用される方の住所・氏名・生年月日を記載して下さい。 |
| 保証内容 | 身元保証人が保証する内容を書きます。通常であれば真面目に勤務するという旨や、損害賠償額や期間などの記載が不可欠ですが、内容は会社から指定される事もあるので事前に聞いて下さい。 |
| 作成日 | 作成日を記載して下さい。 |
| 保証人の情報 | 身元保証人の住所・氏名・身元保証をする人との関係性などを記載して下さい。 |
| 保証期間 | 身元を保証する期間を記載して下さい。特に定めがないのであれば3年間、補償の記載をしたとしても上限は5年間なので覚えておいて下さい。 |
身元保証書の印鑑証明
身元保証書と一緒に印鑑証明書が不可欠になる可能性も無きにしも非ず。印鑑証明と一緒に保管する事で、架空の保証人を立てる事が出来ずに企業にとってより安心出来る要素となる為です。印鑑証明書が不可欠なシチュエーションでは、身元保証書の押印に使う印鑑は同じものを使用しなければいけないので注意が不可欠です。
身元保証書の更新
身元保証書は更新しなければ、期限が来れば無効となります。更新するなら新たに書面を作成して、署名・捺印を求めなければいけません。
例えば、書面に「意義が無いなら、同一内容で更新するものとする」などという文章を入れていたとしても、無効とみなされます。また、入社時だけ身元保証書の提出を求めて、失効してからは更新を求めないという企業も多いようです。
身元保証書、会社に入社する際に欠かせない本人証明の文書をミスなく書こう！
身元保証書の提出を求めていない会社も多く「身元保証書ってなに？」と、知らない人も多いようです。ですが、少ないとはいえ身元保証書を求めている企業は存在します。ドキュメントの作り方などを知らずにいると、企業へ不信感を抱かせてしまう事も無きにしも非ずなので、正しく作成して提出するように心がけて下さい。
また、書き損じなどがあれば訂正せずに新しく書き直す事も覚えておいて下さい。本人証明の書き方を間違えずに書いてきちんとした人柄であると認識してもらえると安心です。
