マンションやアパートなど、工事案内文を入居者に向けて作成することがあります。しっかりと内容や日付などが見た人たちに分かるように作成することが必要です。しかし、頻繁に作成するものではないため、正しい書き方を知らない方も珍しくないでしょう。ここでは、工事案内文の書き方やテンプレートの利用方法、挨拶の例文をご紹介します。案内文を作成して近隣住民に配布する必要が生じた方は、参考にしてみてください。
工事案内文とは？
その名の通り近隣で工事を行なう事を伝える文書で、マンションやアパートの住民や近隣住民に挨拶文とともにお知らせする役割があります。
特に、以下が生じる事を伝える挨拶文が重要です。
- 粉塵
- 騒音
- 業者の出入り
分かりやすく伝える事が重要であり、近隣住民とのトラブルを回避する為にも重要な役割を持っています。
ここからは、書き方などを解説していきます。
工事案内文の挨拶は幅広く使用シーンがある！
案内文や挨拶文として、以下の場所や状況で幅広く使用する機会があります。
- 住宅
- マンション修繕
- 建築
- 店舗
- リフォーム
工事案内文の挨拶は紙媒体とは限らない！HPやSNSでも使える！
近隣の皆様へ騒音や車両がご迷惑をお掛けする場合がございますので、お知らせ文書を掲載する事は大切な事です。
当サイトで紹介する挨拶は掲載箇所を選ぶ事なく、ホームページやSNSでも使用出来るお知らせです。
以下の事項を近隣の方々へお知らせする上でとても重要ですので参考にして下さい。
- 期間
- 作業内容
- お問い合わせ先
工事案内文は誰が書くの？
建築関係の職業の方や建設業の方が作成する文書という印象を受けます。しかし、そうではないケースもあります。案内文は誰が書くのかをケースごとにチェックしましょう。
住宅の建設や解体の場合は建設業者が作成！
マンションや住宅を始めとする様々な建築物の建設や解体などを行なう際は、建設業者が基本的に作成します。近隣住民に説明と共に配るというやり方が一般的です。
マンションの修繕やリフォームの場合は管理人が作成する場合も！
マンションの修繕などであればマンションの管理人が作成し、住民に作業内容やどのような騒音が起こるかなどが分かる内容で、マンションの住人の目につきやすい場所（掲示板やエントランス近くなど）に案内文を貼っておくというやり方もあるでしょう。
建設予定や建設中の建物の所有者が作成する場合も！
ご自身が、施工主ではなく発注者だった場合も案内文を作成して、近隣の住人に挨拶回りをする事が礼儀であると考えられます。騒音などが大きく、近隣の住人に迷惑をかけていても結果的に発注者が挨拶にまわらない事で近隣トラブルに発展する事も少なくありません。
工事案内文の書き方
実際に作成する際、どのような書き方が良いのか考えていきましょう。
①宛名
書き出しとしては「ご近隣の皆様へ」や「○○マンション入居者さまへ」など、誰に向けて提出するかをしっかりと記載しましょう。
②タイトル
タイトルに工事のお知らせという大きな例文を入れて下さい。一体、何の目的の為に作られた文書なのかをしっかりと出す事が重要視されるでしょう。
③冒頭の挨拶
「拝啓 時下益々ご清栄の事と、お慶び申し上げます。」と、基本的な挨拶文を冒頭に持ってくる事で相手に読んでくれている事の感謝を伝える事が出来ます。
④工事概要
以下のようにざっくりと工事が行われる事が伝わるような文章を記載します。
- 「この度は、○○の工事をさせて頂く事になりました。」
- 「○○日より、○○において、下記のとおり工事を実施いたします。」
⑤謝罪の挨拶
工事の期間中は騒音や車両などによる震動など、大変ご迷惑をおかけします…という謝罪の気持ちが伝わるように作成して下さい。どのような時間帯でどのような騒音が起こるのかを明らかにし、どのような騒音対策をしっかりと行っていくというような事を記載し、自らの手で配って挨拶回りをする事が重要になってくるでしょう。
⑥安全に対応するという配慮
また、「安全最優先にて作業を…」というように安全にしっかりと配慮するのでお願いいたします。という内容を記載する事が大切になってくるでしょう。
⑦工事の詳細
そして、以下のような詳細を記載しましょう。
- 工事名称
- 場所
- 依頼者
- 期間
- 内容
もっとも重要視されるのが工事期間です。いつ始まり、いつ終わるのかを詳しく記載する事が読み手に安心感を与える事になります。
- 「工事予定日 令和○年○月○日～令和○年○月○日」
⑧書中をもって挨拶に代えさせて頂く旨
文末には、ご理解頂けるようにご協力下さい、という一文を入れて締めるとよいでしょう。「書中をもちましてご挨拶に代えさせて頂きます」などの定型文をしっかりと記載します。
【注意点】私情やユーモアは不要！
私事を挟んだりユーモアを加える必要性はありません。あくまで、工事が行なわれる事を必要最低限伝える挨拶が求められます。
工事案内文の例文
工事の内容毎に案内文に記載されている挨拶や項目の例文を確認していきましょう。
【例文】マンション改修工事
マンション改築のお知らせ
皆様方におきましては、ますますご健勝の事とおよろこび申し上げます。この度、●●●においてマンションの改築工事を実施させて頂く事となりました。改築工事に際しましては、安全の確保に十分な対策をたてて進めて参ります。
■工事期間 ●●年●●月●●日～●●年●●月●●日
■工事内容 改築工事
■作業時間 ●●時～●●時
■工事に関するお問い合わせ先
工事に関するお問い合わせは、下記にてお受け致しますので宜しくお願い申し上げます。
住所：●●●●●●●●
電話番号：00-0000-0000
メールアドレス：●●●●●●●●
皆様方には、騒音など、搬入車両にて、大変ご迷惑をお掛け致しますが、何卒ご理解とご協力を賜りますよう、宜しくお願い申し上げます。
【例文】騒音に関する工事案内文
近隣工事に伴う騒音のお知らせ
平素よりホテル●●●●をご愛顧賜り、誠に有難うございます。この度、隣接地にて「●●ホテル別館の新築工事」が行われる事になりましたのでご案内致します。
日中の時間帯にて騒音が発生する可能性がございます。お客さまには大変ご不便やご迷惑をお掛けいたしますが、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
＜工事期間＞ ●●●●年●●月●●日（金）? ●●●●年●●月下旬
＜工事時間＞ ●●時 ～ ●●時
※期間や時間については変更になる場合がございますので、あらかじめご了承下さい。
ご理解やご協力の程、よろしくお願い申し上げます。
【例文】改修工事の工事案内文
改修工事のお知らせ
●●●●年●●月●●日より●●●において、下記のとおり改修工事を実施いたします。改修工事期間中はご利用の皆様には騒音や工事車両等において、ご迷惑をおかけいたしますが、安全最優先にて作業を行わせて頂きます。
ご不便をおかけいたしますが、ご理解、ご協力のほど何卒、宜しくお願いいたします。
改修工事期間： ●●●●年●●月●●日（〇）～0000年00月00日（〇）
改修工事内容：改修工事
〇〇〇〇作業
〇〇〇〇作業
作業時間：00時～00時
工事案内文のテンプレート
案内文を作成する際、ワードなどで自作する方もいらっしゃるでしょう。しかし、普段から作成する機会がない方にとっては、どのような書き方が適切かが分からないでしょう。
テンプレートを使って工事案内文を作ろう！
テンプレートはインターネットで無料ダウンロード出来る為、それらをベースにした案内文を作成するという手段があります。テンプレートを使えば、さまざまな案内文に適用させる事も出来ます。ぜひ、テンプレートを上手に利用して正しい案内文を作成しましょう。
複数テンプレートに目を通せば、より丁寧で分かりやすい工事案内文が作れる！
インターネット上にあるテンプレートを利用する上で、ちょっとしたコツもあります。それは、たくさんのサイトから出来るだけ多くのテンプレートを無料でダウンロードするという事です。様々なテンプレートをダウンロードする事で、案内文がどのような形で記載されているか理解を深める事が出来ます。
また、沢山のパターンのテンプレートをダウンロードする事で、どのような事を記載すれば良いのかがわかります。そうする事で、テンプレートを利用しないでも自作の案内文を作成する事も出来るようになるでしょう。しかし、効率を考えればテンプレートを利用して作成した方が早いでしょう。
多くのテンプレートをダウンロードした事で、自分に必要な案内文に一番近いテンプレートを利用する事が出来ます。テンプレートの中にはエクセルやワードで作成されたものがあり、自由に編集出来ますので、少し内容を変更するだけで作成出来ます。
工事案内文は丁寧な挨拶文に仕上げて近隣トラブルを防ごう！
案内文は、これから近隣住民の方々に迷惑をかけてしまう事に対する謝罪の意味を含む挨拶文となります。その為、相手の了承を得ずに無理矢理建築作業をスタートさせるという強引な文章だとトラブルに発展してしまいます。
誰かが建築しなければマンションも住居もお店もビルも東京タワーもスカイツリーも…世の中にあるすべての建築物は作られる事はありません。そうであっても騒音や粉塵などは、誰にとっても多少なりともストレスになってしまう事は事実です。心から申し訳ないという気持ちをしっかり込める事、そして日付などの工期期間を記載する事を忘れないように作成してみて下さい。
