就活をしていると、企業に何かしら質問メールを送る機会が訪れます。企業が最初から提示している内容で全てが理解出来ればよいのですが、やはり何をどうすべきか、企業側に質問をしておかないとならないシチュエーションがあります。企業への質問メールの書き方や例文を解説します。就活で使える知識を身に着けて、日程や持ち物をしっかり把握して、万全の状態で企業と関係を築いて下さい。
企業への質問メールの例文
企業への質問メールを作成するポイントの前に、まず一般的な例文を紹介します。あくまで例文ですが、幅広いシチュエーションで利用出来る内容なので、ぜひ参考にしてみて下さい。
企業への質問メールの例文
件名 【ご質問】説明会の日程につきまして（●●大学●●部 ●●）
株式会社●● 人事担当 ●●様
お忙しいところ申し訳ございません。
私、現在就職活動を進めております。●●大学●●部 ●●と申します。
●月●日開催予定の貴社説明会への参加を希望しているのですが、終了時間が公式ホームページにて確認する事が出来ませんでした。私の見落としの可能性がございますが、可能であれば終了時刻などが分かればお伝え頂けませんでしょうか。
ご多忙の折、お手をわずらわせてしまい恐縮ではございます。ご返信頂けますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
また、集団面接や就職説明会といった形ではなく、個別の面接などのやり取りをしている場合、日程や時間を変更してもらいたいといった場合もあります。その場合、希望日時などは、箇条書きで数個出すのがおすすめです。
- ●月●日（火） 14時以降
- ●月●日（木） 11時以降
シンプルかつ簡単に作成されているよう、心がけて下さい。
企業への質問メールの注意点
企業へ質問メールを送る際、注意したい事が数点あります。それらについて解説していきます。
【質問の注意点①】調べれば分かる事は避ける
わかっていないのに質問をせず、当日にトラブルを起こしてしまう事が最も問題です。その為、企業側へメールを送る事は、何らマナー違反ではありませんし、むしろ正しいともいえます。しかし、一方で調べればわかるような内容をメールしてしまうと、あまり良い印象を与える事が出来ません。
例えば、就職説明会の場所について公式ホームページなどにしっかりと記載されているのに、その場所について質問したり、最寄り駅などについて聞く…などです。就職活動の時期は、採用担当者も大変忙しく、中にはちょっとしたメールには返信出来ないといった場所もあるほどです。
【質問の注意点②】自分のスケジュールなどに合わせようとする
質問メールの中には、上記でも触れたように個別面接や就職における懇談などがあります。質問メールで避けた方がよいのは、スケジュールを全てこちらに合わせようとするといった態度です。例えば、企業側が数日の日程を提案してきた際、全てを断って自分の都合のよい日だけを提示するなどはNGです。
企業への質問メールの書き方
企業への質問メールを作成する際のポイントについて、解説していきます。
【書き方①】ビジネスメールの文体
企業側に質問メールを送る場合、就職していないとはいえ、すでにビジネスメールで作成されている事が基本です。全く社会に出た事がないといった方もいるかもしれませんが、必要最低限のマナーが守られていない場合、その時点で採用が難しいと思われてしまう可能性があります。
例えば、上記で出した例文を見てみます。以下の構成でシンプルに作成されています。
- 相手の宛名
- ビジネスメールでの書き出し
- 文末
【書き方②】質問は明確かつ簡単に
質問メールでとくに間違いやすいのが、何を尋ねているのか相手にわからない事です。文章があっちにいったり、こっちにいったり…といった形で、一体何を知りたいのか企業担当が分からない場合、二度手間になってしまいます。
まず、企業側に質問文を送る際のポイントとしては、「質問は最大2つまで」と心得ておいて下さい。さらに、質問文が一つであれば冒頭の方で簡単に伝える。そして、2個あれば箇条書きにするといった形がおすすめです。
例文を出します。スーツで行きたいけれどダメなのか、といった質問なので分かりやすいです。
○日の面接会の服装はオフィスカジュアルと公式ホームページに記載されていました。スーツで参加したいと考えているのですが、こちらは難しいでしょうか。
さらに、二つ以上ある場合の例文がこちらです。相手も返信しやすくなります。
2点ご質問いたします。
- ①日程の変更について ●●…
- ②必要な持ち物について ●●…
質問は分かりやすく相手に伝わる事と、返信しやすい形で作成されている事を心がけて下さい。
就活中でも社会人だと思って質問メールを書こう！
就活がスタートした際、すでに社会人だと思って行動する事をおすすめします。メールアドレスはPCのものを使い、学生ノリを感じさせないもの。絵文字や装飾は当然使わず、「！」や「？」などの感嘆符も避けて下さい。
面接や訪問に関して、日程や持ち物についての質問をしたいという時は、書き言葉のビジネスメールを作る心がけで既に社会人といった自覚を持った書き方をおすすめします。
