読まれるメールの件名における書き方をマスターすればビジネスが円滑に進みます。注意点および例を紹介するので参考にして下さい。初めてでもコツさえ掴めば慣れてメール作成もお仕事も楽しくなります。
ビジネスシーンでは、様々な内容のメールを取り扱います。その内容は業種によって異なりますが、ほとんどの仕事でメールを使いやり取りをしています。そして、送信する際に「件名ってこれでいいのかな」「そもそも件名って付けなきゃいけないの？」といった疑問を持つ方も少なくありません。
メールの件名は必要？
メールの件名なしは、ビジネスマナー的にNGです。どれだけ面倒でも急ぎのメールだったとしてもビジネスメールであれば、件名を必ず入れて下さい。では、メールの件名が必要な理由をチェックしていきます。
優先度が低くなる・そもそも見てくれない
メールの件名は、内容をひと目見て分かるようにする為に記載します。特に大企業になると、1日何通もメールが届きますから、件名で対応の優先度を決められてしまう事もあります。大切な内容なのに、件名が無い事で対応が遅くなったり、そもそも目を通してくれない事も。相手に手間をかけてしまう事にもなるので、メールの件名は必ず入れるようにして下さい。
迷惑メールに振り分けられる事も
会社が使用しているアプリやソフトにもよりますが、件名がないメールは自動的に迷惑メールに振り分けられる事があるので注意が必要です。ウイルス対策ソフトによっては、件名におけるないメールに添付されているデータを開けないようにしている事もあります。いずれにしても、内容に目を通してもらいたいのであれば、必ず件名を入れるようにして下さい。
ビジネスメールの件名の書き方のコツ
相手に読んでもらえるようにする為には、どのような書き方が適切なのか。ビジネスメールの件名におけるコツを解説します。
【件名の書き方のコツ①】分かりやすくシンプルに
分かりやすくシンプルにすると、読んでもらえる確率がグンッと上がります。タイトルの文字数目安は20文字前後なので、長くても20文字程度で収められるようにして下さい。ビジネスメールでは、件名をひと目見て内容が分かるようなタイトルでないと、開封してもらえないだけではなく、場合によっては迷惑メールに入れられてしまうリスクもあります。
ビジネスシーンではとくに、メールのタイトルで緊急性の優先順位が判断されています。件名におけるみで、内容が把握出来ない場合は、そもそも開封さえしてくれない事も珍しくはありません。件名における大切さはビジネスマナーの基本にもなっているので、覚えておいて下さい。
【件名の書き方のコツ②】用件・日時・概要の構成
ビジネスメールの件名における構成は、用件・日時・概要3つを記載すると、分かりやすくなります。例えば打ち合わせのスケジュールを送信する場合は「●月●日の●●会議についてお知らせ」や「●●会議のご案内」など。上記の通り、短くわかりやすくまとめられると、タイトルを見ただけである程度の内容が想定出来ます。
【注意点】ビジネスマナー違反になるメール件名の書き方
ビジネスメールのNGな件名の書き方は以下のとおりです。
- 機種依存文字は文字化けするリスクがあるので使わない
- シンプルすぎるのはNG
- 【緊急】【重要】を多様
それぞれ詳しく解説していきます。
【件名の書き方注意点①】機種依存文字は文字化けするリスクが！
機種依存文字は文字化けするリスクがあるので、使わないようにして下さい。例えば「第①回●●セミナー開催のお知らせ」というように、機種依存文字を使うと文字化けするリスクが高いので使用は避けて下さい。使いがちですが、㈱や㈲なども機種依存文字なので注意して下さい。
【件名の書き方注意点②】シンプルすぎるのはNG
シンプルすぎる件名も、避けて下さい。例えば「1日の件」のように、シンプルすぎるのもNGです。これだけだと、何の事だか全く理解が出来ません。考える時間を取らせてしまう事もあるので「8月1日の●●の件について」というように、もう少し具体的に書くようにして下さい。
【件名の書き方注意点③】緊急・重要を多様
よくあるのが【重要】【緊急】などを多用するパターンですが、これも良くありません。これらを使っていると、注目を集めやすくいち早くメールを開封してくれます。しかし、それほど重要や緊急性の無いメールに付けてしまうと、相手から信用を失うリスクもあります。緊急性を良く考えて、付けるようにして下さい。
【例】ビジネスマナーを踏まえたメールの件名
ビジネスマナーを踏まえたメールの件名における例文について、シーン別で紹介していきます。
【例】初めてメールを送る時
- 【ご挨拶】●●株式会社●●です
- 【ご挨拶】●●よりご紹介いただいた●●です
【例】お礼メールを送る時
- 昨晩の会食のお礼
- 本日●●会議についてのお礼
【例】お詫びメールを送る時
- 【お詫び】商品納品の遅延について
- ●●についてのお詫び
【例】依頼メールを送る時
- ●●の見積書ご依頼
- 【ご依頼】●●資料の送付について
【例】用件が複数のケース
- (1.)●●の件(2.)～～の件
- 以下●件の連絡事項について
メールのビジネスマナー！件名作成時の注意点
ビジネスメールを送る際には、宛先の設定に注意して下さい。特にTO.Cc.Bccの使い分けには注意が必要です。
- To…宛先
- Cc…メールの内容を他の人にも知らせたい場合
- Bcc…他の受信者にアドレスが見えないように連絡したい場合
Toはメールの内容を処理・作業してほしい相手を入れます。Ccは、Toに送ったので、念の為目を通しておいて下さいという人を入れます。そして、Bccは他の受信者にアドレスが見えないように連絡したいときに、使います。Bccの受信者には、他の受信者に表示されないようになっています。一斉送信する際によく使われている方法です。
これらの使い分けを理解し、設定ミスの無いよう、送信前に必ず確認しておいて下さい。
読まれるメールの件名における書き方をマスターすればビジネスで仕事がスムーズに進む！
ビジネスマナー、メールの件名についてお話致しました。新入社員の方であれば書く機会が初めてで緊張してしまうかもしれません。とはいえ、メールを書くのは誰でも初めてを乗り越えています。コツさえ掴めばメールを書くのが楽しくなります。仕事を楽しむ為にも件名における適切な書き方を早めにマスターするのをおすすめします。
ビジネスメールの件名で、空白で送る事はビジネスマナー違反となります。シンプルで分かりやすく、内容が伝わるようなタイトルを付けられるように意識して作成して下さい。件名一つで、読まれるメールかどうかが決まるという事を覚えておいて下さい。
