就活では、1つ以上の会社の面接などを受けたという方が多いかと思います。そんな方が必ずおこなうこになるのが「内定辞退」という作業です。せっかく採用の連絡をもらったのに辞退の連絡をするのは申し訳ないと感じる方が多いです。
ですが、内定辞退の連絡は社会人のマナーとしてもとても大切な事です。内定辞退の連絡を手紙で伝える方法について、書き方や注意点を紹介します。理由は事実をそのまま伝えるべきか、電話だけやメールだけはマナー違反になるのかについても触れています。
内定辞退とは
内定辞退とは、企業が内定の通知を出し、内定者が内定を承諾した後に自己都合によって辞退する事を言います。
内定取り消しと内定辞退の違い
内定がなくなるという点は同じなのですが、大きな違いは「どちらが出すか」という違いです。内定辞退は、内定を受けた人が取り消して下さいとお願いする事を言いますが、内定取消は企業側が出すものとなっております。
内定辞退の方法
内定を辞退する際の連絡方法は、電話でおこなう事が基本となります。理由は以下の通りです。
- 担当者へいち早く伝えなければいけない為
- 電話の方が謝罪の気持ちが伝わりやすい
- 内定辞退の理由などを伝える事が出来る
採用担当者の方もなぜ辞退をするのか気になるはずです。聞かれた事をスムーズに伝える為にも、電話での内定辞退がベストだと言えます。
内定辞退の電話の後には必ず手紙を出す
内定辞退の電話をした後は、よっぽどの理由がない限りは手紙も出しておくようにして下さい。電話だけだと心象が悪いです。「電話で伝えたのだから手紙は送らなくてもいいでしょ」と思う方もいらっしゃるかと思います。内定辞退の電話をしたあと、手紙を送るのはより誠意が伝わりやすいからです。
お詫びの気持ちをしっかりと伝える事で、企業側へ与える印象を少しでも良いものにする事が出来るからです。もしかすると、その企業とは一生関わる事のない関係かもしれません。ですが、もしかすると一緒に仕事をする可能性もあるのです。こういった可能性はゼロではない為、こういった細かい事もしっかりと出来るようにしておいて下さい。
どちらかだけはNG
内定辞退を電話で伝えずに「手紙だけ」「メールだけ」で報告するのはNGです。先ほど説明した、企業へ少しでも良い印象を残しておくという意味でもありますが、そもそも「手紙だけ」「メールだけ」は失礼にあたるからです。内定辞退では、辞退する事に関しての謝罪の気持ちを伝える事が重要になります。
ビジネスマナーでもお詫びする事があれば、必ず電話や直接お詫びしてからメールや手紙などでもう一度お詫びをするのが基本的なマナーとなっていますので、覚えておいて下さい。
内定辞退の手紙の書き方
内定辞退書の手紙の書き方は以下の通りです。
- 挨拶
- お礼の言葉
- 報告と理由
- 結びの言葉
それぞれ詳しく解説します。
内定辞退の手紙の書き方【挨拶】
挨拶では、拝啓と時効の挨拶から始めるようにして下さい。挨拶はビジネスシーンでよく使われている「時下ますますご清祥の事とお慶び申し上げます」といった一言で問題ありません。適当な挨拶の書き方をしてしまうと、今後の付き合いに影響する可能性もあるので、注意が必要です。挨拶だけであればネットに上がっているテンプレートをそのままコピーして使うのも問題ないです。
内定辞退の手紙の書き方【お礼の言葉】
まずは、内定を頂いた事へ感謝の言葉を伝えるようにして下さい。いきなり本題に入られると、誠意を感じられません。そこで、お礼の言葉を挟む事でそれがクッション言葉の役割を果たします。本題に入る前に必ず内定を頂いた事に対しての感謝の気持ちを伝えるようにして下さい。
内定辞退の手紙の書き方【報告と理由】
ただ「辞退します」だと相手も納得いきませんし、誠実さは伝わりません。そこで辞退の報告に続き理由を伝える事が大切です。「せっかく内定を頂いたのですが、一身上の都合により…」とそこまで詳しく書く必要はありませんので、簡単に理由を書いておくと良いです。
そして、理由を正直に書き過ぎてしまうのもNGです。「正直に伝える事が誠意だ」という考えは素晴らしいですが、例えば辞退の理由が「社風と合わなかった」「思っていたよりも小規模だった」などという理由だった場合、その事を正直に企業側へ伝えるとマイナスな印象を与えてしまう可能性もあります。
辞退理由を正直に書く事が誠意になるとは限らないという事を覚えておくと安全です。とはいえ、明らかに嘘だろうという理由もNGなので気をつけて下さい。
内定辞退の手紙の書き方【結びの言葉】
結びの言葉では再度感謝の気持ちと、会社の益々の発展を祈る言葉で締めるようにして下さい。また、手紙の始まりで「拝啓」と頭語を使った場合は結語では「敬具」で締めるようにして下さい。
内定辞退の書き方の例文
拝啓
時下ますますご清祥の事とお慶び申し上げます。
〜〜大学の〜〜学部〜学科の〇〇と申します。
先日はご多忙の中、採用内定のご連絡を頂きありがとうございました。
誠に勝手ではございますが、この度の内定を辞退させて頂きたくご連絡いたしました。
誠に心苦しい限りですが悩んだ末、自分の適性やキャリアアッププランなどを考慮し、このような結論をださせて頂きました。
貴重なお時間を割いて頂いたにもかかわらずこのような事になりました事を何卒ご容赦下さい。
大変お世話になりました事、心より感謝致しております。
文末ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
敬具
令和◯年◯月◯日
◯◯学校 〇〇学部 〇〇学科
〇〇〇〇
内定辞退のシチュエーションでは手紙だけや電話だけはNG！理由は良識の範囲で伝えよう！
内定辞退の手紙を出す場合は、手紙を出す前に必ず採用担当者へ謝罪の電話を入れるようにして下さい。一生関わりのない企業かもしれませんが、この先一緒に仕事をする可能性もゼロではないのが事実です。誠意の伝わる謝罪が出来るような書き方で手紙を作るようにして下さい。
メールだけだったり電話だけだったりと味気ない断り方だと印象が悪いです。理由も馬鹿正直に書くと益々印象が悪いです。後腐れのないように、内定辞退が出来るように取り組んで下さい。
