会議スケジュールを作る担当になった場合、どのような内容で作るべきか迷ってしまう方は多いでしょう。特に、会社内では多くの人たちの予定を左右する重要な役割を持っている為、どのような内容で作成や調整や共有すべきかプレッシャーがかかってしまいます。例文や注意点etcをまとめています。
会議スケジュールとは？
会議が行なわれる際にどんな事を打合せするのかが記載されているスケジュール表のようなものです。以下のような呼び方もあります。
- 「アジェンダ」
- 「稟議書」
話合いが脱線しないように目的をはっきりさせる為に作られる指針のような役割を持っています。スケジュールを作る際、当日ではなく事前に出席者に共有する事でミスマッチや混乱etcを防ぐ事が出来ます。目的に沿った内容のスケジュールを作れるように努力しましょう。
会議スケジュールの流れ
重要になるのが具体的な流れが記載されているかです。いろいろな要素を取り入れてしまい過ぎると見ている方が混乱してしまう為、必ずある程度のテンプレートに従って作る事をおすすめします。
前もって作成や共有した「アジェンダ」「稟議書」がしっかりしていれば、効率的な打合せの進行が出来ます。ある議題に対して何か決めくてはいけない事の要点を明確に書き出す事で打合せは円滑に進行していきます。
もっと分かりやすく先の事を予測した内容も盛り込むと打合せ内容が濃密なものになります。事前に各自が熟考して打合せ当日に様々なアイデアを皆が持ってきてくれるようになるでしょう。
会議スケジュールの書き方
流れにそって書き方を解説します。
会議名
どのような打合せなのか、はっきりとそれを見ただけでも理解出来る内容の会議名を作る必要があるでしょう。
目的
この打合せがどのような目的で行なわれるのかを書きますが、あまり長くならずシンプルで分かりやすいレベルに落とし込むとよいでしょう。
出席者
どのような人が出席するのか、出席者自身が共有された会議スケジュールを見れば自分も出席対象だとすぐ認識で切るので調整しやすくなります。
開催場所や日時
当然ではありますが、打合せの場所や日時を決めて記載します。
概要
以下をしっかりと明記しましょう。
- 打合せ時間
- 各議題の時間配分
- 議題
配布資料
「配布資料」にはどんなものがあるのかも明記します。
宿題
打合せに出席するそれぞれの人に前もって考えてきて欲しい事があれば、その事も明記する必要があります。
会議スケジュールの調整機能
今までは個別にメールや電話etcでいろいろと調整していた方が多かったでしょう。もちろん、業種やシチュエーションによっては電話やメールで個別に日程調整する必要があります。
しかし、同じコミュニティや会社内だった場合、今は会議スケジュールの調整機能が使用される事が多いです。例えば、以下のようなツールを使用する事で、誰がどの日であれば出席が可能なのかが一目でチェックする事が出来ます。
- グーグルカレンダー
- フェイスブックのイベント
- ラインスケジュール
- 各種スケジュールアプリ
会社内であれば使えますが、商店街や別業種の不特定多数の方とやり取りする場合は登録をしてもらわないとなりません。そこで、おすすめなのがユーザー登録が不要であるサイトのサービスです。
PCからもスマートフォンからもアクセスが出来る為、ミスマッチや面倒をこのようなサービスで調整する事で無事に打合せを開く事が出来て便利です。
無料で使える日程調整ツール
無料で使える日程調整ツールをご紹介します。
①LINEスケジュール
最近のコミュニケーションツールの定番となってきているLINEが提供している日程調整ツールになります。LINEの友だちやグループメンバーと日程調整を容易に行う事が出来ます。
ラインは無料で使えるアプリなので、仕事用の携帯にダウンロードして、取引先や社内の打合せをする関係者とラインを交換していればすぐ会議の日程調整が出来ます。使い方は非常に容易です。
- イベント名称や概要や候補日程を入力してイベントを作成
- 送信したい人に作ったイベントを送信する
たったこれだけです。回答する側も◯や△や×の3つのいずれかを選択するだけで回答可能です。更にメリットがあるのですが、何回でも回答を変える事が出来る事です。それぞれが、日程の調整すれば候補日のどこかで調整出来るでしょう。
また、出席率の高い候補日は目立つような機能がついているので、一目で都合の良い日時を把握出来ます。そのまま決定日をラインで連絡する事も可能ですので、非常に便利です。
②時限調整
時限調整は、最初から期間を指定してスケジュールの調整を行う事が出来るツールになります。ユーザー登録は必要ないところが使い勝手が良いです。日程調整の回答に対して制限時間を設ける事で、時間を変えずに迅速に日程を調整する事が出来ます。急を要する打合せetcの日程調整をする場合に便利です。
ただ、難点が、万が一回答の制限時間を過ぎて日程調整ページへアクセスすると「時間切れ」が表示されてしまう点です。
なるべく期間は短くない方が良いでしょう。プライベートの日程調整etcは「忘れていた」etcといった事がありますが、仕事であれば忙しくとも朝一もしくは常にメールをチェックするので、忘れる事も少なく打合せのスケジュールetcを調整出来るでしょう。使い方はこちらの時限調整も非常に容易です。
- イベント名や候補日etcを入力
- スケジュールの調整ページのURLが作られる
- このURLをイベントや会議出席予定者に送信する
これだけです。直近で打合せやイベントを行いたいetc、早急に予定を調整して決定したいという方々におすすめです。
③調整さん
打合せやイベントの日程調整ツールの中でも調整さんは、定番のサービスとなっています。ウェブのサービスになりますので、ラインのようにユーザー登録やアプリのインストールが必要ないです。幹事や出席者ともに容易に利用する事が出来ます。
また、アプリの方が便利だという方や調整さんを使ってみて便利だと感じた方は、アプリも提供されているので、アプリをインストールすれば良いでしょう。このようにウェブやアプリと両方とも利用出来るので便利です。使い方はこちらも非常に容易です。
- 会議名（イベント名）や会議概要（イベント概要）や候補日を入力
- スケジュール（イベント）を作る
- 会議（イベント）日程調整ページのURLが作られる
- 会議（イベント）出席予定者にURLを送信
- 回答を待つ
「30秒で作れる！」というキャッチフレーズの通り、年配の方でも容易に使いこなせるおすすめの日程調整ツールのひとつです。
会議スケジュールのエクセルテンプレート
まったくゼロからエクセルで作るとなると苦労が多くなるでしょう。
もちろん、以前から使用しているテンプレートがあればそれを使用するのもよいですが、なかなかしっくりこないという場合もあります。会議名や日時、そして出席者、時間配分etcをしっかりと記載する事が求められる会議スケジュールなので使い勝手が良く見やすく調整や共有がしやすいレイアウトが求められるでしょう。
エクセルテンプレートをダウンロードすると便利！
そのような場合、エクセルテンプレートを利用するという手段もあります。今、インターネット上にはかなりの数のエクセル表のテンプレートが存在しています。
その中でも、会議スケジュールに使用する事が出来る便利なテンプレートがあったり、すでに例文が記載されているものetc、時間を短縮する事が出来る便利なサービスが数多く揃っています。
このようなエクセルテンプレートが無料であり、利用可能な状態である事を確認した上でダウンロードし、あらためて自社の会議スケジュールのベースとして利用するといろいろと手間が省ける事でしょう。
要不要の項目を取捨選択して便利なテンプレートに！
ただし、注意点としては余計な項目があったり、自分がしっくりとくるテンプレートが必ずあるとは限らないところです。もし、こだわって会議スケジュールを作る場合には自分で作った方がよい結果を産む事があるでしょう。
このような場合には、複数のエクセルのテンプレートを無料でダウンロードする事で解決する場合があります。たくさんのテンプレートをダウンロードする事で様々なフォーマットを手に入れる事が出来ますので、自分が作る時はどのような項目を入れた方が良いのか、たくさんの中から選ぶ事が出来ます。
レイアウトに関してもそうです。たくさんのテンプレートの中で、1番見やすく便利なテンプレートのレイアウトを選び、会議スケジュールの内容もたくさんのテンプレートから良いものを選ぶ事で、かなり完成度の高いものが完成します。
会議スケジュールはシンプルに分かりやすいと共有や調整がしやすくなる！
自分だけではなく見る人たち全てが分かりやすい文章と構成で書く事が期待される作業です。調整や共有がしやすいスケジュールを作れば時短にもなりますし、誤解による情報連携ミスも防げます。相手の事を考え、スムーズに打合せが進められるように工夫しながら作りましょう。
