多くの企業は会議終了後に「会議議事録」の提出を必要としています。主に会議の内容を忘れてしまわないように残しておく他、関係者との情報の共有を行う為に作ります。
上司が部下へ評価を付ける際の参考ともなりますので、出来るだけ評価の高い議事録の書き方を押さえておきたいです。見やすい会議議事録の書き方や様式のコツを紹介します。最後にサンプルや例として使えるフォーマットも用意しました。
会議議事録とは？
会社で会議が行われた際、会議の内容を記録に残す為に会議議事録が作成されます。会議議事録を残しておくと、会議の内容をチームと共有や再チェックが出来ます。
会議議事録の目的
会議議事録には、主にこの3つの目的があります。
- 社内で会議の内容を共有
- 会議の内容を再チェック
- 誰が何をどのくらい（いつまでに）行うのかを明確化
口頭で伝える事も出来ますが、形に残らない為「言った」「言っていない」という事態が発生してしまいます。それだけでなく、忘れてしまった時にチェック出来るものが無いと周りにも迷惑をかけてしまいます。
会議メモの取り方
会議議事録をスムーズに作るコツは会議中に取るメモにあります。メモのコツをチェックしていきます。
あらかじめ議事録用ノートを準備
議事録用のノートに簡単なフォーマットを準備しておくと、議事録作成時にまとめやすくなります。ノートのフォーマットは、実際に議事録での使用項目を簡潔にしたものを準備すれば良いです。以下のようなあらかじめわかっている事項は、書き残さなくても後でもまとめられるので、メモの時点では省いても構いません。
- 日時
- 場所
- 出席者
- 趣旨
- 目的
メモ欄を多めに確保しておくのも、スムーズに会議メモを取る為のコツです。
色を付ける
重要な部分は色を変えて書き込むと、後で議事録にまとめる際に見やすくてまとめやすくなります。ですが、ペンを分けてしまうと、いちいち持ち替えなければいけません。
3色ペンを使うのが作業円滑化のコツです。
会議用専用メモ帳か配布資料にメモを残す
メモ帳をまとめておかないと、どこにメモをしたのか分からなくなってしまいます。会議専用のメモ帳を作る他、配布される資料に直接書き込むetc、どこに書き込んだかすぐ分かるようにしておいて下さい。
結果や理由や経緯を主にまとめる
一語一句のメモを取る人がいらっしゃいますが、この書き方だと内容が頭に入ってこなくて、結果的に重要な点を聞き逃してしまいます。主にこれらを意識したメモの書き方を心がけると良いです。
- 結論
- 結論の理由
- それらの経緯や要領
ボイスレコーダーでもOK？
ボイスレコーダーの持ち込みNGでなければボイスレコーダーの使用は可能です。しかし、後に議事録にまとめる為に文字起こしの際、かなりの時間がかかってしまいます。ボイスレコーダーは、メモより楽に記録出来ますが議事録を円滑に書く為にはおすすめ出来ない方法です。
書き方のポイントや注意点
読みやすい分かりやすい議事録の書き方のコツをマスターする為に、詳しいポイントや注意点をチェックしていきます。
伝えるべき趣旨を考える
何も考えずにメモを議事録に書き写しても、「結局何が伝えたいのか？」が不透明になってしまいます。会議の内容を知りたい人が、主に何を知りたいのかを客観的に第三者目線を想像して考えながら書き込んで下さい。
バランスを意識
統一感が無い書き方では、読み手へ「読むに値しない資料」と認識させてしまいます。
- 文字の大きさ
- フォント
- 文字の長さ
全体的なバランスを揃えた書き方にするだけでも、とても読みやすく仕上がります。
見出しを付けて簡潔にまとめる
見出しを付ける事がビジネス資料の基本となっています。
- 見出し
- 小見出し
見出しは小見出しの要約で、小見出しは見出しについての詳しい説明文を書き込みします。1つの見出しに対して、大体200文字～300文字以内でまとめると一目で読みやすくなりますので、文字数も意識して下さい。
基本構成を意識
議事録だけではなく、報告書などでも基本とされている「5W2H」を意識した書き方を心がけて下さい。
5W2Hとは？
【なぜや何をやいつや誰がやどこでやどのようにやいくら】の略を5W2H（ゴ ダブリュー ニ エイチ）といいます。これらを意識した書き方にすれば、自然と見やすい議事録を作成出来ます。
会議議事録の必須項目
議事録に必要な項目をご紹介します。
- 会議名
- 日時
- 場所
- 出席者
- 趣旨
- 目的
- 決定した事項
- 経緯
- 解決しなかった事
- 次回持越し案件
- その他備考欄
- 参考資料
会議名
何の件について話し合ったのかを簡潔にした名前を付けて下さい。会議の案内状などが届いていて、資料に会議名が載っているならそれを書き込んで下さい。
日時/場所/出席者
会議が行われた日時や場所や実際に出席した人の氏名を書き込んで下さい。
【記入例】
日時：2000年2月1日（月）14：00～15：30
場所：○○市○○町○○○○ ○○株式会社
出席者：他企業参加であれば、名前の後ろに「様」を付けて下さい。
○○課 ○○ ○○
○○課 ○○ ○○
趣旨や目的
なぜ議題の件で話し合ったのか、その趣旨と目的を重要な議題を簡潔にして書き込んで下さい。
決定事項や経緯
決定事項を書き込んで下さい。いくつかあるなら、箇条書きにするのが読みやすくするコツです。また、決定した経緯や理由も必ず書き込んで下さい。
解決しなかった事や次回持越し案件
解決していない問題がいくつかあるなら、箇条書きにして書き込んで下さい。次回の繰越があったり日程が決まっているならその日時や場所などを書き込んで、決定していないなら「未定」としておいて下さい。
その他備考欄や参考資料
補足事項があるなら、備考欄へ書き込んで下さい。参考資料があれば、備考欄へ「参考資料あり」と書き込んで議事録と一緒に提出して下さい。
無料フォーマットをダウンロードして書き方が簡単に！
会議議事録は無料でダウンロードが出来るフォーマットを使えば簡単に書けます。議事録作成の書き方に戸惑ったり行き詰ってしまった！という人はサンプルとして無料フォーマットを導入してみると良いです。必要事項や不要項目はご自身で臨機応変に編集を加えて使いやすい様式やフォーマットに変更して頂けます。
