さまざまなシチュエーションで使用しなければいけない書類があります。その中でも、企業や学校、さらにマンション、不動産などで使用される事が多いのが鍵預かり証です。鍵預かり証を作る事になった場合、どのような内容で書けば良いの分からない方が多いでしょう。作り方や書き方、テンプレートなど、色々なシチュエーションで紹介します。
鍵預かり証とは？
鍵預かり証を作る事になった際、鍵預かり証とは何なのか知っておく必要があるでしょう。
その名の通り自らが所有しているキーではなく、会社や不動産や施設のキーを預かっているという事を示唆する書類です。細かく鍵預かり証について定義すると、契約者などに対してキーをどのくらい預けているか証明する為の書式となります。
鍵預かり証は、シンプルな内容ではありますが細かな部分までしっかりと記載しないとトラブルの元tになります。ここからは、鍵預かり証の書き方などをご紹介していきます。
鍵預かり証の書き方のポイントは？
鍵預かり証を作る時にポイントになってくるのが、「どのキーを何本預けているのか」という点です。キーを何本預けているという適当な事を記載しているだけでは、結局誰が何を預けているのを把握出来ません。
鍵の本数や所在を明確に！
例えば、不動産管理会社がオーナーさんに預かっているキーなどを文書として残す場合、鍵預かり証には以下の内容をしっかりと明記する重要性があります。
- 鍵の本数
- 番号
- 誰に預けているか
このように誰が誰に貸しているかという正確な明記とキー番号、貸すキーの本数などいつ貸したのか、いつまで貸すのか、紛失した場合は、どのようになるかなどをしっかりと明記する必要があります。
鍵預かり証は紛失や合鍵作成のトラブル予防にも！
さらに、オートロックキーが分離しているという場合は鍵預かり証でしっかりと記載する重要性があります。これは紛失して勝手に合鍵を作成された際の防止策になります。借り主の方が意図的に合鍵を作成して引っ越した後に泥棒に入るという万が一に備えてこのような措置をとっています。言い過ぎている部分もありますが、かなり重要な事です。
紛失したキーを誰かが拾って部屋に泥棒に入るかもしれません。防犯上のリスクを考えれば合鍵を作るだけでは足りません。キーをまるごと替えなければいけないと考えるのが正しいリスクマネジメントになります。
鍵預かり証の注意点は？
鍵預かり証の使い方や作り方における注意点を紹介します。
合鍵の回収を忘れずに！
仮に、コピーキー(合鍵)を預けるという方もいるかもしれません。入居中に何らかの理由があって預かるキーをコピーせざるを得ないという状況になる事もあるでしょう。そのような場合、鍵預かり証にはしっかりと防犯上の関係としてコピーキー(合鍵)もしっかりと回収するという状況を忘れてはいけません。
不動産の工事や内見時も鍵預かり証を使おう！
さらに、鍵預かり証は賃貸借契約締結時の鍵渡しの際に必要ですが、そのほかにも必要になる事があります。例えば、原状回復工事などで部屋に入る場合があるでしょう。そのような場合、業者に鍵預かり証を発行するなどする事で、誰がどのようなキーを預かっているのかを理解する事が出来ます。
また、不動産において内見用のキーの存在もある為、仲介業者に鍵預かり証の記載をお願いしてもらうと後々にトラブルが起こる事を防止する事が出来るでしょう。
トラブル時のペナルティを鍵預かり証に明記！！
トラブル防止でいうと不動産の賃貸契約においてキーを2本契約者に預けるとした場合に契約者がキーを1本なくしてしまった場合は、例えば以下のようなペナルティをしっかり明記しなければなりません。
- キー1本分の金額を支払ってもらう内容
- セキュリティを考えてドアのキーをまるごと取り替える額を支払ってもらう
なぜキーをまるごと替えなければいけないのかと疑問に思う方も多いかと思いますが、大家からしたらキーを1本紛失されているのにキーを替えないというのは、セキュリティ上良くないからです。もし誰かが拾って部屋に入ってトラブルに発展する可能性は「ゼロ」ではありません。
万が一のトラブルに備える事も大家の務めですので、鍵預かり証を作成する際は様々な可能性を考えて、紛失した際のペナルティや取り決めをしておく必要があります。
鍵預かり証の書き方は？
鍵預かり証の書き方は、いたってシンプルです。
概要
何月何日、誰に向けての鍵預かり証なのかを記載します。そして、借主の名前や印を押す事を促す文面を作っておきましょう。
キーを預かる旨を明記！
文章の例文ですが「本日、下記物件のキーを確かにお預かりしました」というような、キーをしっかりと預かっているという旨を鍵預かり証には記載しておきましょう。
鍵紛失時の対応を明記！
それに続くように、「損した場合は直ちに貴殿に連絡…」という感じで、紛失においてどのような対応をするのかも記載しておくと、相手に安心感を与える事が出来るでしょう。また、「新たな鍵の設置費用」について誰が負担するのか、自分側には負担の義務がないなどそのような義務の所用も記載しておくとトラブル防止に役立ちます。
返却する旨も明記！
最後の締めの書き方は「貴殿に御返還致します」という感じで、明け渡しの際に預かったキーの全ては所有者に返還するという旨の言葉を添えるようにしましょう。
具体的な預かり内容を記載すると管理しやすい！
また、以下の項目を記入出来る欄を設けておきましょう。
- 物件名
- 部屋番号
- キーのメーカー
- キーの番号
- キーの本数
鍵預かり証のテンプレート
鍵預かり証を作る事になった際、どのような事を記載すれば良いか分からないという方もいるでしょう。基本的には、前述したような内容をしっかりとまとめれば良いのですが少し難しい部分もあります。
記載漏れがあるとトラブルに…！
鍵預かり証は、誰がどんなキーを何本預かってどんな時にどのような責任が生じるかという細かな部分までをしっかりと網羅した書き方でないといけません。もちろん、基本的にはトラブルや事件が起きないと思いますが、万が一という事もあります。さらに、相当数のカギを預かるような立場であれば、鍵預かり証をしっかりと作成しないと何かがあった時に問題が起こります。
テンプレートを使うと書き方も安心！
今、ネットなどでテンプレートがexcelやwordなどで多く無料で配布されています。不動産だけでなく、さまざまな業種に対応している鍵預かり証もあるので自分の業種に合わせて選んでみるのも一つですが、テンプレートを効率よく利用する方法を少しご紹介します。当サイトにて理解が深まった方は、そのままご自分で鍵預かり証を作成出来るでしょう。
鍵預かり証の使い方をマスターしてテンプレートを使うと確実！
テンプレートを利用して効率よく作成する際にも鍵預かり証について深い理解が必要になります。鍵預かり証について書いてある色々なサイトの記事をたくさん読むようにしましょう。
テンプレートを利用して効率よく作成する際にもたくさんのサイトからダウンロードするようにしましょう。様々なパターンを見る事が出来ます。たくさん見る事で基本的にはどのようなフォーマットで作成されているかを理解する事が出来ます。
テンプレートを使わずに参考材料としても活かせる！
そしてテンプレートの項目がどのような項目が使われているかも参考になります。共通する項目や業種によって注意事項が違ったりします。共通する項目に関してはなぜ共通する項目がテンプレートに必ず入っているかなどを考えれば理解出来るようになるでしょう。
業種によって違う注意事項はなぜ違うのかを考えれば理解出来るようになるでしょう。注意事項は、業種によって違うのは、リスクマネジメントの違いによるものが多いです。このようにテンプレートをたくさんダウンロードする事で、鍵預かり証の項目について深く理解する事が出来ます。
最も使いやすい鍵預かり証をテンプレートを元に作ろう！
ここまで理解出来れば1番見やすいレイアウトを元に鍵預かり証の作成をする事が出来ます。テンプレートを利用して作成する場合の1番のメリットはたくさんのテンプレートの中から1番良いレイアウトを使用出来る事にあります。
この1番良いレイアウトを使い、後はあなたの業種に必要な項目をチョイスしていくだけで、鍵預かり証が作成する事が出来ます。注意事項やキーを紛失した時のペナルティなどは、あなたの業種のリスクマネジメントを良く考えて必ず万が一に備えた文言を記入するようにしましょう。
こうする事で、鍵預かり証についての理解も深まりますし、たくさんのテンプレートを利用した自分にとって1番完成度の高い鍵預かり証を作成する事が出来ます。是非、トライして下さい。
鍵預かり証はしっかりと記載！
鍵預かり証を利用する際、しっかりと細かな部分まで記載出来るように努力しましょう。難しい場合、テンプレートを利用してアレンジする事も出来ます。重要な書き方は、以下の項目を記載し忘れない事です。
- 鍵預かり証を作成した日付
- キーを貸し出した日付
- 貸主の名前
- 貸主の住所
- 貸主の判子
- 借り主の名前
- 借り主の住所
- 借り主の判子
借り主にキーを紛失した際のリスクやペナルティを良く読んでもらい、内容を理解や承諾したのであれば直筆で以下を記載してもらいましょう。
- 名前
- 住所
- 判子の押印
返却の事も考えて、コピーを借り主に渡し、原本を保管するアイデアも使えます。こうする事で、リスクやペナルティを書き換えたなどと理解不能な言い訳が出来なくなります。鍵預かり証のコピーとキーの返却はセットでなければならないという文言も付け加えておくとさらに良いです。
こうする事で紛失の際のトラブルはかなり少なくなるでしょう。たかが鍵ですが、まるごと替えなければいけないと数万円かかってしまいます。一見かなり厳しいように見えますが、借り主にしっかりと注意事項を読んでもらう事で借り主も紛失しないように気を付けるはずです。鍵預かり証を作成する場合は、様々なリスクを想定してしっかり作成した方が良いです。
