人に何か要望を伝える際に、手紙を使う事があります。何か要望を伝える手紙の事を「依頼状」と言いますが、依頼状にはさまざまな種類があります。その全ての依頼状で共通しているのが「依頼状のマナー」です。依頼状を作る際には注意点もいくつかありますので、依頼文の書き方をはじめ、ベーシックなマナーや注意点についても紹介します。社内や社外といったビジネスだけでなく学校といった幅広い組織で使える知識です。
依頼状とは？
依頼状とは、名前の通り先方に何かを依頼したい際に出す手紙の事を言います。直接会って依頼出来ない時に依頼の内容を書いて送ります。ビジネスにおける社内や社外だけではなく、学校や役所や病院をはじめとした個人としてプライベートで出す事も出来る手紙です。
依頼状のベーシックな構成
依頼状のベーシックな構成は以下の通りです。
- 頭語・時候の挨拶
- 依頼内容
- どうして欲しいのかを具体的に伝える
- 文末
依頼に至った経緯などを記載しておくのもいいですが、依頼状はあくまで要望を伝える手紙なので、経緯説明を入れるのであれば簡単に済ませるようにして下さい。また、内容を一目みて理解出来るように書くのがベストですので、出来ればA4サイズ１枚に収まるよう、文章をまとめるようにして下さいね。
依頼状の書き方
依頼状を出すに当たって守らなければいけないマナーは以下の通りです。
【書き方①】依頼状は出来るだけ早く出す
依頼の内容がある手紙は、なるべく早く出す事がベーシックなマナーです。依頼の内容によっては、要望を聞き入れる為には時間を要してしまうものもあります。社内や社外の先方にバタバタさせてしまうような要望はNGです。
また「もう少し早く言ってくれれば要望を聞けたのに」といった事態になってしまわないように努める為に社内や社外でトラブルを発生させない為にも依頼状を送るのであれば、出来るだけ早めに出して余裕を持って検討してもらうのがベーシックなマナーです。
【書き方②】一方的な要望にならないように
一方的な要望は社内の先方でも社外の先方でも迷惑をかける恐れがあります。例えば「〜月〜日までに資料を送って下さい。」と、日付の指定をしてしまうと、社内や社外の先方の都合も考えず一方的な要望になってしまいます。
【書き方③】丁重に礼儀正しく書く
依頼状を出す先方が例えば学校のママ友で仲のいい人だとしても、出来るだけ丁重かつ礼儀正しく書く事がマナーです。内容は謙虚な姿勢で要望をしたい事を明確にして伝える事が大切です。依頼理由の他にも、要望を伝えるにあたって必要な情報を簡潔にまとめられるようにして下さい。
【書き方④】断られたとしても感謝の気持ちを伝える
時には、どうしても要望を聞いてもらえない事があります。そんな時に「あの時〜〜してあげたのに！」「断るなら〜〜しない！」などと先方を責めたり脅したりしてしまう行為はNGです。ビジネスにおいては社内や社外でのトラブルになりえますし、学校や役所であれば今後の人間関係に亀裂が入ります。
【手紙の例文】ビジネス（社内や社外）で使えるお仕事の依頼文
拝啓 晩秋を迎え、益々ご健勝の事とお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り誠に有難う御座います。
さて、先日お伺いした際にお話ししていた〜〜の件につきまして、社へ持ち帰り検討したところ、貴社の〜〜の商品を採用させて頂く事となりました。
つきましては〜〜の資料を送付して頂きたく存じます。
●月●日に行われる会議で、是非この商品について紹介させて頂きたいので、●月●日までに到着するよう、発送して頂けないでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い致します。
敬具
【手紙の例文】挨拶やスピーチのお願いの依頼文
拝啓 春暖の候 益々ご清祥の事とお喜び申し上げます。
平素は当校の〇〇活動に格別のご理解を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、●月●日は当校の創立記念日です。
突然のお願いとなり大変恐縮では御座いますが、創立５０周年の節目に当たる日に、是非とも〇〇様に来賓としての一言ご祝辞を頂戴したく、お願いの筆をとった次第であります。
〜依頼した理由などを簡潔に記載〜
当日は在校生による〜〜や、吹奏楽部による〜〜の演奏、●年生による〜〜などを披露する予定としております。
別紙にて当日のプログラムをお送り致しますので、是非ご参照下さい。
また、案内状は正式に出来上がりましたら別途お送り致します。
本校のさらなる発展と、地域の発展を担う人材の育成を願うという主旨を是非ともご理解頂きまして、何卒ご協力賜りたくお願い申し上げます。
本来であれば直接お会いしてお願いすべきところ、略儀ながら書中にてお願い申し上げます。
ご多忙の中恐縮では御座いますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
【手紙の例文】結婚式や披露宴の祝辞における依頼文
拝啓
暑い日が続いておりますが、〇〇様にはお変わりなくお過ごしの事と存じます。
この度、かねてより交際中の〇〇さんという方と結婚する事になりました。
突然の報告になり大変恐縮では御座いますが、●月●日（●）お披露目とご報告をかねてささやかな披露宴を催したいと存じます。
つきましては、日頃大変お世話になっております〇〇様に、私どもの為にご祝辞を頂戴出来ないものかとお願いの筆を取った次第です。
お忙しい中、誠に恐縮では御座いますが是非ともお引き受け頂きたく、心よりお願い申し上げます。
〜〜には改めてご挨拶に伺うつもりではおりますが、まずは書中をもちましてご報告申し上げます。
敬具
社内や社外や学校でトラブルにならないように依頼文の手紙の書き方は丁重に！
依頼の手紙は通常の手紙よりも慎重になって作らなければ、先方に不快な思いをさせてしまい、ビジネスに置いては社内や社外でのあなたの信頼を失ってしまう恐れもあります。プライベートであれば学校での居場所がなくなってしまうかもしれません。保護者会やPTAで揉めるのはめんどくさいです。
依頼文ではこちらの要望を一方的に伝えるのではなく、先方の事を配慮しながら文章を考える事が大切です。その為に依頼文には、依頼理由や経緯も記載すればいいです。ただし、理由や経緯がメインとなってしまわないよう、簡潔に書くよう意識をして作って下さい。
