社内で何らかの作業依頼およびご協力のお願いに関わる作業依頼文を書く際、社内文書のマナーに沿って作成しなければなりません。普段、よくメールを作成している方にとって、社内文書といわれると意外にハードルが高いように感じてしまうかもしれないです。社内文書の作業依頼文の作成ルールを解説します。ご協力のお願いをするケースの文例も参考にして下さい。
社内文書の作業依頼文の基本ルール
社内文書の基本を知っている事が、丁寧で読みやすい資料を作るコツになります。作業依頼文を作るコツについて下記にまとめました。
【基本ルール①】敬称に注意
どのような敬称を使うかがポイントです。社内文書は、当然誰かに宛てて作成されますが、全てが社内の人間宛になっているところが特徴です。一般的な社外文書であれば、様や御中といった形で作成しているかもしれませんが、社内向けとなると「○様」といった形が違和感を与えてしまう事があります。
とはいえ、だからといって横柄な態度になるのも違います。
【基本ルール②】シンプルさを心がける
社内文書は、全体的に報告や作業依頼といった形の資料になります。その為、回りくどいようなメールを作るのではなく、あくまでシンプルかつ簡潔に作成された内容である事を忘れないようにして下さい。
例えば、依頼書であれば作業依頼すべき内容だけをシンプルに作成すればよいだけです。自分の事であったり、誰かのエピソードだったり、その作業依頼を行うに至った細かい理由をつらつらと記載しては相手に伝わりにくくなるだけです。
さらに、社外文書よりも優先度が低くなる恐れがある事から、下手にわかりにくい表現だと後回しにされてしまう事もあります。このように、社内向けだからといって手を抜くのではなく、あくまで簡潔に作成されている事を確認してから提出して下さい。
【基本ルール③】敬語の使い方に注意
社内文書の特徴として、敬語の使い方に気をつけるといった部分があります。社外文書や社交文書であれば、基本的に相手を立てるような書き方になる事から丁寧かつ謙譲語も組み合わせて作成されます。
とはいえ、ご協力のお願いに関わる文書であればあまりに相手を立て過ぎるのは違和感を与えます。回りくどい敬語をいろいろと記載するのではなく、上記で解説したように社内向けのご協力のお願いに関わる文書である事がわかり、その内容がシンプルに伝わるような内容で作成されている事を確認してから提出して下さい。
【基本ルール④】記書きを上手に使う
簡潔に作るといわれても、意外に難しいと感じる方がいるかもしれません。例えば、○月○日に開催される●●…といった事を記載する際、どうしても文章が長くなってしまいますし、情報量が多い事でシンプルに作成出来ない恐れもあります。
社内向けであれば、丁寧さよりも簡潔さが求められる部分もある事から、記書きを利用して箇条書きで作成しても問題ありません。少なく、見やすくインフォメーションを記載するといった流れで作成して下さい。
【文例】社内向けの作業依頼文
上記で解説した内容を参考に社内文書の文例を紹介します。社内で作業依頼をしたいといった方は、文例をシチュエーションに合わせてアレンジしてみて下さい。
●●発第●●号
資源活用・経費削減におけるお願い ●●部●●
社員各位
社員皆様には日頃より経費削減の観点から、資源活用への実行をご協力頂いておりますが、昨今の環境への対応の影響もあり、さらに経費削減・資源活用に力を入れる事が課題となっております。
あらためて当社の資源活用・経費削減における内容を下記にまとめました。
今後も社員一同、自社の資源活用法・経費削減、より一層のお願いをご協力お願いいたします。
記
①●●について
・●●は出来るだけ●●で利用する事
・●●を利用する際は、一度●●に確認する事
②●●の温度について
・●●をしている時以外はこまめに●●をする
・●●について来客時以外は●●を行う事
以上 ご不明点がある方は、●●部●●へご連絡下さい。
●●部 ●●連絡先 メールアドレス
社内文書での作業依頼における書き方ルール
社内文書での作業依頼の書き方におけるルールをチェックします。
【書き方ルール①】社内では文書番号も作成
上記のように、社内で作業依頼を行う際はシンプルな形で作成されている事が重要です。メールや文書で伝える際、何らかのデータをもって示しても良いです。
ただし、長くなってしまうような形であれば、誰も相手にしてくれないといった恐れもあります。社員がしっかりと理解し、実践したくなるようにつくられている事を今一度見返す事も大切になってくるのです。
【書き方ルール②】社内では文書番号も作成
社内で作業依頼をする際、重要になってくるのが文書番号です。例えば、上記で紹介した文例にも、「●●発第●●号」といった形で作成されています。●●発第●●号、文書番号を作る理由は書類を整理する為のもので、経理が社内文書を発行する際には必ず必要になってきます。
企業によっては省いている場所もありますが、仮に番号を忘れて数枚作成してしまうと、今までのものに番号を振り直して作成しなおし、あらためて管理するといったトラブルも起きてしまいます。
数多くの社員を抱えている企業であれば、いつどこでどんなタイミングで中途や異動の方が担当になるかわかりません。そういった方たちがわかりやすい為にも、社内での作業依頼文には番号を触れるように心がけて下さい。
ご協力のお願いに関わる社内文書はシンプルに作成しよう
社内のご協力のお願いに関わる文書を作る際、難しく考えずにシンプルに用件だけを書き出して下さい。あとは、ビジネスメールに沿ってバランスよく作成し直すだけです。
