会社によっては異動が伴うところもあります。自分が異動になったときには、社内・社外ともに異動の挨拶がマナーとされています。はじめての異動で、誰にメールを送ればいいのかわからない、そもそも、異動を告げるメールでは何を告げたらいいの？etc異動を告げるメールについて悩んでいる方もいらっしゃるかと思います。
ビジネスに欠かせない異動を告げるメールについて発信時期や留意点、メールにおける挨拶例文を紹介します。
異動を告げるメールとは？
異動を告げるメールを発信時期とは？
異動を告げるメールを発信時期は、辞令が発令されたあとから、異動日の数日前迄に発信して下さい。とはいえ、仕事etcで頻繁に連絡を入れる人に対しては異動辞令がでてからすぐにお知らせをしてスムーズに引継が出来るようにしておいて下さい。
仕事上で影響が少ない人に対しては、遅くても2～3日前迄にメールをしておけば問題ないです。絶対に異動の当日に発信してしまうような事は無いようにして下さい。わからない事を聞きたいのに聞けなかったというような事態にもなりかねませんので、遅くても2～3日前には必ず告げるようにして下さいね。
異動を告げるメールは誰にすべき？
異動を告げるメールはお世話になった人に対して発信すべきです。出来る限り、範囲の広い「お世話になった人」に対して発信して下さい。例えば、部署では上司を含めて全員に、他部署でも仕事上やりとりがあった人や仲が良かった人etcにも発信して下さい。
異動のビジネスメールにおける留意点
異動を告げるメールにはいくつか留意点がありますので、チェックします。
ネガティブな内容はNG
「せっかくここ迄頑張ったのに、移動命令が出てしまい非常に残念に思っています」例え、本音はこうであったとしても、それをメールにおける文章に入れるのはNGです。もし、こういった思いを告げたいのであれば「この部署は大好きで離れがたいのですが、◯日より◆◆部で勤務する事となりました」とさりげなく告げられるようにして下さい。
後任の紹介も忘れないように
読み手は後任者についても気になっているはずです。今後の仕事を円滑に進める為にも、必ず後任の紹介もして下さい。
一斉送信はマナー違反
異動の挨拶メールを届けるケースでは、一斉送信はマナー違反です。効率がいいからとBCCで社外へ向けて一斉送信のケースがありますが、異動を告げるメールにはこれ迄お世話になった事に対して感謝の姿勢をしっかりと告げる事がポイントになります。ですので、面倒であったとしても一人ひとりへ発信して下さい。
とはいえ、社内におけるケースでは同じ部署に複数人いると一人ひとり発信も大変ですよね。そのケースでは、特にお世話になった人を除いて一斉送信は問題ありません。社内でも特にお世話になった人に対しては個別でメールを発信して下さい。
異動を告げるメールにおける書き方
異動を告げるメールは一般的に以下のような構成で作られます。
- 挨拶
- 日頃の感謝の姿勢（お礼）
- 異動日と移動先
- 引継について
- 印象に残っているエピソード（特にお世話になった人に対して）
- 直接挨拶出来ない事に関してのお詫び
- 異動後の連絡先
- 締めの言葉
まずは「いつもお世話になっております」と挨拶から始めて、日頃の感謝の気持を告げて下さい。次に異動の事実事を告げて、異動日と異動先についても告げて下さい。異動を告げるメールを特にお世話になった人へ発信を行うケースでは、印象に残っているエピソードを入れて発信もいいです。
それだけでなく、引継に関して、引き継いだ人の名前と連絡先を必ず記載しておいて下さい。では、異動を告げるメールにおける例文を見て下さい。
異動を告げるメールにおける例文
異動を告げるメールにおける例文を送り先別でご紹介致します。
社内向けの異動を告げるメール
件名：異動の挨拶 ◆◆◆◆（氏名）
◆◆部 各位
お疲れ様です。◆◆です。
突然では御座いますが◯月◯日（曜日）付けで◯部から◯部への異動になります。
つきましては、異動後の連絡先をお告げしておきますのでご確認の程宜しくお願い致します。
～～～～～～～～～～～
◯月◯日（曜日）以降の連絡先
◯部
電話番号：000-000-0000（内線：0番）
メールアドレス：
～～～～～～～～～～～
また、後任につきましては◆◆さんが担当させて頂きます。
本来であればお伺いをしてご挨拶をスべきところ、急な辞令にてメールでのご連絡となり申し訳御座いません。
◆部では・・・・（簡単なエピソードを入れる）
新しい部署では姿勢を新たに、全力を尽くしてまいります。今後とも変わらぬご指導・ご鞭撻の程宜しくお願い致します。
～署名～
社外（取引先）向けの異動を告げるメール
件名：異動のご挨拶/株式会社◆◆ ◆◆
◆◆株式会社
◆◆部 ◆◆様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◆◆の◆◆です。
突然では御座いますが、この度◯月◯日で◆◆部署へ異動する事となりました事をご報告致します。
本ラインであれば直接ご挨拶に伺うところなのですが、メールでのご報告となってしまった事をお詫び申し上げます。
◆◆様には、私の着任以降多くの事を勉強させて頂きました。時にはご迷惑をおかけする事もたくさんありましたが、それでも優しくご指導して頂きました。本当にありがとう御座いました。
なお、後任として以降の仕事は◆◆が担当させて頂きます。
～～～～～～～～～
◆◆の連絡先
メールアドレス：
電話番号：
～～～～～～～～～
今後も変わらずご愛顧頂けますと幸いです。
また、私の新しい連絡先は以下となります。
～～～～～～～～
◆◆の連絡先
メールアドレス：
電話番号：
～～～～～～～～
今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。
～署名～
ビジネスにて「異動」の挨拶メールは発信時期に留意！社内だけでなく社外にも忘れずに！
異動が決まったら、引継etcの作業も必要ですが異動を告げるメールetcの挨拶を行う事も忘れないようにして下さい。異動を告げるメールにもマナーがあります。特に社外への発信ケースでは一斉送信はせずに個別に発信して、社内でも特にお世話になった人に対しては個別での発信を心がけて下さい。
最後迄周囲の人へ配慮を忘れずにいて下さい。特に社外には個人としても組織としても信頼を失わない為に忘れずに挨拶しておいて下さい。
