ビジネスシーンでは、何らかの理由で長く連絡をとっていなかった先方に連絡をする事があります。その時に「お久しぶりです」とメールを送っても良いのかどうか、または他の言葉に言い換えた方が良いのかどうか、迷ってしまう事があるかと思います。久しぶりの目上の上司やお客様に失礼にならないよう、はじめの挨拶が大きなポイントになります。ビジネスメールで使える「久しぶり」メールの例文について、締めをはじめとする書き方や注意点も併せて紹介します。
ビジネスメールで使える「久しぶり」
ビジネスメールでは「久しぶり」ではなく「お久しぶりです」「ご無沙汰しております」というように丁寧な言葉に変えて用いるようにして下さい。
「お久しぶりです」としても問題はないのですが、同僚や目下の人などに用いる言葉とされているので、用いる先方によっては不快な思いをさせてしまう恐れもあるので注意が必要です。
久しぶりメールを送信する際の注意点
久しぶりメールを送信する際の注意点は以下のとおりです。
送信するタイミング
例えば1ヶ月間連絡を取っていなかった先方に「久しぶり」というのは間違いではないです。ですがビジネスシーンで「お久しぶりです」や「ご無沙汰しております」と用いる場合は前回の連絡を取ってから3ヶ月以上連絡を取っていない先方に用いるようにして下さい。この期間はあくまでも目安なので、心配な方は目上の上司へ一度相談をしてからメールを送信するようにしてみて下さい。
忘れられている可能性も考える
前回のやり取りから期間が空けば空くほど、自分の事を忘れられてしまっている恐れもあります。「覚えられている」事を前提にするのは良くありません。やりとりをスムーズに進める為にも、自分の事を思い出してもらう文言を入れるようにして下さい。
例えば「◯月頃に●●の件でお取引をさせて頂きました●●です」「●●の会議で一度ご挨拶致しました●●です」など、以前にやり取りがあった事、その時期を明記して送信するようにして下さい。
必ず要件を記載
まずは、先方に覚えてもらっているかどうか確認をする為に「お久しぶりです、元気にしていましたか？」など世間話からメールを送信する方もいらっしゃいますが、その場合いたずらだと取られてしまう可能性もあります。必ずメール内には、要件や敬意を明確にして送信する事が大切です。
久しぶりメールの作り方
久しぶりメールの作り方は以下の通りです。
まずは謝罪や先方を気遣う言葉をかける
お客様や取引先などのかしこまった先方にたいしてメールを送信する場合は、久しぶりである事を伝えた後に長らく連絡をしなかった事に対してお詫びの言葉を入れる事がポイントです。季語などを使って少し堅めな印象で作成しても問題ありません。また「ご無沙汰しておりますがいかがお過ごしでしょうか」などと先方を気遣うような一言をいれるのも良いですよ。
要件を伝える
挨拶の後は、早速要件に入ります。要件は具体的に伝えるようにして下さい。また、要件がたくさんある場合は、文章で長々と説明するよりも、箇条書きにして伝えるとわかりやすくて良いですよ。
締めの言葉
ビジネスメールの基本中の基本ですが、最後は締めの言葉で終わって下さい。例えばなにかのお願メールだった場合「ご検討のほどよろしくお願い致します」「お忙しいところ恐れ入りますが」など。何かに参加して欲しい時のメールの場合は「当日お会い出来る事を心より楽しみにしております」などという言葉で締めるようにして下さい。
久しぶりメールの例文
久しぶりメールの例文は以下のとおりです。
【例文】新サービスの案内
件名：弊社新サービスのご案内
株式会社●●
●●部●●様
大変ご無沙汰しております。寒い日が続いておりますがお変わりございませんでしょうか。
昨年の8月に～～でお世話になりました●●株式会社●●です。
その節は、貴重なお話を聞かせて頂き誠にありがとうございます。
さて、この度ご連絡させて頂いたのは、新サービスのご案内の為です。
以前●●様から、●●について課題を感じているという事を仰っていた事を思い出しまして、弊社新サービスの●●であれば解決のお役に立てるのではないかと思いご連絡した次第です。
新サービスについての詳細はPDFにて詳細をお送りしておりますので、ご質問等ございましたら、遠慮なく●●までご連絡下さいませ。
ご多忙中大変恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。
～署名～
【例文】社内連絡
件名：●●に関するご相談
●●部●●様
お疲れ様です。●●部の●●です。
昨年は●●についての助言を頂きまして誠にありがとうございました。
あれから、大変ご無沙汰をしておりまして申し訳ありません。
さて、本日は●●についてご相談がありご連絡させて頂きました。
この度、●●の企画を立ち上げ私が推進していく事となりました。しかし、私は●●の分野においての知識がかなり浅い為、●●さんにご教授頂けないかと考えております。
●●さんは●●において社内トップクラスの知識をお持ちだと伺いました。
ぜひお力添えをして頂けないでしょうか。
つきましては、◯月◯日頃に●●部へお伺いさせて頂けますと幸いです。
お忙しい中大変恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
～署名～
目上の上司やお客様で久しぶりな人にメールを送信するときはビジネスルールに則って失礼のないように
久しぶりメールを送信する場合、まずは久しぶりである事を文章の中で伝えなければいけません。「お久しぶりです」とするのも良いですが、目上の方や取引先、お客様などへ久しぶりにメールを送信する場合は「ご無沙汰しております」という方が丁寧です。
また、連絡していない期間が長い場合先方に忘れられてしまっている可能性もあります。どういった接点があったのかなど、自分だという事を思い出してもらえるような事を書いて思い出してもらう事もポイントです。久しぶりのメールで粗相の無いよう、気をつけてメールの文章を作って下さい。
時間が空いてしまった人に対してメールでコミュニケーションを取るシチュエーションは少し緊張をしたり失礼になってしまったり覚えていてくれているかなと不安になるものですが、失礼さえしなければ問題はないのであまり気負いせずにメールを書き上げると良いです。
