ビジネスシーンで明細書を作成する機会は多いでしょう。その明細書の中でも、返金における明細書を作成する事があるかもしれません。返金の明細書とは何か？書き方について解説します。書き方に戸惑う際は適宜テンプレートも使って下さい。
明細書について知る
返金における明細書を作成する前に、しっかりと理解しておくべきポイントが明細書についてです。新入社員の方で初めて作成するといった方や、転職で初めて作成しなければならないといった方などは、明細書自体がどういった書類なのか理解しておく必要があります。基本について解説します。
明細書とは？
商品やサービスなどを購入したり発注する際、その明細をひとつずつ表記した書類です。
例えば、スーパーやコンビニなどで買物をした時、総額が1,000円だったとしましょう。この際、領収書は1,000円を発行されますが、明細書は何を購入したかひとつずつまとめてあるような書類です。要するに、レシートのようなもので、ビジネスにおいても単価や数量などを細かく記載した書類です。
明細書と領収書は違う？
ビジネスにおいて具体的には明細書と領収書はどこの部分に違いがあるのかをチェックします。
まず、明細書は上記でもお伝えしているように購入したものや購入予定の品やサービスをひとつずつ記載している書類です。
一方、領収書は何かの理由で購入した金額の総額を記載するような形の書類です。
- 発行日
- 宛名
- 金額
- 但し書き
- 発行元の正式名称
- 収入印紙
明細書と領収書の違いは、以下の通りです。
- 明細書・・・具体的にどんな品に代金を支払ったかがわかる
- 領収書・・・どういった目的で使用したのか全体的な金額がわかる
どちらを作成すべきか
明細書と領収書は、どちらでも法的効力は変わらないです。例えば、事業で小さなな小屋を作るとなった時、ホームセンターで複数の材料を購入したとします。領収書であれば、品代に「制作物費として」といった形で金額をまとめる事が出来ます。
一方、明細書であればひとつずつ何を購入したのか記載する必要がありますが、これについても目的は小屋を作る事なので領収書と変わりません。
しかし、より広い範囲の費用を請求する際、何に使用したかわからない領収書の場合、経理が認めてくれなかったり、税務書からチェックが入る可能性があります。明細書の場合、何にどれだけの金額を使用したかがわかる為不正防止に繋がりますし、信頼レベルが高いといえるのです。
返金における明細書について知る
明細書の基本について理解して頂けたかと思います。次に、本題となる返金における明細書の作成方法について見ていきます。
返金明細書とは
返金明細書を作成する上で重要になってくる事は、上記でも解説したように、いくつか販売したり提供したサービスの中でどれを返金するのか細かく記載出来る項目を作成する部分です。
例えば、10個のサービスを提供した後、それに対応する賃金を受け取っていたとしましょう。この場合、返金明細書を作成するとなると全てが返金対応すべきなのか、それともそのうちの数個のサービスを返金するのかが肝心になってきます。
その為、領収書のように全てを無しにするのか、また返金した分だけを差し引いた領収書を作成するのかによっても変わってくるわけです。そういったシチュエーションに対応する為にいくつかの項目を作成しておく必要があります。
返金明細書の書き方
基本的には、一般的な明細書とほとんど変わらず、少しニュアンスを変化させるといったイメージで作成してあれば問題ありません。
まず、A4サイズの書類に作成する事を想定した構成にしましょう。返金明細書といった標題を最上部に記載します。フォントも大きく設定し、一目でこの書類が返金明細書である事を理解出来るように作成されていると丁寧です。
そして、右上部分には日付を作成しましょう。基本的には、令和や西暦の年号から記載出来るようにしていきます。経理や労務がこういった書類を管理する場合、書類No.を作成する必要が出てきます。
仮に不必要でも、書類No.は作成しておいた方が無難かもしれません。そして、左上側には氏名と住所、電話番号を記載出来る項目を作成して下さい。
返金明細書の項目
ここまでは、基本的な明細書ととくに違いはなかったと思います。重要なのは、ここからの記載内容です。
まず、返金明細書ですのでいくつかの項目を作成しておく必要があります。以下の項目をしっかりと作成すれば問題ありません。
- 日付
- 商品名
- 金額
- 消費税
- 合計金額
- 返金金額
- 返金消費税
- 返金合計
- 差引金額
- 合計額を計算出来る総額の欄
消費税は、合計としてまとめて作成する事も出来る為、自社のシチュエーションによって変化させてもいいかもしれません。あとは、備考欄を作成しておけば、基本的に返金明細書の作成の仕方とすれば対応出来ます。
返金明細書とはどのようなドキュメントか理解した上で書き方を意識しよう！
返金明細書を作成する際は、しっかりと細かい項目まで忘れずに書き方を意識して下さい。金額にかかわるドキュメントなのでわからない時は、すでに存在しているテンプレートなどを利用すると安心です。返金明細書とはどのような目的で使われるものなのかをはっきりと認識した上で書き方を身に付けて下さい。
