誤認のお詫びや謝罪のメールについて例文や注意点を紹介します。取引先やお客様との良好なビジネス関係維持に欠かせないフェーズです。どれだけ気をつけていても誤りは起こってしまうものです。
誤りを起こさない為に日々気をつけて仕事を進めるのはもちろん肝心な事ですが、一番肝心な事は、誤りに気付いた時の対処方法です。まずはお詫びをする事が肝心なのですが、具体的にどのような表現でお詫びをすればいいのかetcを知らないという方も多いです。
誤認のお詫びの想いを込めたメールとは
誤認のお詫びの想いを込めたメールとは表現の通り、誤認をお詫びしたり謝罪する為のメールの事を言います。一般的にお詫びは直接会ってする必要があります。ですが自身や関係者etcの不手際についてメールでお詫びする事で【いち早くお詫びをしたかった】という誠意を見せる事が出来ます。
誤認を謝るのは勇気が要る
誤認で他者の時間を奪ってしまったら、ただでさえ自責の念で頭がいっぱいになってしまいます。なんでこんなことをおかしてしまったんだろう…とか、仕事に対する自信を失ってしまったり、次同じ失敗をしないようにしないとという気持ちが強すぎて身動きが取れなくなる人も居ます。
とはいえ、ヒューマンエラーは人間が仕事をしている限りどうしても発生をゼロにするのは不可能です。限りなくゼロに近づける事は可能です。長い目で見てこの体験は成長の為の通過点なんだと認識をして素直に謝る姿勢を意識するきっかけだと捉えると良いです。
謝るという行為は先方によってはより怒鳴られたり責められたりと怖い体験に繋がる可能性もゼロではないですが、耐性を付けたり経験を積むのも大事です。そして自分自身の信頼を失わないように、これ以上下げないように頭を下げるという誠意は肝心なのです。
お詫びの想いを込めたメールのマナー
まずはお詫びの想いを込めたメールの一般的なマナーについてチェックしていきます。
【お詫びの想いを込めたメールのマナー①】謝罪の表現をはっきりと述べる
お詫びの想いを込めたメールで肝心なのは、謝罪の表現をはっきりと述べる事です。感情が伝わりにくいメールですから、メールの文章には細心の注意をはらう必要があります。まずは、言い訳etcはせずに【この度は、私の不手際によってあなたへ迷惑をかけてしまい申し訳ないです】と非を認めたうえで丁重に謝罪する必要があります。
【お詫びの想いを込めたメールのマナー②】今後についてはっきり対処するという事を述べる
次も同じような誤りを起こさないように、どうしていくのかを先方に述べる必要があります。ら、今後の対処についての説明は非常に重要となります。
今後の対処については以下について、わかりやすく説明するようにして下さい。
- どのように責任をとるのか
- 具体的な対処策
例えば【今回私の誤りにより不足した商品については、本日中に必ずお届け致します。ご迷惑をお掛けした店舗へは私が直接伺って、◆◆様へ謝罪して参ります。】etcです。また、数字etcを使って明記する必要のあるものに対しては正しい数字を出す必要があります。
【お詫びの想いを込めたメールのマナー③】誤字脱字に気を付ける
謝罪を告げるメールですから、誤字脱字は絶対にあってはいけない誤りと言っても過言ではないです。誤字脱字がないよう、メールを送る前には必ずチェックするようにして下さい。謝罪を告げるメールでありがちな誤りが【すみません】を【すいません】と記述してしまう誤りです。
【お詫びの想いを込めたメールのマナー④】出来る限り早く対処
謝罪するうえで、出来る限り早く対処するという事は非常に重要です。問題に対して謝罪もせず放置していると、さらに事態が悪化するだけではなく、幾ら丁重なメールを送ったとしても誠意が伝わる事はないです。
認識違いによる謝罪を告げるメールにおける注意点
次に、認識違いによる謝罪を告げるメールにおける注意点をご紹介致します。
【謝罪を告げるメールにおける注意点】【勘違い】と【認識違い】の混同に注意
ありがちなのが、自身の確認不足、勘違いを【認識違い】と思ってしまうパターンです。認識違いとは、お互いの認識にズレが生じていたら、勘違いとは異なるので注意が必要です。
まずは【勘違い】か【認識違い】かを客観的にみて慎重に判断する事が肝心です。また、お詫びの想いを込めたメールなら認識違いであったとしても【認識違い】ではなく【私の勘違いにより・・・】とするようにして下さい。
お詫びの想いを込めたメールで頻繁に用いられる表現
お詫びの想いを込めたメールで頻繁に用いられる表現は以下の通りです。
小さな誤りに対して使える謝罪の表現
謝罪すれば許されるような小さな誤りや誤解に対する謝罪であれば
- 申し訳ないです
- 失礼致しました
- お許し下さい
- 反省しております
- お詫び申し上げます
etcの表現がよく用いられています。
重大な誤りに対して使える謝罪の表現
- 猛省しております
- 謹んでお詫び申し上げます
- 心より謝罪申し上げます
- 弁解の余地も御座いません
その他謝罪の表現
- 大変失礼致しました
- ご迷惑をお掛け致しました
- 申し訳御座いません
etc、軽い謝罪では先方に不快な思いをさせてしまうシチュエーションに使える丁重な表現です。
認識違いによる謝罪を告げるメールにおける例文
認識違いによる謝罪を告げるメールにおける例文は以下の通りです。
- この度は、◆◆の会議についての資料で誤ったものを送付してしまい、大変申し訳御座いませんでした。
- この度は私の勘違いにより、御社へ多大なるご迷惑をお掛けしました事を心よりお詫び申し上げます。
- この度は私の勝手な思い込みから御社ならずお客様に迄多大なご迷惑をお掛けしました事、深くお詫び申し上げます。
- 先日頂いておりました商品の納品数につきまして、私の勘違いで、本来10個ご注文頂いていたものを5個にしてしまっておりました。こちらの不手際により◆◆様にご迷惑をお掛け致しました事、心より深くお詫び申し上げます。なお、不足分につきましては本日◯時に直接伺ってお渡し致します。今後このような事が無いように、再発防止に取り組んで参ります。今後とも何卒よろしくお願い致します。
誤認のお詫びや謝罪のメールで取引先やお客様との良好なビジネス関係維持に努めよう
誤認の謝罪を告げるメールは、自身の非を認めた上で謝罪をする事が大きなポイントになります。たとえ先方に非があったとしても、その事を指摘してしまうと心のこもった謝罪がされていないと先方に思われてしまう他、不快な思いをさせてしまう恐れがありますので気を付けて下さい。
お詫びの気持ちを述べる謝罪を告げるメールは慎重になって作らなければいけない為、出来れば送信前に上司etcにダブルチェックをお願いする事をおすすめします。
