企業はもちろん、小学校や中学校の関係者やPTA、また何らかのコミュニティで激励会を開催する事もあります。その際、主催側の人間になっている場合、案内文を作成しなければなりません。とはいえ、案内文を作成した事がないといった方も多いです。激励会の案内文の書き方や例文を紹介します。勇気づける内容で書けるようになると好印象です！
【例文】激励会の案内文
関係者各位
日付
●●小学校●●
PTA会長●●
令和○年度 転出職員激励会の開催についてのご案内
薫風緑樹をわたる好季節となりました。皆様におかれましてはますますご清祥の事とお喜び申し上げます。
さて、学校関係者また地域の皆様のご理解とご支援を賜りまして今学年度も修了の運びとなりました。この度、本校での勤めを終えた先生方が転勤する事となり、感謝と激励の気持ちを表す為に下記の通りPTA主催の激励会を開催する事になりました。
時節側、ご多用の折とは存じますが、ぜひご参加頂けますと幸いです。
記
日時●●
場所●●
転出予定の職員につきましては、●月●日付けの公文に記載されてありますので、ご覧下さい。
以上
激励会における案内文の書き方ポイント
書き方の書き方について解説していきます。他のよくある案内文とは全く内容が違うといったものではありません。あくまで、激励会の案内文も案内文のひとつですので、それを意識した書き方で大丈夫です。
【書き方ポイント①】激励会の案内文は構成通りに作る
基本的に構成通りに作成していけば大きな間違いにはなりません。例えば、案内文は以下の内容で作成されています。
- 日付
- 宛名
- 差出人
- 標題
- 主文
- 記書き
上記の例文のような形で、構成に沿って作成していけば案内文としては読みやすい形になるのでおすすめです。
【書き方ポイント②】送る時期には注意
案内文は、作成すれば終わりではありません。作成後、それを送る時期に注意しなければならないです。数ヶ月前といったあまりに早い予定を組んでしまうと、予定が急に入る方もいるので避けるのが無難です。
とはいえ、あまりにもギリギリ送付すると参加率が悪くなりますし、大人の多くは予定を空けるのに手間をかける為迷惑です。
激励会とは
激励会の案内文を作る上で、根本的な部分を間違わないようにして下さい。それが、激励会とは何かといった部分です。頻繁に開催している中学校をはじめとする団体であれば理解しているかもしれません。
しかし、急に担当者になった時、一体どういった事をするイベントなのか知らないまま進めてしまうのは問題です。案内文を作る際、激励会の意味を理解していないと間違った解釈で本文やプログラムを組んでしまいます。激励会の基本を解説します。
壮行会との違い
激励会は、スポーツ関連でも多く開催されています。その為、激励会は壮行会と同様の内容だと思っている方も少なくないです。特に、壮行会は今から試合に行くといった選手たちを鼓舞するようなイベントである事からも、どこか激励会に近しいイメージを与えます。
とはいえ、激励会と壮行会は内容に劇的に違いがあります。しっかりとその差を理解しておくべきです。簡単に説明すると、壮行会は送り出すメインのイベントで、激励会は送り出すわけではないという感じです。
壮行会とは
今勤務している場所や所属している場所を離れて活躍しにいく方たちを送り出すものです。例えば、スポーツでいえばオリンピックがよい例です。いつも練習している日本を離れ、遠い海外で活動するといったシチュエーションの場合、それら選手を送り出す為に壮行会が開催されます。
激励会とは
新しい事にチャレンジする方を励ます為に開催される催しです。激励会も頑張ってほしいといった気持ちが込められているものの、どこかに行ってしまう…といったシチュエーションではないです。
シンプルに励ましの目的だけに開催されるものです。例えば、上記の例文は先生たちが離れていってしまう事への激励会でした。
送別会との違い
激励会は送別会にも近しいといったイメージを抱いている方もいるかもしれません。たしかに、送別会にも近しい内容で激励会が開催される事も少なくありません。とはいえ、送別会は上記の壮行会のようにその場を離れ、さらに戻ってくる事はない事が前提になります。
惜別の気持ちを込めて送り出すのが送別会です。激励会は別れというよりは、新しい場所でも頑張れといったイベントになります。送別会と壮行会と激励会は近いイメージを持ちますが、内容の違いを理解しておく事が不可欠です。混合せずに理解した上で案内文を作成して下さい。
激励会の案内文の書き方で注意すべきは「激励会」の内容を理解する事
激励会の案内文は、一般的な案内文の書き方でも作成されていれば問題ありません。一方、送別会や壮行会との違いをしっかりと理解する事も不可欠です。部活が活発である中学校や高校では特に良く開催される傾向にあります。激励会の趣旨や内容を理解した上で、案内文の作成を心がけてみて下さい。
