固定電話が珍しくなった現代、FAXの送り方がわからない人は少なくありません。FAXのマナーと注意点を解説するので会社でのビジネスにもお役立て下さい。ビジネスにおいて、FAXの利用機会がある方は少なくありません。紙文化はまだまだ健在です。
近年、メールやクラウドサービスで済ます事が多いやり取りではあるものの、業界によってはFAXで要件をやり取りを行う必要がある会社もあります。
FAXの送り方
FAXを利用する際のマナー以前に、送り方がわからない方もいるかもしれません。近年、固定電話機を持たない方も増えている為、FAXを利用した経験のない方も少なくありません。まず、送り方を解説します。
FAXの利用の仕方
- まず、FAXを送受信出来る固定電話を用意します。上部にあるふた部分を開けると原稿を入れる事が出来るようになっています。
- 原稿を差し込んだら次に送る相手の番号を入力。
- その後、ボタンを押せば送る事が可能です。
- 液晶画面には送信中と文字が出てきますが、送信が終われば送信完了の文字が出てくるので問題ありません。
FAXを送る際のマナーのポイント
マナーについてまとめていきます。
- 表書き
- 記載内容
- 送ってはいけないもの
- 文字
- 送信後の対応
【FAXの送り方マナー①】表書き
ビジネスでFAXを送る際、必ず必要になるのが「表書き」です。表書きとは、いわゆる送る書面の表紙のようなもので、どういった内容を送ったのか一目で相手が理解出来るようになっているものです。
基本的にビジネスマナーを守った簡単な定型の挨拶文で問題ありません。プライベートな内容だったり、奇をてらった内容は避けるのが基本です。
FAXのやりとりは多くの会社とやりとりをしているケースがほとんどです。受け取り手に見落とされてしまうリスクもあるのがデメリットです。しっかりと内容を瞬時に理解してもらえるような目立って単純明快な表書きを心がける姿勢が求められます。
【FAXの送り方マナー②】記載内容
会社をはじめとしたビジネスシーンでFAXを送る際、FAXに書く内容はごくシンプルに仕上げる事が重要です。長々とした文章をFAXのような紙で送るのは相手がわかりにくく、さらに受け取ったかわからない事もある為マナー違反となります。
【FAXの送り方マナー③】送ってはいけないもの
FAXを送る際のマナーとして、送ってはいけないものがあります。前述した内容にも繋がってきますが、基本的に送信されてしまったら誰もが確認出来る文書です。
- 機密情報
- 重要な親書
- 個人情報
上記が記載されているものは送信してはなりません。リークしてはいけないセンシティブな情報が一度流出してしまっては信頼も地に落ちてしまいビジネス関係に致命的なダメージを与えてしまいます。覆水盆に返らずです。
【FAXの送り方マナー④】文字
使う文字にはとくに規定はありませんが、マナーとして相手が読みやすい文字で作成されている事が求められます。文書作成の基本的マナーでもあります。パッと見て「わからない…」と思わせてしまうような見栄えはNGです。
- 大きさ
- フォント
- 濃さ
【FAXの送り方マナー⑤】送信後の対応
送信した後、それを送りっぱなしというのはマナーに欠けてしまいます。仮に数社に一斉送信しているのであればよいですが、特定の送信先であれば担当者にメールや電話をして“FAXを送った旨”を伝えるのが基本です。
FAXの送り方マナーを身に付けて会社やビジネスシーンで活用しよう！
近頃利用頻度が減ってきたとはいえ、固定電話やFAXはまだまだ利用されています。ビジネスで使う際は送り方のマナー、特に個人情報をはじめとした機密情報の取り扱いに十分気を付けて送るように心がけておくと安心です。
