「注文請書を作成してほしい」とオーダーされた会社側から言われる事もあるでしょう。注文請書は、業種限らず様々なシチュエーションで発生する文章のひとつですが、一度も作成した事がない方はどんなところからスタートすればよいか悩んでしまうでしょう。注文請書とは、作り方やテンプレートetcを解説します。
注文請書とは？
その名の通り受け取った受注側がそのオーダーを引き受けるという意志を表す為に発行される書類です。
「注文書や発注書」を受け取って、「注文請書」を発行する流れ
多くのケースで、注文書は発注書と言われオーダーする側が作成する資料です。これをきっかけに受注する側が注文請書を発行するという流れが一般的です。発注する側とオーダーを受ける側が注文書と注文請書を送りあったら取引の契約が成立するという流れになります。
例えば、店鋪で何らかの商品を仕入れたい時、何がどれくらい必要なのかその業者に注文書を送ります。それを受けた業者側（受注側）も注文請書を送り、発注を受けましたという意思表示を示し、契約が成立します。
もっと詳しく注文書の内容を知りたい方は注文書の書き方や例文をご説明！収入印紙は必要？発注書や契約書との違いは？よりご確認頂く事が出来ます。両方の作成や発行を行う時に作り方が分からない時におすすめです。
後に商品を送り、その商品の中に納品書を入れて先方に間違いがないか確認してもらい、間違いがなければ請求書を送るという流れです。
この注文請書の金額と送られてきた金額、もちろんその商品が間違っていないかをしっかりと確認する事、注文請書自体が間違っていないetc、ビジネスにおいては正確に作成する事が求められます。
オンラインでの買い物の受注メールも注文請書と同じ役割！
楽天市場やAmazon、Yahooショッピングや多くの通販の会社で買い物をした時に受注メールが必ず返送されてきます。受注メールとは、自分が何を買ったのか確認する為に送られてくる内容の確認のメールです。そうなんです。実は、これが注文請書と同じ役目をしているのです。紙とメールでの違いはありますが、確認メールが注文請書と同じ役割なのです。
注文請書の作成方法
注文請書を作成する時、どんな部分に注意して作成すればよいのでしょうか。
注文請書の作成前に「発注書」をしっかりチェック！
注文請書は、前述したように発注書を受け取った受注側が作成しなければいけません。発注書がしっかりしてなければ注文請書も発行出来ません。その為発注書をしっかり確認する必要があります。
発注書や注文請書が同時作成or一緒になっているケースも！便利！
オーダーする側、発注者の方で作成する発注書に注文請書が同時に作成されているケースがあります。注文内容を確認してもらい発注を受けてもらえるならサインもしくは印鑑を押して返送して下さい。のように発注書と注文請書が一緒になっている時は便利です。
注文請書のテンプレートがない時、必要最低限の項目を押さえておこう！
注文請書が、企業自体にテンプレートが存在していればよいですが、中にはゼロベースから作成する事が求められる事もあるでしょう。
そんな時の為に、作成の仕方について考えていきたいと思います。注文請書の意味は前述でも記述している通り、発注書に対してオーダーを受けましたという意思表示です。
その為、以下の項目を記述して「このオーダーを受けました」という丁寧な文章と担当者のサインもしくは押印すると注文請書が完成します。
- 商品名
- 値段
- 数量
- 納期
資料作成の際は「何のための資料か」を考えると作業がスムーズに！
資料を作成する時は、この資料が何を意味する資料なのかを考えて作成すればおのずと答えは見えてきます。そしてまずは必要な項目を書き出し、形を整えていく、そしてビジネスとは相手あっての事ですから、何か付け加える項目があるかないかしっかり吟味して資料を作成していく必要があります。
例えば、納期をしっかり記述してあげるという事は発注した側からすれば凄くわかりやすく、次の行動をとりやすくなる事ですので、非常に助かる事でしょう。このように、ちょっとした気遣いが、ビジネスでは必要になっていきます。
テンプレートを調べて情報収集するのもおすすめ！
余談ではありますが、全く作成した事がない方は、インターネット上にテンプレートが存在していますので、調べてみて無料でダウンロード出来るテンプレートがあればダウンロードして中身を見てみるのも参考になります。
注文請書の項目とは？
注文請書を作成する際、ある決まった項目を作成する事が求められます。
この項目を守らずに作成するとあとあとトラブルに発展する事もありますので注意して作成するようにして下さい。
さて、記述すべき項目について考えていきます。
発行日
まず、発行日です。いつ発行されたのかをしっかりと確認出来るように作成する事が重要になります。発行日（注文年月日）が注文請書の発行日が発注書よりまえの日付にならないように注意して下さい。
発注者の名称
そして、次に注意すべきは発注者側の名称です。以下の「誰が発注書を提出したのか」という情報が分かるようにしないとなりません。
- 店鋪名
- 企業名
- 個人名
受注者の情報
また、この注文請書を送る側、つまり受注者の欄も作成する事が求められます。
注文請書は万が一のための公的資料！
一般的には取引の中で付き合いのある業者同士が発注書や注文請書をやり取りする事が多いでしょうが、やはり何かが起こった際の公的な資料のひとつになり得ます。
そんな部分を考えた時、やはり注文請書は受注者の情報もしっかりと作成すべきと考えられるでしょう。
注文請書の作成がトラブル予防に繋がる！
大事な事は商品の確認です。発注書を受けて発注書に記述された商品全て納品出来るのであれば全て注文請書に記述する必要があります。いくつか受ける事が出来ず、発注書の何商品かは大丈夫という時は受けれる商品のみ記述の上、受けれない商品はどういう理由で受けれないかを明確に記述してあげる事が優しいです。
そして、前述でも記述した通り、納期の記述や押印と必要な項目を足して相手に分かりやすい資料を作成して下さい。このようにしっかり記述する事で、トラブルを失くす事につながります。
注文請書で忘れてはいけない項目
注文請書を作成する際、特に契約内容や支払い方法の明記は忘れてはいけない項目になります。
当然、数量や単価から始まり、その納期や金額etcも記述しないと問題です。工事現場で発行する際は、その工事が行なわれる場所や着工日も記述するようにして下さい。
また、支払い方法や支払い期限etcも記述すべきです。中には、特に支払い期限を記述していなかったからという事で支払いをなかなかしてくれない業者もあります。
そんな部分も鑑みて、支払い納期も必ず示しておく事をおすすめします。
収入印紙は必要？不要？
また、収入印紙を使用するか否かがよく問われます。注文請書に関しては、「契約の成立を証明出来る資料」に該当する事になっており、1万円以上の取引内容だった時は収入印紙を貼付する必要が発生します。一万円未満であれば不要です。
- 100万円以下…200円の収入印紙
- 100万円以上200万円以下…400円の収入印紙
- 200万円以上300万円以下…1000円の収入印紙
ただし、ファックスで送付したり電子メールで送信した時は収入印紙が不要になります。
しかし、建設業における時は高額になる事がほとんどですので、FAXで送るという事はありません。注文請書は契約書と同じ効力が生じますので、収入印紙にしっかり割印を押して郵送で送るようにして下さい。
注文請書のテンプレート
会社内にテンプレートがなければ、ゼロから作成するという事になります。注文請書を作成する際、注文請書の事を理解していなければ、ゼロから全てを作成するとなるとかなりの重労働となります。
相手企業に対してどんなアプローチをするべきか、失礼の内容に作成する事が求められる事でしょう。しかし、状況によっては作成が間違ってしまう事もあります。そんな時、おすすめはテンプレートを利用するという事です。
前述でも記述した通り、テンプレートや作り方、作成の仕方etcは、無料でインターネットに存在しており、アレンジ出来るようにエクセル、ワードで作成されたテンプレートとしても存在しています。注文請書の例文や書き方やマナー＆無料テンプレートよりダウンロードが可能ですので、注文書などと合わせてご利用ください。必要な素材は検索まどより探す事が簡易的に出来ます。
テンプレートをカスタマイズ！
シンプルなテンプレートから探せば自分の業種に合うテンプレートも見つかったりします。これを見るだけでもどんな項目で資料が作成されているか理解出来るようになるので、勉強になります。最初はわからなければそのまま使ってみると良いでしょう。そうすると若干の手直しが必要だと感じたら自分流に修正して、自分独自の注文請書を作成して下さい。
上司からのチェックもお願いしよう！
必ず自己完結せず、作成したら上司に確認してもらう事が重要です。非常に重要な資料ですので、必ず確認して下さい。
テンプレート導入は効率化にも繋がる！
このように、注文請書を作成する際は、こんなエクセル、ワードのテンプレートを活用するだけでも作業効率が大きく変わってきます。ぜひ、テンプレートを利用しながら活用して下さい。
割印etcについても学べる！
割印の注文請書の作成の仕方がわからない時もインターネットで調べてみるとテンプレートが無料でダウンロード出来るサイトがありますので、良く見てみて下さい。割印etcのルールetcも詳しく記述していますし、注文請書の事も記述していますので、非常に参考になります。
注文請書は金額etcを明確に記述！必要に応じて収入印紙も！
注文請書は、あまり細か過ぎる内容を記述するのではなく、相手が見てしっかりと理解出来るような内容である事が求められます。
注文請書を受け取る側の発注者が気にする事は、発注者側が送ってきた発注書の内容通りオーダーを受けてくれるのかという１点のみです。発注者側の内容を全て受ける事が出来るのであれば、発注者側の発注内容をそのまま記述して受注しましたという内容を送るだけです。
これで発注側も自分がどんな発注をしたのか確認出来ますし、発注内容を受注してもらえたという事を理解出来ますので、次の段階に進む事が出来ます。
発注を全て受けれない時は、受けれない部分をしっかり発注者側に伝えて下さい。いつまでも放置しておくと相手にどんな状況かわからず発注者側も次の行動に移れません。
相手に伝わりやすい、丁寧な注文請書の作成が出来るように心掛けて下さい。
