システムに関係するプロジェクトに参加する、また、IT業界に従事している、そのような方であれば、要件定義書と呼ばれる文書を作成する事があるかもしれません。まずは要件定義書とは何か、要件定義書はどのような場面で使われる書類なのかetc、様々な角度から見てみましょう。また、要件定義書の作成した事がなくて作り方や書き方が分からないという方の為に要件定義書とは、要件定義書の書き方や注意点やテンプレートについて解説します。
要件定義書とは？
要件定義書の作成をする前に、まず要件定義について考えておく必要性があります。
要件定義とは、顧客やクライアントの必要とするシステムに対する要望を明確に定める事を指します。システムetcをすすめる上で必要になってくる工程であり、この工程をスルーするわけにはいきません。
具体的に、何らかのプロジェクトが行なわれる際の流れは以下の通りです。
- 要件定義
- 設計
- 製造
- テスト
- 導入
その為、要件定義はそのプロジェクトがスタートする第一段階に行なわれるものであり、要件定義書もそこで必須になってくる文書となります。
システムに関して顧客から要望を受け、それをシステム担当者がまとめて書かれる書類。要するに、開発するシステム内容についての文書が要件定義書なのです。
誰が書くのかと言うと、システムに携わるSEです。顧客やクライアントの要望をヒアリングしながら文書を作成します。
簡単に言うと、システムを作りたいという顧客からシステムの提案依頼書や要求仕様がシステムの開発における一番最初のフェーズです。これらは、お客さんがどのようなシステムを作りたいかetcを細かく記入する書類です。これをシステム会社に提出してもらった後に、システム会社のSEが実現可能な事も含めて顧客の要望しているシステムは、こういうふうに作りますよと定義する書類を要件定義書と言います。
要件定義書を作成する前にシステムを作って欲しい顧客やクライアントの要望や要求を明確に引き出した上で、このような機能で、このような設計をしていくetcのシステムの開発の前段階である要件定義書を作成しなければなりません。
要件定義書の内容とは？
ただし、要件定義書を作ってほしいと依頼されただけでは具体的にどのように記入すれば良いのかしっくりきません。要件定義書はどんな内容で作る事が求められるのでしょうか。
まず、要件定義書は前述したようにシステムの担当者が最終的に顧客からの要望をまとめた文書です。
合意書の力も持つ文書！
合意書としても機能する為、内容は明確に細かく作成する事が求められます。顧客からのニーズを明確にまとめ、システムの担当者がプロの立場から最終的に判断したシステムの開発方針となる事から、顧客の要望を十分に満たした内容で記入されなければなりません。
要件定義書には細かくニーズやシステム機能を書き込む！
要件定義の工程では、担当のシステムエンジニアは、クライアント部門から要求を引き出してシステムに実装すべき機能を整理します。
要件定義書は、システムの設計や実装工程の前工程として作成されます。
何度も打ち合わせをして、以下のような項目を突き詰めて行きます。
- 顧客が要望するそのシステムで何をしたいのか
- なぜそのシステムが必要なのか
- どのようにして使いたいか
システム担当のSEとしてどのようなシステム設計が良いかetcと、システムの目的（要求定義）に基づきさらに分析や検討を行い、顧客が求めるシステムをSE的立場でブラッシュアップして実現の為に実装しなければならない機能や性能etcを明確にします。
何度も打ち合わせやヒアリングをして精度を高める必要がある！
この要件定義の段階では、プログラミングetcは行われず、何回も打ち合わせを重ねて、要件定義をブラッシュアップします。その中で顧客のほうもシステムをより良いものにする為に、より考えたシステムに対する要求を具体的にしていく必要があります。
システム会社はその要望を正しく理解する事が大事です。ここが重要です。言葉のニュアンスが曖昧だと間違ったように伝わってしまう事があるからです。そのような事がないよう何回も打ち合わせを重ねて、要件定義書は作成されます。
要件定義書を作成し終わった後でも、顧客やクライアントに要件定義書を明確に確認してもらい、１つ１つ説明して間違いないかの確認を取らないといけません。こうする事で、発注する側も緊張感をもってシステムの提案を出来るようになる上、どのようなシステムにしていきたいかという気持ちも大きくなり、良い提案が出てきやすいです。
要件定義書の書き方
要件定義書は、それぞれの企業によって大きく変わってくる可能性があります。これは仕事の流れが各企業で違うからです。流れが違えば書き方も変わってくるでしょう。
しかし、要件定義書を作成する場合、ある程度の決まった項目や内容が定められている為、それらを外さないように作成すれば安心して作成をすすめる事が出来るでしょう。
要件定義書で作成すべき項目
では、要件定義書を作成するにあたってどのような項目が必要になってくるのか、ひとつずつ考えていきたいと思います。
タイトル
まず、大きく要件定義書という事がわかるタイトルをつけましょう。この書類は何の為に作られた書類なのかわからない、という文書では意味がありません。明確にわかりやすいように要件定義書を作成する事が求められます。
概要
システムの概要について記入する項目を作成します。今回は、どのようなシステムなのかを、細かく作成出来るように作成して下さい。
目的
次に、システムを導入する目的を記入します。そもそも、なぜシステムを導入するにいたったのかが明確に分かるように要件定義書に項目を作る事でトラブルを防ぐ事が出来るでしょう。システム化の狙いといったような、システムを新しく導入する大まかな狙いについて記入します。経営戦略etcも含めた見ている側が納得出来るような内容で記入するようにして下さい。
業務フロー
そして、要件定義書には「システム導入後の業務フロー」が記入されている事も重要です。このシステムを導入した場合、今後の業務の流れがどうなるのか示したものを作成してみましょう。
機能要件や非機能要件
さらに、機能要件と非機能要件をわかりやすくする為の項目を作成すると良いです。
【重要！】顧客ニーズを理解して作成を進めよう！
前述でも少し記入しましたが、顧客の要望を正しく理解している事が重要です。そのうえで、自分が出来るSEとしての立場で設計や機能面を顧客の思っている以上の定義書にする必要があります。
基本的な事例は、仲間と相談しながら詰めていくと失敗を避けられる確率はUPします。
要件定義書のテンプレートをサンプルにするのもアリ！
要件定義書は、システム導入やこれから行なわれるプロジェクトに関して重要な立ち位置を示している書類です。
何となくという感覚で作成したり、分からないからとりあえず適当に記入したという内容ではなく、明確に事細かに分かるように作成する事が求められます。
テンプレートを記入サンプルにすれば参考になる！
しかし、要件定義書をゼロから自分の力で作るとなると経験のない方はとても不安になってしまう事でしょう。
一体、どのようなやり方がよいのでしょうか。そんな時、役立つのが要件定義書のテンプレートです。インターネット上には、要件定義書のエクセルテンプレートetcが無料でダウンロード出来るようになっており、自社の都合に合わせてアレンジする事etcが可能です。
もし、要件定義書を作成するのであればテンプレートを頼りにしてみるのもひとつの手段ではないでしょうか。
インターネット上にあるテンプレートは１つではないので、様々なテンプレートや見本やサンプルを見てみましょう。１つ１つ良く見ていると、共通する項目や独自の項目が見えてきて面白いでしょう。
自社で使っている要件定義書の様式がある方も他の要件定義書の様式が見てみたいという方もインターネット上にある要件定義書のテンプレートは参考になるのです。思わぬ気付きがあったりしますし、新たな項目を自社の要件定義書の様式に取り入れる事も出来ます。
何か良さそうな項目があれば、自社の要件定義書のテンプレートに付け加えてより良い要件定義書を作成しましょう。
要件定義書は正確さが重要！必要項目を漏れなく記入！
要件定義書は、細かなところを間違えるだけでも大きなシステム障害に発展するリスクを孕んでいます。とても重要な書類の文書ですので、一度作成したら多くの方にチェックしてもらうくらいの余裕や慎重さを持ちながら作成や提出して下さい。
そして、顧客やクライアントの求める事を理解する事が一番重要です。ここの段階でちゃんとすり合わせをしとかないとシステムの設計や開発工程が先に進めば進むほど、修正作業が生じた時に消費する労力や予算は莫大なものとなり損失にも繋がります。顧客やクライアントだけでなく、システムに関係する各部署や協力会社の方etc、色々な人に迷惑がかかります。
顧客やクライアントによっては「SEなんだから顧客が求めているシステムぐらい分かるでしょう？」という気持ちを少なからず持っていて受け身で居る場合も少なくありません。相手の要求の細かい部分まで、システム担当側から積極的にヒアリングを行って把握し、要望を細部まで引き出すような形で要求を明確に認識した上で、要件定義書は作成しなければなりません。
