ビジネスシーンで日々欠かせないものが、荷物の配達や受け取り。運送業者は別として、取引先などに荷物を送ったり、逆に数多くの荷物が勤務先に届くといった方も多いです。さて、そんな荷物を郵送する際、着払いか元払いで悩む事はないですか。ビジネスマナーにおける着払いマナーについて解説します。郵便を使った着払いの方法を身に着けて失礼にならないようにして下さい。
着払いについて
荷物を送る際、着払いか元払いかでいろいろと悩む事があります。とはいえ、そもそも着払いと元払いの違いを理解しておかなければなりません。着払いと元払いの基本的な知識について考えていきたいと思います。
着払いとは
着払いは、その名の通り到着した時に荷物を受け取った人物が支払いをするといったものです。着いたら払うといったネーミング同様、1000円の配送料がかかる場合、送った側は支払うのではなく受け取った側が支払うといった流れになります。
元払いとは
一方、元払いについて考えていきます。元払いは、先に運賃を配達側が送るといった支払い方法です。要するに、1000円かかる送料を先に送り主が支払い、受取人はそれを受け取るだけといった流れが元払いとなります。
着払いか元払いか
ビジネスマナーとしての着払いか元払いかといった議論に入る前に、一般常識としての着払いか元払いかといった部分をチェックしていきます。
例えば、通販であなたが洋服を購入したとします。通販サイトには送料が300円発生すると記載されているので、その送料を支払った上で商品代金を購入する事になります。さて、ここでのポイントは通販サイトの店舗側は元払いか着払いかどちらを選ぶのがマナーなのか。
仮に、代引きで購入した場合、店側は送料や商品代金を購入者側が支払う形になります。一方、クレジットカードなど先払いした場合は送料はすでに店側は受け取っている形なので、支払いは店側となり元払い発送となるわけです。
返品の場合
さて、上記で解説した着払いと元払いの流れは基本的なものであり、ある程度どなたでも理解出来ます。
とはいえ、一方でマナーとして難しいのが返品の場合です。
要するに、何か不手際だったり本人の都合で返品する場合は元払いが選ばれるのは通常です。
このように、どちらの都合で返品や郵送が行われているなど、そういった部分を考えた上で郵便の方法を選ぶ必要があります。
ビジネスにおける着払いマナー
ビジネスシーンにおける着払いのマナーについて考えていきます。
【着払いの方法①】必ず伝える
ビジネスシーンで何らかの郵便物を送る際、大切な事は先方に必ず着払いである事を伝える事です。仮に、何らかの報酬やお土産、サンプルを先方に送る場合は基本的には元払いですので、何もいわず暗黙の了解で郵送するかもしれません。
とはいえ、場合によっては先方が支払う事がマナーといった荷物もあります。その際、送る側は基本的なマナーとして着払いを選ぶかもしれませんが、受け取る側が理解していない可能性もあります。その場合、本来はマナー違反となる側の受取人が、なぜ着払いなのか？と、逆に嫌がらせだと思われてしまう為注意が必要です。
仮に、何らかの荷物を着払いで送る場合は先方に一言添えるのがマナーとなります。「今回のこの荷物は着払いとなるのですが、大丈夫でしょうか？」などです。先方にマナーがなく、「なぜですか？」といわれたらシンプルにそれが基本である事を伝えれば問題ありません。先方もそういったものなのかと理解してくれるはずです。
【着払いの方法②】先方との間で起こった関係性に基づく事
実際、〇〇だから必ず着払いといった事は少ないです。例えば、とある企業から「明日、必ず必要な物資が出てきた。その為、着払いで構わないから今の作業を中断し、対応出来ないだろうか」と言われるとします。
本来、荷物のやり取りでは元払いである取引であっても、先方側から特別に着払いで構わないから対応してくれといわれたら、そう対応せざるを得ないシチュエーションもあるのです。
また、取引先から契約に関連する荷物が送られてきた際、何らかの不備があって書類を返送してほしいといわれたとします。この際、先方がミスをしたのにもかかわらず元払いで送るのは、どことなく口惜しい気持ちになるのが本来です。
その為、「かしこまりました。ただ、今回の事例として着払いで問題ないでしょうか」といった形で伝えても問題ないです。ビジネスマナーとしての郵便の方法は、先方との間で発生した問題の中から選択していくといった形になります。
郵便の方法を事前に伝えておけば問題ない
ビジネスマナーとして着払いを選択する際、どんな理由があるにせよ、受取人に伝えておくといった行為が重要になります。先方に伝えておけばトラブルを回避出来ますし、不要といった回答をもらえるかもしれません。
郵便で荷物を送る際は注意するようにして下さい。
郵便マナーを心得て着払いの方法をスムーズに使いこなそう！
ビジネスシーンでの郵便の取り扱いで悩む事は少なくありません。職種によっては頻繁に郵便や伝票を使用するシーンが発生するケースもあります。まず、自分のおかれたシチュエーションを冷静に判断し、先方に伝えた上でしっかりと郵便の方法を選べるように準備して下さい。
マナーを守って気持ち良く双方のビジネスのやり取りを行い、今後の関係維持にも努める姿勢をおすすめします。
