アポイント取りをスムーズにするビジネスメールの例文を紹介！返信方法や件名の書き方は？日程調整を円滑に

アポイントを取ったり取ってもらったり、訪ねたり、“アポ”について何かしら毎日行う事があります。さて、そんなアポイントですが、取引先などから依頼があった際、その旨をメールで返信する事があります。返信方法や件名の書き方や日程調整の方法をはじめとするアポイント取りをスムーズにするビジネスメールの例文を紹介します。

アポイントメールで返信する場合の基本

アポイントメールを返信する場合の基本について解説していきます。まず、書き方などを解説するので、そちらを参考に作成してみていって下さい。

【書き方①】アポイントメールの返信の流れを把握

アポイントメールを作る際、まず相手からメールがやってくる事が想定されます。場合によって、相手から電話が来た上でメールでその旨を返信するといった場合もあります。ただし、今回は取引先からメールがやってきたといった例で進めていきます。

まず、アポイントメールを返信する際はそのまま件名を変更せずに返信し下さい。その場合、件名は「Re:貴社訪問のお願い」といった形になります。件名に社名や苗字を入れる事もありますが、相手同士が誰とやり取りしているか理解していれば必須ではありません。

【書き方②】ビジネスメールで作成

件名の次はメールの本文ですが、基本的にアポイントメールだからといって、特別な内容で作成されている必要はありません。一般的なビジネスメールで作成されていれば問題ないので、そのような流れで作成していきます。

例えば、「●●株式会社 ●●様 いつも大変お世話になっております、株式会社●●の●●です」といった書き出しが適しています。仮に初めてメールをもらう人だった場合は、「いつも」といった文言を抜いて、「お世話になっております」だけで問題ありません。

また、久しぶりに連絡が来ている人物であれば、「大変ご無沙汰しております」といった文言で対応するのがビジネスマナーとされています。

【書き方③】本文は相手を気遣うように作る

アポイントメールは、相手が日程を提示してくれている為、相手を気遣う必要があります。相手からアポイントメントを取ろうとしてきている事から、受け取る側が立場が上と勘違いしている方も少なくありません。

とはいえ、仕事が出来るビジネスパーソンは相手を気遣える人です。会社の規模や地位が違っていても、相手をしっかりと尊敬するようなメールで接するようにしたいところです。さて、アポイントメールの本文をスタートさせる前に一言感謝の気持ちを添えると丁寧な印象を与えます。例えば、こういった流れです。

「●●株式会社 ●●様 いつも大変お世話になっております、株式会社●●の●●です。お忙しいところ、ご調整のほどありがとうございます」などです。

このように、本文に入る前に相手への感謝の一言をクッションとして入れておくだけで、とても丁寧な印象を与える事が出来ます。そして、本文は出来るだけ相手の日程を尊重して調整する事、難しければこちらから日程を提示するなどして下さい。

最後は、「お忙しいところ恐れ入りますが、」といった一言を添える事でバランスのよい文章となります。

アポイントメールで返信した場合の例文

アポイントメールで返信した場合の例文について解説していきたいと思います。

アポイントメールでの返信例文①

件名:Re:貴社訪問のお願い ●●株式会社 ●●様

いつも大変お世話になっております、株式会社●●の●●です。ご連絡、誠にありがとうございます。

さて、ご訪問の件につき承知いたしました。直近の日程ですと、第一候補の「10月15日AM」であれば対応する事が可能です。

お忙しいところ大変申し訳ないのですが、来訪時間などを再度メールで頂ければ幸いです。

お取り計らいのほど何卒よろしくお願い致します。

署名

アポイントメールでの返信例文②

上記で解説した例文は、取引先が提示してきた日程に調整出来るような形で作成されています。とはいえ、どうしてもスケジュールが合わず、別日にしてほしいといったシチュエーションもあります。アポイントメールで日程が合わなかった時を想定した返信メールの例文を紹介していきたいと思います。

アポイントメールで返信する定型文を作成しよう

アポイントメールを作る際、どういった内容で返信すればよいか迷ってしまう方も多いかもしれません。基本的にアポイントメールは、とくに工夫をして作る必要のないビジネスメールのひとつです。その為、さまざまなパターンに対応出来るような定型文を予め作成しておく事が重要です。