ビジネスはもちろん、何らかのセミナーなどで忘れてはいけない事柄をメモする事があります。そのような時、備忘録として文書に残される方が多いはずです。しかし、ただメモではなく備忘録として何らかの書類を残す事になった際、どのような作り方で備忘録を仕上げれば良いのか？ここでは、備忘録に関係する事柄について様々なシチュエーション別に紹介していきます。ぜひ、備忘録について知りたい方はチェックして下さい。
備忘録とは？
備忘録とは何か。それを知りたい方は多いはずです。
「備忘」とは？
そもそも「備忘」とは、忘れる事に備えるという意味合いを持っています。
「備忘録」とは？
「備忘録」は、何らかの事を覚えたり聞いたりした際に、忘れないように用心として書き留めておく文書です。
言葉の響きから難しい印象を受けがちですが、簡単に言えば忘れた時の為のメモです。基本的にビジネス向きのものから自分用に個人的に使用するもののなど幅広く存在しています。
携帯電話のメモ帳の機能を使うのも良いです。日常の忘れてはいけない事をメモして忘れた時に見返す事でハッとするものです。
類義語は「ToDoリスト」や「タスク管理」
備忘録という言葉は、IT系企業ではあまり使われなくなりつつあります。比較的、「ToDoリスト」や「タスク管理」などそのような意味合いで使われる事が多いと考えられているので、「ToDoリスト」や「タスク管理」といったら備忘録のような文書を指しているのだなぁと捉えれば良いです。
備忘録の作り方
ここからは、作り方について考えていきたいと思います。
ビジネスとして利用する際、基本的には今後の予定などが含まれる事が多いです。
会議の備忘録の作り方
会議の備忘録の作り方についてまとめてみました。
概要を記載！
まず、「日付、ミーティング名、場所」などの忘れてはならない事項についての概要を目立つように書き記します。具体的な内容も大切ですが、以下の情報がパッと見てすぐ分かる事が求められます。
- 日付
- いつ
- 誰が
- どこで
- 何をするのか
現状を記載！
現状や出来る事やこれからやる事に対する環境や材料についてを記載します。
例えば、以下のような書き方です。
- ○○が出来る、○○部署は確認済みである
進捗状況を記載！
どこまでその会議が進展しているのかなどの進捗状況を書くという事も求められます。
- 工数や予算についてどこまで決まっているのか
- どこからが未決事項で話し合うべきテーマなのか
上記のような内容を備忘録として残しておくと丁寧です。
個人用の備忘録の作り方
個人用の作り方についてまとめてみました。
ツールや形式は自由！
他者に共有する予定のない、自分だけの個人の「備忘録」ならツールや形式も自由です。
常に持ち歩けるサイズがベター！
ノートやメモ帳や携帯など、常に持ち歩けるサイズがベターです。よくあるのが、備忘録を忘れてしまったなどどこに置いたか分からないというトラブルです。
忘れたくないや覚えておきたいという事象が発生したその時に手元に書き込めるや入力出来る備忘録がないと役割を十分に発揮出来ないので勿体ないです。最近では、スマホのアプリで管理する人も多く、常に持ち歩ける手軽なスタイルとして定着しています。
箇条書きがおすすめ！
また、作り方にもルールはありませんが箇条書きが一般的です。あとで見返した時にパッとすぐ分かりやすいような作り方を心がけます。
ブログを備忘録代わりにする方法も！
個人によってはブログを代わりにしている人も多いです。日記のようなものです。
備忘録のアプリもある！
手帳やノートを利用していると、書き留めて後でまとめるとなると作り方によっては煩雑になって見づらくなってしまうというデメリットも発生します。
タスクの種類毎にフォルダ分けし、スマホなどで管理したいと考えている方はアプリの利用もおすすめです。
アプリは現在多数存在する為、使いやすいものをチョイスしてダウンロード利用すると良いです。自分にとって大切な情報だけをプライベートを守りながら作成する事が出来ます。備忘録は、今新しい領域へとすすんでいます。まだまだ新しく進化していく可能性が十分にあります。ぜひ、自己研鑽や仕事や勉強の効率化の味方につけて有意義な人生を送る手段にして下さい。
仕事で備忘録の使い方
ToDoリストと備忘録を混同して使っている人が多いという例があります。
ほぼほぼ意味は一緒ですが、若干ニュアンスが違います。
人によって仕事が捗る捗らないがありますが、有効な使い方をご紹介します。
備忘録で仕事を忘れてしまう事を防げる！
使い方１つで、忘れてしまうという事がなくなります。
ToDoリストというのは、1日のやらなければならない仕事を書いておくのに便利です。ToDoリストに記載している仕事を全て終わらせれば今日は帰れるというわけです。
備忘録の使い方は、あなたが抱えているすべての仕事を管理するという事です。電話中にメールで会議に出席してとあったら書きます。取引先にメールをを書いているときに、請求書の提出を思い出したら書きます。このように、すべての仕事を書き出すのが備忘録です。仕事が全部書き込まれていれば、あなたは備忘録をチェックすればすべての仕事を把握出来るようになります。
備忘録は追加OK！ToDoリストは追加NG！
ToDoリストと備忘録との一番の違いは、追加があるかないかです。
ToDoリストは「クローズリスト」
- リストの追加は許しません
備忘録は「オープンリスト」
- どんどん追加をしていきます
今日やることをTODOリストに追加すると、残業する羽目になって仕事術としては良くありません。
逆にに追加をしないと、漏れがあって忘れの原因になります。
備忘録をメールで伝える際
何らかの会議に出席した際、備忘録として多くの人たちに送信する役割を任される事があるでしょう。
そのような時にはどのような部分に気をつけて備忘録のメールを発信するのか、把握しておきます。
簡潔に！要点を絞って！
タイトルは簡潔にし、領域をしっかりと定めるというところを外してはいけません。丸々コピーしたような長々とした文章の妙録になってしまったら、送られた相手はどこが要点であったかが分からなくなってしまいます。
方向性を明確に！
方向性もしっかりと定めた方がメールを受け取った相手にとってみれば有り難いです。
以下のような部分を明確に備忘録として提案する事が、今後かなり重要になってきます。
- 何がどう起こったのか
- 何が求められていたのか
会議以外でも必要なシーンがある！
上記の内容を更に掘り下げてご紹介します。
例えば、お客様や上司の方と打合せや電話をするシーンは日常茶飯事です。打合せなら1時間ほど、電話なら30分ほど、と検討した後にそのままにして、確認のメールを出してない方も多いです。その場で誰かが議事録を取ってくれているのであれば問題ありません。しかし、会議ではない電話のやり取りは議事録を取る人は居ません。その為、後で確認のメールを出す必要があります。
どんなケースでも議事録メールは必ず出すというルールがあるわけではありません。それが手間になってしまう事で、作業のスピードが下がるような事があってはいけません。ですが、先に挙げたケースはなるべく実施して下さい。
言った言わないトラブルの予防にもなる！
話していた時はお互いが理解出来ていたつもりでも、実際は認識がずれていたというケースはよくある話です。
証跡がない状態で、お客様に「俺はそんな事言ってない。」と言われてしまったらあなたに勝ち目はありません。その為、メールに備忘録として記録を残し、相手だけに限らず関係者にもしっかり共有しておいて下さい。
間違っていれば指摘が入ります。それに、情報を共有しない理由はほとんどのケースにおいてありません。報連相は大切です。
電話における備忘録は要点のみ簡潔に！
電話内容については、議事録の様に発言者ややり取りの全部を書き留める必要はありません。
以下の項目だけでOKです。
- 決定事項
- 未決事項
- 宿題事項（担当）
- 懸念
- その他備考
30分も話したのに書く事が3行しかない、というのは珍しくありません。話している時は気付いていなくても、まとめようとした時におかしい事に気付く事もありますので、電話の後に軽く要点をまとめる為にも備忘録の作成やメール連携は行って下さい。
テンプレートを利用するのも便利！
自分で自由にワードやエクセルを使った作り方をチョイスしても良いです。しかし、それらを今後会社の部署の人たちで共有したり、別の誰かが担当になった際に、自由に作成するというやり方ではあまり丁寧とは言い難い結果を招きます。なので、テンプレートの利用をおすすめします。
テンプレートをアレンジして自分用にカスタマイズ！
テンプレートを使う事で、自分で全てを１から作成する必要がなくなり、気軽に時短で作れます。もちろん、テンプレートは自社や自分が使いたかった内容とは異なる部分もあります。そのような際、テンプレートを編集してアレンジして、自分が使いやすいレイアウトにカスタマイズして下さい。
沢山のテンプレートを見れば備忘録の理解が深まる！
テンプレートを利用する際は、沢山のサイトからテンプレートをダウンロードする事がおすすめです。理解も深まります。ビジネスで利用する際の注意点なども記載されているケースもありますので、文章も読む事で良く理解する事が出来るのです。
また、沢山のテンプレートをダウンロードする事で、どのような内容で作成すれば良いかよく理解出来ます。
