会計担当や、経理のシーンで使用されている会計報告書は、書き方が簡単ではなく難しそうと思われがちです。しかし、ポイントをおさえておけば簡単です。会計報告書は、社員や会員に収支の結果を報告する為に制作されるドキュメントです。会計報告書とはなにか？どのような場面で不可欠なのか？作り方のポイントなどを解説します。書き方や作り方についてお困りの方は参考にしてみて下さい。
会計報告書
会計報告書とは、どのようなドキュメントなのかやどのような場面で不可欠なのかをご紹介します。
会計報告書とは？
会計報告書とは、収支計算書や財産目録で構成されているドキュメントであり、社員や会員などに収支結果を報告するドキュメントです。基本的には年1回制作されます。
報告内容は以下の通りです。
- どのような収入があったか（会費や寄付金など）
- どのような活動に、どのくらい支出したか
- 予算や現実の収支はどうだったのか
- 赤字or黒字
上記のように会計報告書は「どれだけ収入があって、何にいくら使ったのか」という活動の収支結果をその団体で共有する為にまとめた書面なので、その都度お金の出し入れの際にきちんと証拠を保管して記録を残してさえいれば会計報告書は簡単に制作出来ます。会計報告書との言葉から想像するような「何か難しいドキュメント」ではなく、どなたにでも簡単に制作頂ける書面なのです。
会計報告書の制作目的とは？
会計報告書は、会社や自治会や町内会などでの収支結果を報告する為に制作します。
信頼を得る為
大きな目的は、社員や会員の信頼を得る為です。自分が支払っている会費などが、どのように費やされているのか？が不透明であれば、社員や会員たちも疑心暗鬼になって会社等の組織に対する信頼性や誠実性が薄れていき、組織として弱いものとなってしまいます。お金の動きを可視化する事によって、社員や会員の不信感を取り除き、信頼性を高める事に繋がります。
運営の見直しの材料
また、お金の流れをまとめる為、会社や自治会の運営見直しをする事も出来ます。今年度の結果を参考に、次年度の予算立ても可能となります。
例：自治会における会計報告書
例えば地域の自治会での活動を例にとってみましょう。
町内会や自治会とは、ある地域に住む住民たちの協力によって成り立っている任意の団体です。その地域の住民がより快適に不便なく生活出来るように、地域ならではの課題などを解決する為にその地域の住民によって作られた団体です。
主に収入はその地域の住人から毎月いくらかずつを自治会費として出し合ってる事が主でしょう。（ここではその他、地方自治会からの交付金等は割愛します）
毎月もしくは2か月に一回でも情報報告会など役員会や自治会等が主に会合として開かれており、その場で地域ごとの課題や年度の行事の事、それにかかる費用や役割分担などが話し合われ運営されております。
では自治会でかかる経費にはどのようなものがあるか羅列しますと一般的に以下のような項目があると考えられます。
- 町内での防犯対策（見回り用の懐中電灯やはっぴの制作）
- 町内総出での大掃除（竹ぼうきやごみ袋、その他）
- 町内でのお祭り（防犯の為の警備員費用ややぐらの製作、スピーカーや本部テント）
- お年寄り単身宅への対策（外部に委託し見回るなど）
- ごみ集積用のあみの購入
その他季節ごと、地域ごとにいろいろあるかと思いますし、またその中でも親睦会なるものも何回かはあるかもしれません。
そんな中で会計報告が無かった場合、地域住民から集めた資金の合計もはっきりせず、何にどれだけ使ったかも分からなければ、使用したお金の透明性がなくなってしまい当然、地域住人の不信感はつのります。会費を払わなくなる会員、協力的でなくなる会員が出てきてもおかしくありません。り自治会が成り立たなくなるのです。
しかしルールの元に会計担当者が、購入したものはレシートを保存や正確に会計報告書に記載していけば、以下のような会計情報の管理共有が出来てずさんな会計にならず不信感は積もらないでしょう。
- 活動内容に適したお金の使い方がされているか
- いくら使ったのか
- いくら余ったのか
会計報告によって来年度の予算を組み立てにも活かせます。
このように会計報告書の制作の目的はその団体での収支結果を報告する為に制作する書面であり、その団体の会員に対して信頼性を高める為に制作するものであります。
会計報告書が不可欠な場面とは？
会計報告書は、主に以下のような組織で不可欠です。
- 企業
- 自治会
他には、以下の団体も対象となります。
- 部活動(学校)
- PTA（学校）
- 子供会
- 町内会
特定の目的を持ち、会費を頂いて色々な活動をしている団体などであれば、会計報告書が必要となります。
会計報告書の押さえておきたい書き方や作り方ポイント
会計報告書を制作するにあたって、押さえておきたい書き方や作り方ポイントをご紹介します。
伝える内容はクリアに！
会計報告書で1番に先方へ伝えたい事は、収入と支出です。この2つは、数字を間違えてしまうとすべての計算が狂ってしまいます。なので、ミスの無いようにクリアに記載する事が大切であり、書き方や作り方のポイントとなります。
会社や自治会の動きを把握！
会社や自治会の動きを把握しなければ、どこからの費用で活動をしたのかなどが分かりません。そうすると、会計報告書に収支をまとめる事すら簡単ではなくなってしまいます。会計報告書を制作する際に、多くの方がこの段階で書き方や作り方につまずいてしまいます。
まずは、会計を伴った会社や自治会などで動きがあった場合、すべて把握しておくようにする事が大切です。その為に会計報告書を制作する元となるのが日々のお金の出し入れの際の記録です。
主に以下のドキュメントです。
- 現金出納帳預金からおろしたお金、いわゆる今ある全ての現金取引において、いつや何に使ったかを記録したドキュメント
- 預金出納帳銀行口座ごとに全ての入出金に対して記録したドキュメント
上記それぞれのドキュメントに対して、お金の出し入れがあった際はその都度以下の項目は最低記録しましょう。
- 日付
- 勘定科目（会費での収入なのか、会議費、交通費）
- 取引用途
- 金額
- その時点での残高
上記の項目を都度記録しておけば、会計報告書の制作が簡単やスムーズになります。
その他に誰が使用したのかも記載出来ると後で分かり易いでしょう。また支出があった際はそのレシートや領収書も一緒に保管や管理しましょう。現金出納帳や預金出納帳で毎日お金の出し入れがあった際にきちんと記録や保管しておく事で正確な会計報告書を制作出来ます。
会計報告書の作り方や書き方における不可欠な項目
会計報告書における最低限な項目は、以下です。
- 年度
- 前年度繰越金
- 収入や支出
- 勘定科目
- 内容（用途や会費を誰から受け取ったかなどの内容）
- 金額
- 合計
- 残高
それぞれ項目別に解説します。
年度
年度に関しましては、いつからいつまでの期間の会計報告書なのかを把握出来るよう、簡単に「○年度分（年月日～年月日）」のような書き方が見やすいです。
前年度繰越金
前年度分が残っている場合、その合計金額を記載しましょう。前年度の次年度繰越金は一致しなければいけません。
収入や支出
収入の部や支出の部をそれぞれ算出して記載しましょう。まずはその活動内容が「収入」なのか「支出」なのかが簡単に分かるように分類します。これにより、活動団体の大まかな収入と支出の内容を把握出来ます。詳細は下記の勘定科目に記録します。参考にする資料は、現金出納張や預金出納張などです。
勘定科目
勘定科目の科目名にはルールがありませんが、大きなグループに関しては予め分かりやすく科目を決めておきましょう。
例えば、以下の通りです。
- 収入
- 会費
- 寄付金
- 交付金
- 支出
- 交通費の旅費交通費
- 会食での食事代などの会議費や交際費
- 携帯電話やＷＩＦＩなどの通信費
金額と内容
- 予算額予算額は、年度で予定していた金額を記載しましょう。
- 決算額収入や支出に分けて、それぞれ合計金額を記載しましょう。
- 実績額年度で発生した実績の金額を記載しましょう。
- 差異金額実績の金額と、予算額を控除して算出した金額を記載しましょう。ずれがあまりに大きかったり小さかったりした場合は、その原因を分析しておく事も大切です。
合計
当期の収入や支出の合計をそれぞれ記載しましょう。収入の場合は会費や助成金など、支出の場合は会議費や交通費や消耗品費などです。注意点は、ここには前年度繰越金を含まないようにしましょう。
残高
総収入から、総支出を差し引いた金額を残高に記入しましょう。前年度より前から、引き続きの残高がある場合はここに加算しておきます。
その他
会計報告書を制作した方やチェックをした方の署名、それぞれの押印欄も制作しておくと、会計報告書の内容について、誰に質問すればいいのかなどが簡単に把握出来るので、おすすめです。
会計報告書における書き方や作り方の注意点
会計報告書における書き方や作り方の注意しておきたい点を説明します。
ミスの無いようにチェックを怠らない！
会計報告書のような、金額を取り扱うドキュメントを制作する場合、1円のミスが大きなトラブルに繋がる事もあります。1円のミスも無いよう、一通りチェックを行いましょう。
チェック方法は主に以下の通りです。
- 制作後の再計算と、桁が間違っていないか
- 内容に間違いが無いか
会計報告書の元は現金出納帳と預金出納帳です。記載ミスがないようにする為には、毎回の現金の支出に関しては、その都度、現金出納帳に記録しておく事が最も大切になります。現金を使用した都度、何に使ったかを現金出納帳に記録や使用したレシート、領収書などを添付すれば記載のミスは少なくなりますし、その際に残高も合わせてチェックすれば万が一残高が合わないとしても、どこが間違だったかすぐに気づけます。そうなれば修正も簡単です。現金出納帳のチェックを義務付ける事で自ずと会計報告書のミスもなくなります。
また、制作者だけのチェックではなく、関係者で別の方にもチェックしてもらうと正確性も増します。
伝えたい事を一番に記載する！
会計報告書を確認する人たちは、一番に収入総額や支出総額や差引残高を知りたいので、項目は上の方に書く事を頭に入れて制作しましょう。最後の方にしてしまうと、簡単に確認出来ず、内容を把握するのに時間がかかってしまいます。項目の記載順番には注意しましょう。
勘定科目なども別紙にした方が見やすい場合もあるかもしれません。逆に同じドキュメントに記載して、勘定科目は収入や支出のすぐ下にある方が簡単に確認出来るという場合もあるかもしれません。そこは各団体によって決めていく事が不可欠です。
色やフォントなどは過度に変えない！
分かりやすくする為に、太字にしたり、色付けをしたりする事があります。しかし、過度に使用してしまうと反対に見辛く分かりにくくなってしまいます。色やフォントを使う場合は、適度に使用するように注意しておきましょう。
会計報告書の作り方や書き方を簡単にするには、日々の支出の記録が欠かせない！
会計報告書のような、お金にまつわるドキュメントの制作は緊張しますよね。責任重大なお仕事だという事を頭に入れて、間違いのないように制作しなければいけません。ただ、間違いを気にしすぎてチェックを何度もするのは、時間ロスともなるので、最低でも2回は全体の見直しを行いましょう。そして第三者チェックもしてもらうと安心でしょう。
また、項目の順番やテンプレートを考えるのが大変だという方は、無料でダウンロードが出来るテンプレートサイトで、簡単に無料ダウンロード出来ます。書き方の参考にもなり、学びも得られるでしょう。ぜひ、そのようなサイトを一度利用してみてはいかがでしょうか？
