理由書はその名の通り『理由を書く資料』です。様々なシーンで使用されている資料ですが主に『ビジネスシーン』で使用されている理由書の書き方を例文と一緒に解説します。そもそも理由書とは？どんな目的があって作るのか？反省文や謝罪文も書く必要はある？理由書と顛末書の違いは？どうやって作るの？例文は？など、多い疑問についても解説します。
理由書とは
色々な用途があります。
- 業務上のトラブル（遅延・事故・過失など）が起こった理由
- サービスや業者の選定の理由
- 志望動機の理由
簡単にまとめると『理由をまとめた資料』のこと指します。ビジネスシーンで使われているのは上記の中でも『業務上のトラブル』が起こった際に提出します。
理由書の目的
業務上のトラブルで必要となる理由書の場合は、再発防止の為です。サービスや業者の選定など、なにかを利用する際に出される理由書や志望動機の理由書などは、その資料を参考にしてなにかを決定したり今後の参考にする為です。
役所・自動車関連手続きでも提出が必要なことがある
役所の場合は、各種届け出・届け出委任などの際に『理由書』を求められることがあります。そして、自動車関連では車検証紛失時、返納するナンバープレートの紛失で返納できない時などに使われています。さらに就労ビザ申請時には『雇用理由書』を入国管理局で提出します。このように、様々なシーンで使用されているのです。
理由書と顛末書の違い
顛末書（てんまつしょ）とは、ミスや不祥事などが起こったときに、作る顛末書は、理由書に少し似ているのですが、顛末書はトラブルが起こった事実を時系列で記載する資料です。一方理由書は、トラブルが起こった原因をまとめて記載する資料です。
つまり違いは以下の通りです。
- 顛末書＝起こった事の事実を記載
- 理由書＝起こった事の原因を記載
理由書における書き方の注意点とポイント
注意点・ポイントは以下のとおりです。
【書き方ポイント①】謝罪文・反省文は少なめに
理由書は起こってしまったことの原因を報告する為の資料なので、反省や謝罪の言葉は本来書く必要がありません。もし、会社から理由書の他に『始末書』の提出が求められている場合、謝罪や反省文は始末書に記載して、理由書の方には原因について重点を置いて作るようにして下さい。
【書き方ポイント②】理由書の提出は早めに
要求されたら、すぐに作成を始め提出する必要があります。理由書を要求されるという事は、トラブルの状況を少しでも早く掴みたい状況である為、後回しはせずにできるだけ早く作成を始めてください。
【書き方ポイント③】対策方法を書くと尚良い
再発防止の為に役立ちます。その為、今後の対策方法についても記載すると好印象です。あまり長くなりすぎると読み辛いので、簡潔にまとめるようにして書いて下さい。
理由書の書き方
書き方は下記のとおりです。
【書き方①】基本的な構成
- トラブルが起こった期日
- トラブルが起こった場所
- トラブルが起こった内容
- トラブルの原因
- 反省・謝罪の言葉
『いつ』『どこで』『なにが起こったのか』を中心にして作成します。なにがどのように起こったのかを書く際は、わかりやすく重要な点を簡潔にまとめられるようにして下さい。
【書き方②】必要項目
- 作成日付
- 宛先
- タイトル
- トラブルの内容
- トラブルの原因
- 署名・捺印
上記の6項目が必要最低限記載する項目です。
【書き方③】例文に沿って解説！
① 令和◯年◯月◯日
② 代表取締役社長 〇〇〇〇様
③ 〇〇課 〇〇部長 〇〇〇〇
④ システム不具合の理由書
⑤ 令和◯年◯月◯日に発生した〇〇システムの不具合の件について、下記にその理由を申し上げます。また、調査した結果原因についても判明致しましたのでご報告させていただきます。
記
⑥
日時：◯年◯月◯日 午前7時～午後5時
経緯：〇〇にシステム不具合が起きていることを〇〇が発見し、報告を受けた後、早急に対応いたしました。とはいえ、原因を突き止めて復旧するまでに1時間を要しました。
理由①：
理由②：
理由③：
以上
- 作成した日付を記載
- 宛名を記載
- あなたの部署・課・役職名・氏名を記載
- タイトルを記載。『理由書』のみでも良いのですが、どのようなトラブルの理由書なのかをタイトルにすると確認しやすいです。
- 本文を記載
- 日時や経緯、理由を記載
令和◯年◯月◯日
代表取締役社長 〇〇〇〇様
〇〇課 〇〇部長 〇〇〇〇
データ紛失の理由書
◯年◯月◯日に発生したデータ紛失の原因の調査結果を下記にご報告いたします。
記
1.発生状況と影響
◯月◯日午後1時頃。〇〇が営業データをまとめていたところ突然ハードディスクがクラッシュし、ハードディスクに入っていた情報がすべて修復不可となりました。◯月◯日に一度データのバックアップを行っている為、新規データのみの被害でしたが、〇〇のデータ◯件分を再入力する必要があり予想では◯日は必要でありその間～～～ができなくなり業務に大きな支障を与えてしまうこととなっています。
2.発生原因
本件のトラブルを引き起こした原因はコンピューターに侵入したウイルスが原因ということが判明いたしました。
3.今後の対策
現在のウイルス対策ソフトは、コストカットの為に最安値で最低限の対策プランでの加入をしている。よって対策プランをアップすると同時にネットは最小限の使用に制限する。また・・・・・します。
以上
理由書は謝罪や反省文は少な目で良いので簡潔で分かりやすい書き方を心がけよう！
ビジネスシーンで利用されている理由書は、主に業務上のトラブルに関して『いつ』『どこで』『なにが起こったのか』を具体的に記載し、報告する為の資料です。トラブルの原因ということもあり、しっかりとした内容にする必要があります。
反省や謝罪の気持ちももちろん必要ですが、資料上にはあまり書き過ぎずに事実をメインに記載するのが書き方のコツです。いざというときにスムーズに作成できるよう、書き方を覚えておいて下さい。
