勤めている会社で社内推薦状は、自分の下に優秀な部下がいる場合に責任者のイスが空いていたりしたタイミングで書く場合が多いでしょう。普段そこまで書く機会のない社内推薦状ですので、いきなり作成するとなると書き方に戸惑ってしまう方が多いはずです。社内推薦状はどのように書けばよいのでしょうか。社内推薦状がどのような性質の文書なのかについてや例文や書き方やテンプレート等についてご紹介します。
社内推薦状とは？
社内推薦状とは、会社内にて発生する推薦状のひとつです。主に、中間管理職となった人が部下を昇進させる為に作成するものであり、それを自らの上司に向けて提出します。昇格推薦状とも言われています。書き方には様々な方法があり、完成した社内推薦状は役員会等で審査されます。
社内推薦状は、部下の日頃のパフォーマンス等を重点的に記載し、この会社に相応しいという旨を伝えるものです。社内でのみ利用して、社外に出回るものではありませんが、公的な文書ですので必ず正しい書き方で作成する必要があります。
社内推薦状の書き方
社内推薦状は、前述したように部下を昇進させる目的で作成するものです。
その為、書き方としては以下のような内容が明確に分かる書き方が大切です。
- どのような能力があるのか
- 勤務態度はどうなのか
- 新しい役職になぜ相応しいと思っているのか
書き方ポイント①：数値化や具体的に
おすすめのポイントは、社内推薦状の中に部下の実績をしっかりと具体的に数字等を出して表すことです。このような書き方であれば、相手に伝わりやすいです。
書き方ポイント②：誇張表現は避ける
あまり誇張した表現にすると逆効果です。あまりにも売り出し過ぎたり、その功績を並べすぎると読みにくく、さらに部下がプレッシャーを感じてしまい、本来の成果を上げられない結果を招くリスクにもなるでしょう。
書き方ポイント③：マイナスポイントは記入しない
例えば以下のようなマイナスポイントはひと言も伝えない方が無難です。
- たまに遅刻する
- 頑固なところがある
- 勘違いされるケースが多い
出来るだけ部下の長所をしっかりと等身大で簡潔にまとめるという流れの書き方が良いです。
書き方ポイント④：かしこまった言葉遣い
重要なのが書き手の言葉使いです。「部下である●●を推薦したいと思います。」のようなフランクな感じではなく、社内ではありますが、上層部の方たちが見る書類になるので、社外の人に読んでもらう文書の書き方を心がけると安心です。
書き方ポイント⑤：締めは丁寧に
社内推薦状の締めは以下のように、丁寧な終わらせ方で締めましょう。敬白という締め方も忘れないようにして下さい。
- つきましては、今回●●の●●への昇進を推薦いたします。ぜひとも、ご検討下さい
基本的には簡潔にまとめ、最後の締め部分は自分の希望を含めても綺麗にまとまる書き方となるでしょう。
- 今後、●●には同部署の責任者として活動してもらい、部下の教育にも励んで貰いたいと考えております
他には、以下のような言葉で締める場合もあります。
- 何卒ご配慮頂きます様、お願い致します
社内推薦状の例文
では、社内推薦状を例文を交えながらチェックしていきましょう。
例文1
- 拝啓 ますますの清祥の事お喜び申し上げます。
文の書き出しとしては、上記のような少しかしこまった内容からスタートすると相手に好印象です。
そして、自己紹介から誰を推薦したいのかを明確に記載していきます。
以下のような記載であれば自然です。
- 私、●●部●●部長の●●は、同部署●●課の●●の昇格を推薦いたします。
そして、推薦対象の社員の能力を具体的に記載していきましょう。
以下のようにに、リーダーとしての資質があるかやどのような実績を残したのか等を具体例を挙げて記載して下さい。
- ●●は、同部署に5年勤務し、無遅刻無欠席です。人望があり周囲からの信頼が厚い人間です。さらに、責任者として今活躍をしている中で、新規事業の企画や開発、さらに前年比売上向上に大きく貢献しています。
例文2
わたくし、営業推進部部長である●●は、同部署所属の●●●の課長昇格を推薦させて頂きます。●●●は、前年度の部署の営業成績が年間1位だけでなく、すでに今期の営業成績も第一位の座をゆずらない成績をあげています。
個人の能力はさる事ながら、チームで業務を進めている意識が高く、自分で体験した成功体験等を詳細に周りに教える等、チームの成績も伸びております。同僚からの信頼も厚く、リーダーになっていける人物だと認識しております。
例文3
拝啓
益々ご清栄の事とお喜び申し上げます。日頃は格別のご支援を賜っておりまして、厚く御礼を申し上げます。さて、この度の営業課長の人事につきまして、本状にて第一営業部署所属の●● ●●を推薦させて頂きます。
彼は当社にて12年間勤務しており、現在も私が信頼を置く部下の一人として営業部の業務の要となって活躍をしております。そんな中で彼は来年を目処に出身地である大阪にて新規開拓の営業を開始していくわけですが、そこでは営業部の責任者として他の者をまとめ、円滑な活動を行ってほしいと考えております。
つきましては、今回の昇格を推薦させて頂きたく、考えております。ご検討のほど、よろしくお願い致します。
末筆ながら、ご高配賜りますよう、お願い申し上げます。
敬白
例文4
企画部●●課の〇〇を、来期の異動にて、課長に昇格させて頂きたく推薦させて頂きます。〇〇は入社10年が経過致しましたが、これまで彼が手がけた業務の実績は、別紙にて、ご報告したとおりでございますので、それに基づいてご評価を頂たいと存じます。
また、今年行われましたイベントでの、彼の発想やチームをまとめる行動は抜群で、イベントの成功において多大なる役割を果たしました。日頃の勤務態度も良く、人柄についても面倒みの良さやここぞという時の厳しさも兼ね備えています。
このような実績、人柄をご勘案の上、来期の異動の際はぜひ、課長への昇格を推薦させて頂きます。何卒、ご考慮賜りますよう、よろしくお願い致します。
社内推薦状のテンプレートとは？
社内推薦状の書き方は、前述してきたような内容で良いです。しかし、ゼロから全てを自分で作るというと失敗してしまう不安がつきまといます。
インターネット上でテンプレートを調査して書き方を学ぼう！
ネット上にはエクセルやドキュメント等で社内推薦状のテンプレートが多く存在しており、それをベースに社内推薦状を作れます。テンプレートを集めているサイトには、人物の社内推薦状や商品の社内推薦状、さらに昇進における社内推薦状等様々なパターンのテンプレートが用意されています。
例えば、社員の社内推薦状であれば細かなところまでしっかりと記載してあり、前述してきた書き方のベースが全て記載さてているので便利でしょう。
必要に応じてテンプレートを編集すれば完成度の高い社内推薦状が作れる！
どのような人に社内推薦状を提出するか等はワードやエクセルで修正出来るので、アレンジしながら社内推薦状を作れます。ぜひ、社内推薦状を上手に利用して自らの株もしっかりと上げれる努力をしましょう。
複数テンプレートに目を通すと更に見やすい社内推薦状の作成が実現！
このように通常の社内推薦状のテンプレートの使い方をご紹介しましたが、もっと有効な使い方もあります。複数のたくさんの社内推薦状のテンプレートをダウンロードする方法です。複数の社内推薦状のテンプレートをダウンロードすると、幅広い社内推薦状の例文を知れるというメリットと数多くの社内推薦状のテンプレートの中から最良のレイアウトを使えます。見やすいレイアウトは、誰が見ても文句のつけようがありません。
また、複数の社内推薦状の例文を理解すると、どのような言葉使いで、どのような内容を記載すれば良いか等が分かってくるでしょう。例文に書かれている文を自分の部下の長所に置き換えて考えていくだけですので、社内推薦状のテンプレートを使った方が効率よく社内推薦状が作成出来ます。このように社内推薦状のテンプレートを上手に使って完成度の高い社内推薦状を作成するようにしましょう。
社内推薦状は簡潔に
社内推薦状の書き方については、自分の思いや相手への思い等を盛り込まなくて問題ありません。逆に、無理に推薦した書き方をしてしまうと読み手に対して悪い印象を与えてしまうリスクが生じます。社内推薦状は、必要最低限の内容を記入する書き方が大切です。
常に社内推薦状を書く立場の方は、なぜ部下を推薦するのか、推薦して実際にその立場になったらどうなるのかを意識しながら書く事が重要です。推薦状に書かれている内容を元に、面接官が面接で様々な角度から質問してきます。その質問に対して落ち着きながら、当人が自信をもって答えられるような誇張や過大評価を書かないように気を付けましょう。
書き方について、難しいと感じた場合はテンプレート等を利用する等して工夫して社内推薦状を作成して下さい。
推薦は昇格だけでなく、転属や転職の場合も！
また、社内推薦状には、自分の部下を昇格させるように推薦するだけでは終わらない場合があります。本人の希望により他の部署への転属や更には他の会社への転職等といった場合もあります。この場合、他の会社といってもグループ企業内を指します。
日頃から推薦出来る人材育成も大切！
時として推薦する部下がいない等という非常事態が発生するケースもあります。これは、良い人材がいないという訳ではなく、上司や先輩の人材育成が不十分であるという現状を受け入れて反省する必要もあるかもしれません。
立場が人を作るというケースもあります。人材を育てるには、実績を出したらチームリーダーに据える等し、部下の長所や短所を常に見極めていく姿勢が重要です。特に会社という組織で働く以上、人柄に関しては重要ポイントになるので注意して着目や指導や育成していきましょう。
