工事関係者はもちろん、あらゆるシチュエーションにて完了確認書の作成を求められます。完了確認書は、特に不動産関係の業務で交わされるドキュメントであり、正確な中身でないとトラブルに発展してしまう恐れもあるドキュメントのひとつです。完了確認書を正しく作成する為には、いかなる中身で作成すればよいのか。完了確認書について、留意点や正しい書き方や雛形について検証します。
完了確認書とは
完了確認書とは、何らかの業務の完成を伝える為の確認書となります。建設業において、基本的に完了確認書は工事完了確認書と呼ばれます。その工事が全て完成したと伝える為の確認書であり、差出人がサインした時点である程度の法的効力が発生すると考えられているドキュメントです。新築物件だけでなく、リフォーム工事などが終わった場合にも完了確認書が掲示されるので留意して作成するようにしなければなりません。
完了確認書の種類とは
完了確認書は主に建設業界で使われるドキュメントです。掘り下げていくと色々なケースで運用される紙面なので種類がいくつか存在します。
一般的な工事
完了確認書は、一般的に工事が完成した際に、施主や施工側が検証する為のドキュメントを指し示す場合が多いです。
リフォーム工事
他には、リフォームなどで発注に対して完了確認書という形でお互いに工事の完成を検証項目を設けて検証する為のドキュメントという使われ方もします。
エアコンの取り付け工事
エアコンの取り付け時などにも使われる場合があります。作業完了確認書という形でエアコンがしっかり取り付けられたかどうか頼んだ側や取り付ける側が検証する為のドキュメントです。
共通点は工事を両者で検証する点！
このように何か工事や作業や取り付けなどの依頼について、しっかり依頼通りに行われたかを依頼した側や依頼された側で、お互いが検証する為のドキュメントが完了確認書です。完了確認書があると、工事や作業ミスや認識のズレなどを軽減出来ます。依頼した側も中身や検証項目を漏れなく検証すれば、自分が依頼した通りに工事が完成しているか検証出来るので安心です。工事を行う業者にとっても、お客様にとっても、肝心で欠かせないドキュメントです。
完了確認書の留意点
例えばリフォームを頼んだ側の方は、工事完了確認書を元に工事を行った側と一緒に設計図を基にどこをどのようにリフォームをしたのか説明を受けます。図面通りや依頼通りにリフォーム出来てるのかの検証になります。
大人数で工事の中身を検証！
１人で検証すると検証漏れが生じるリスクが高まる為、なるべく関係者全員で検証すると良いです。住宅建設工事やリフォーム工事であれば、住人や家族全員であらゆる視点から検証すると安心です。
不具合や汚れの修正期限をドキュメントに残す！
不具合や汚れなどを発見した場合は、いつまでに修正するかなどをドキュメントに残すのが大切です。ちゃんとしたリフォーム会社であれば、それ専用のドキュメントを立会の時に持参しています。
工事業者側は工事の中身を明確に説明する！
工事した側の留意点は、依頼者にしっかりと工事の説明を行うのをおろそかにしてはいけません。ざっくりとした説明を行って完了確認書にサインして下さいという簡単な流れでは、お客様を不安にさせてしまいます。いかなる工事を行って、どのように変わったかのビフォーアフターなどを分かりやすく説明します。今後のリスクなども隠さずに話して、何かあった時はドキュメントで約束を交わすようにすると良いです。そしてお互いが納得の上で、完了確認書にサインをもらうのがベストであり、後々のトラブル予防にも繋がります。
確認書とは
完了確認書を作成する前に、確認書について知っておくべきポイントがあります。完了確認書は、ただ「工事が終わりました」と伝えて終われるようなシンプルで簡単なドキュメントではありません。顧客、またはそれを指示した側などが納得出来る中身になっていなければ大きなトラブルに発展してしまう恐れがあるからです。
一方的な紙面
確認書のポイントは一方の関係者が署名押印をした上に、他方の関係者に対して一方的に差し出すようなドキュメントとなります。つまり、双方が納得した上で署名押印をして契約を結ぶような契約書とは性質が違うのです。
証拠能力が高い
確認書は証拠能力が極めて高い性質をもっており、原本も差出し人である関係者だけが持っているという形になります。
確認書は相手からしたら危険？
確認書の法的効力についてお伝えしていますが、確認書は相手にとっては危険なドキュメントのひとつにもなり得ます。
- 作成側が一方的に掲示する
- 署名押印欄がある
- 原本は差出人が保管
つまり、もらった側は確認書を受け取った時点で反論は出来ず、これ以上何らかの不備があっても突っ込めないという性質を持っていると言えるのです。さらに、完了確認書なども同様に送りつけた場合、相手が検証していませんと言っても検証したと見なされます。つまり、「検証した」という証跡として相手に送りつけるというドキュメントでもあるわけです。
もちろん、完了確認書を作成する上で正しいやり方や手順を踏んでいる業者がほとんどですが、一部悪徳業者などからの不当な請求もゼロではありません。
確認書の取扱は慎重に！
ただ、消費者や指示をした側も上記のようなリスクの部分をよく知っている場合も多いです。その為、完了確認書の中身や掲示タイミングにおいてミスをしてしまうと、相手との信頼関係が壊れてしまうトラブルも少なくありません。
基本的に、不当な中身が記載されていた場合、確認書を差し出された方はそれのコピーを保管し、あらゆる法的手段を使う事は可能です。とはいえ、出来れば完了確認書を掲示したら納得してもらう流れが理想的です。完了確認書を作成する上では、必ず正しく虚偽のない公正な中身での作成を心掛けて下さい。
完了確認書の書き方
効力を持つ紙面である完了確認書。出来るだけ相手の立場に寄り添った中身での作成が求められます。しかし、完了確認書は法律で定められた様式などもなく、作成側によって自由に作成出来ます。その為、いかなる中身で作成していけばよいか分からず、困惑してしまう方も少なくないです。完了確認書の基本的な書き方や項目などを解説します。
完了確認書の項目
一例として、住宅リフォームにおける完了確認書の記載項目について考えていきます。
工事の名称や場所
工事の名称や場所です。どこでいかなる工事が行なわれていたのか、詳細を記載します。
工期
完了確認書は作成日も記載しますが、重要になってくるのが工期です。令和○年○月○日までという書き方で記載します。工期も、相手側が想定している日付と大きく乖離していた場合は問題となります。必ず、双方に納得した上での工期で作成します。
注文者名
注文者名も記載すべき項目です。注文者の側の氏名や企業名や住所を作成して下さい。相手側の電話番号やファックスも分かる場合はそこに記載していくと良いです。
請負者名
請負者名の欄。ここは、差出人の名前です。代表者や住所や社印や担当者名を記載するような形で作成していきます。
工事の中身
完了確認書の作成にて、もっとも多く注視されるのが工事の中身などです。いかなる工事を行い、いくらかかったのかという形での掲示が多く求められます。
例えば、完了確認書の工事の中身の欄を作成する場合は枠を作成し、工事項目に番号を振っていき、さらに摘要（仕様）といった形で項目を埋めていきます。
この部分で、相手がそんな工事は頼んでいないというトラブルが起こりがちなケースです。完了確認書を作成する上では、打ち合わせの際にいかなる話になっていたのかをしっかりと把握してからの作成が大切です。
工事完了日
最下部には工事環境確認や工事が終わった日付を記載します。この日付部分には、「上記の工事が完成したと検証します。」という文言を作成し、注文者のサインか印を押せる欄を作成します。
完了報告書はパターンが多いので業務に沿った書き方を！
あくまで一例ではありますが完了確認書の項目について紹介しました。相手との信頼関係にも重要な役割を果たすドキュメントとなるので細かく、相手が納得出来るように正しく丁寧に作成してみると良いです。完了報告書は工事の中身によって記載の中身が変わってきます。当サイトだけでなく他のサイトでも調べると精度が高まります。完了確認書は、色々な業種で多岐にわたって使われます。あなたが肝心としている完了確認書の項目は別のサイトで見つかる場合もあります。
完了確認書は全てが同じではありません。一番肝心なのは、自分が作成しなければならない完了確認書の中身と近い説明を記載しているサイトを探す行動です。その上で、他の完了確認書のサイトを見れば、完了確認書の中身について知識が身に付きます。
完了確認書の雛形
完了確認書はさまざまなシチュエーションで作成されるとお伝えしました。
- 工事関係者の間
- 国からの発注
- 株式の取引
様式が定められていない上に、比較的強い効力を持つ紙面ですのでそのような意味でも間違って作成するわけにはいきません。プレッシャーになってしまい上手に作成出来ないと悩んでしまう方もいます。
雛形を参考にしながら作成すると安心！
そこでおすすめしたいのが、完了確認書の雛形です。インターネット上には、完了確認書の雛形が数多く存在しており、それらをフリーでダウンロードが可能となっています。要するに、完了確認書の雛形を運用すれば、安心して完了確認書を作成出来るというメリットがあるのです。
エクセルやワードの雛形を使って業務に応じてカスタマイズ！
留意したいのが完了確認書の雛形はPDFより、ワードやエクセルで作成されたものがよい点です。これらの様式で作成されているのであれば、自社都合の完了確認書を作成出来、手早く完了確認書を完成させられます。完了確認書は、難しいドキュメントのひとつですので留意が肝心です。ぜひ、完了確認書の雛形などを上手に運用してバランスよく完了確認書を作成出来るように努力してみてはいかがですか。
【留意】雛形に頼りきりの書き方は危険！
このようにざっくりとではありますが、完了確認書の雛形を用いた作成をお伝えしましたが、簡単に運用するのは危険です。前述でも記載したように完了確認書について良く理解するのがまず重要です。また、相手ありきのドキュメントになりますので、相手にとってもかゆいところに手が届くような作成の仕方をしなければなりません。
複数の雛形を検証して精度を高めると良いです！
もし、雛形を運用して作成するのであれば、複数のサイトから雛形をダウンロードするようにすると良いです。複数のサイトからダウンロードして、あらゆる完了確認書の雛形を勉強出来ます。勉強するというのは、その複数の雛形に記載している１つ１つの項目についてなぜこのように記載されているのかを考えて理解する事です。１つ１つ理解していけば、自分で作成した完了確認書はどういう項目が肝心だとかいかなる中身を記載しなければならないかなどが、見えてきます。
この段階までくれば後は、完了確認書を作成するだけです。複数ダウンロードした雛形の中で、一番見やすいレイアウトを使います。このように理解が深まるだけではなく複数の雛形を運用すると、メリットはこのような形で感じられます。
あとは、そのレイアウトを運用して、肝心な項目を当てはめていくだけです。こうすると、かなり良い完了確認書を作成出来ます。
完了確認書の見本やサンプルになる無料テンプレート
シンプルで使いやすい素材をご用意しておりますので、用途に合えばサンプルや見本としご利用ください。完了確認書の例文や書き方やマナー＆無料テンプレートより、ExcelやWordが無料でダウンロードが出来ます。
完了確認書の書き方には正確さが不可欠！
完了確認書を作成する際、必ず差し出す相手に納得してもらえるような中身で作成しなければいけません。トラブルにも発展しやすいといわれているドキュメントであり、さらに法的効力もあるので可能であれば顧問弁護士などに相談してもいいです。真実をしっかりと伝え、相手と相談の上で完了確認書を作成した方が無難です。雛形などを活用し、丁寧に完了確認書を作成して下さい。
