社内文書やメールにおける敬称の使い方や書き方を紹介！上司や目上の人へ「殿」「様」「さん」どれが良い？

社内文書を作る際、意外に悩んでしまうのが敬称の使い方です。とくに近しい同僚etcではなく、上司に宛てて何らかの社内文書を作るとなったら、上司や目上の人へ「殿」「様」「さん」…どの敬称を利用すればよいか悩んでしまう方も多いです。社内文書やメールにおける敬称の使い方や書き方や例文を紹介します。

上司への敬称を用いた例文

社内文書を作る際、重要になってくるのが敬称です。社内文書は社外文書とは違い、さまざまな部分を省略したり、わかりやすく簡潔に作るetc、ある程度の型を知らない事には作る事が出来ません。その中のひとつが、上司への敬称です。まず社内文書で上司への敬称を用いた例文をひとつ紹介します。

社内文書の例文

文書番号〇〇-第〇〇号令和○年○月○日

〇〇部長〇〇部〇〇

〇〇の件について

〇〇について下記の通りご連絡いたします。なお、〇〇の期限が〇〇となっております為、次週○日までの提出をお願いいたします。

①〇〇
②〇〇
③〇〇以上

〇〇部〇〇内線〇〇アドレス〇〇

さまざまなシチュエーションに利用出来るようにシンプルに作成されている例文ですので、ぜひアレンジして作成してみて下さい。

上記の例文から、上司に使うべき敬称について考えていきます。

まず、上司に敬称を利用する際に注意したいのが「さん」といった形で作る部分です。社内の雰囲気や距離感etcによっては、こういったさんづけで敬称を利用しているかもしれませんが、一般的にはさんは親しい仲の相手でない限り違和感を与えます。

その為、上司に敬称を付けるなら上記で解説したように「〇〇部長」といった使い方が好ましいです。

また、とくに役職をつけて呼ばない企業であったり、これといった役職はないものの上司に当たる方のケースでは「様」といった敬称を利用しても問題ありません。上司には、役職名や様づけで作る事を覚えておくようにして下さい。

一方、注意したい敬称の使い方をお伝えしていきます。まず、様は個人宛に何らかのドキュメントを送る際に利用される敬称ですが、状況によっては違和感を与える事があります。

社内文書を作る上で、とても近しい方に何らかの連絡をする際、「様」といった敬称を使うと距離感が遠いようなイメージを与える事があり、違和感を与えます。その為、相手との距離感を鑑みた上で「さん」を利用するようにして下さい。

「殿」といった敬称を利用する方もたまにいますが、こちらもやや社内文書には適さない可能性があります。役職宛の敬称として利用する事が多いですが、仮に経理から個人宛に重要な事柄で発信する意外、通常業務で殿を使うのは違和感を与えるので注意して下さい。

ちなみに、社内文書で多いのが複数宛に送信される社内文書で、こういったケースでは「各位」といった形の敬称を利用して下さい。御中は、社内の人間が自社に向かって利用するのは違和感があるので、避けるべきです。

上司の敬称が理解出来た上で、社内文書の基本についてあらためて学んでいきます。

社内文書は、「社内」といった語句が使用されている事から、社内向けに作成されるドキュメントになります。とはいえ、だからといって雑に作成されていればよいといったわけではありません。社内文書であっても立派なビジネス資料であり、手を抜いたものでよいといったわけではないので注意して下さい。

一般的に社内文書には構成が存在しており、どの企業でもそれら構成に当てはめて作成されていれば問題なく通用します。引き続き、社内文書における構成についてみていきます。

社内文書の構成は以下の流れを守った書き方が好ましいです。

文書番号は、書類を整理する際に必要となる番号であり、状況によっては省略する企業もありますが記載されている事が求められます。

次に発信日は、どのドキュメントでも必ず作成すべき部分です。メールであれば送信日が残りますが、紙のドキュメントのケースでは日付がないと整理する事が出来ません。事前に確認した上で、社内文書に日付をふるか考えます。

そして、宛名は上記で解説したような敬称を利用し、差し出す相手を記載します。例文のように部長であれば、〇〇部長といった形でよいです。また、別部署の上司であったら「〇〇部〇〇課〇〇部長」といった形で作成して下さい。

社内文書の本文に入る前に、まず標題をつくります。標題はメールでいう件名のようなものであり、タイトルです。社内文書を作る際、この標題がわかりやく作成されているかがポイントです。標題は一目見ればすぐに本文の内容がわかるような形で作成されているのが理想的です。

例えば、何らかの資料を提出するといったお願い文書を作成したとします。その際は、「〇〇提出のお願い」といった形で標題を作成して下さい。

社内文書は、社外文書と比べると後回しにされやすいドキュメントのひとつなので、必ず標題で見ればわかるように作成されている事が重要です。

社内文書で本文を作る際、基本的にはシンプルかつわかりやすいように作成されている事が理想です。例えば、上記の例文でも記載しているように、前文や末文を作成していません。社外文書etcでは時候の挨拶を作るかもしれませんが、社内文書ではそういったかしこまった挨拶文は不要ですので省略して下さい。

そして、本文の中にインフォメーションを書き込むのではなく、出来るだけ記書きで作成して相手が読みやすいように構成して下さい。ドキュメントの最後には、以上をつける事を忘れない事も重要です。

社内文書は、上司の敬称を間違って作成しがちです。様や殿やさん、どれを使うべきなのか…第三者にチェックしてもらったり、実際に送信されているメールやドキュメントを参考にしながら上司への敬称を作るように心がけて下さい。相手の役職も目安になります。