年末調整の案内文を作成する方もいらっしゃいます。しかし、中には初めて作成するといった方もいるかもしれません。年末調整の案内文には、さまざまな書類を記載しなければならず、間違う事が許されません。年末調整の案内やお知らせの文例を紹介します。
社内の社員および従業員に提出書類の準備をスマートにお願いして下さい。年末調整の書き方がわからずに困っている方は、参考に作成してみて下さい。
年末調整の案内状の文例
〇〇部〇〇課〇〇殿
令和〇〇年〇〇月〇〇日
株式会社〇〇 人事部〇〇〇〇
年末調整に必要な書類提出のお願い
年末調整の時期が近づいてきました。以下に記した年末調整に必要となる該当資料を期限までに提出して下さい。
記
提出書類
①扶養控除等申告書
②基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得⾦額調整控除申告書
③保険料控除申告書…
提出期限 令和〇〇年〇〇月〇〇日まで
※年末調整が必要な人
や1年を通じて勤務している方
や年の中途で入社し、年末まで勤務している人
問合せ 人事部〇〇〇〇
電話〇〇〇〇 メール〇〇〇〇
以上
年末調整の案内状の書き方ポイント
年末調整の案内状の書き方は、上記の文例のような形で簡潔に記載されていれば問題ありません。標題に関しても、年末調整のお知らせといった形で一目でどういった内容の文書なのか社員や従業員たちに分かるように作成されているのが理想的です。
年末調整の案内状は、基本的に社内文書の扱いになってくる為、社外文書のような形の挨拶文は不要です。以下のような挨拶文は社内文書では避ける傾向にあるので、利用の仕方には注意して下さい。
- お世話になっています
- 拝啓
- 〇〇の候、ご清祥の事とお慶び申し上げます
シンプルに年末調整が始まった事と、下記に必要な書類を記しているので確認してほしいといったお願いをする文言を取り入れれば問題ありません。
年末調整に必要な提出書類は記書き
年末調整に必要になる提出書類は、基本的には記書きで作成されます。詳しくは後述しますが、年末調整に必要となる提出書類は膨大ですので、主文の中に取り入れてしまうと煩雑な文書となり読みにくくなってしまいます。
そこでおすすめしたいのが、記書きです。文例でも示しているように、「記」といった文字を取り入れた後、下部にその詳細を記載していくといった形がよいです。
年末調整で必要な提出書類を把握！
年末調整の案内状を作成する際、重要になってくるのはどういった提出書類が必要になってくるかといった部分です。年末調整の案内状を作成するのは、主に人事部や経理の担当者になりますが、こういったところに初めて配属されたといった場合、どういった提出書類の準備をお願いすればよいか悩んでしまうはずです。
年末調整の案内状に記載する書類の一部を紹介していきます。参考にして年末調整のお知らせ文書を作成してみて下さい。
年末調整で必要な提出書類
年末調整で必要になる提出書類は、大きく分けて4つになります。
【提出書類①】扶養控除等（異動）申告書
まず、扶養控除等（異動）申告書です。扶養控除等（異動）申告書は、その年の12月31日時点で従業員や社員が扶養している親族の情報が記載されているもので、以下が対象となっています。
- 源泉控除対象配偶者控除
- 扶養控除
- 障害者控除
- 寡婦控除
【提出書類②】基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得⾦額調整控除申告書
次に、年末調整で必要になる書類は、基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得⾦額調整控除申告書といったものです。以下の3つの申告書が1枚で提出出来る書類です。
- 基礎控除申告書
- 配偶者控除等申告書
- 所得⾦額調整控除申告書
以下の項目を記入出来ます。
- 基礎控除
- 配偶者控除や配偶者特別控除
記載内容は難しいですが、税務署に聞くして漏れなく作成されている事を確認して下さい。
【提出書類③】保険料控除申告書
次に年末調整で必要になってくる書類が、保険料控除申告書といったものです。保険料控除申告書は、以下が対象となっています。
- 生命保険料
- 小規模企業共済等掛金
- 地震保険料
1年間に支払ったこれらの額から控除額を算出する事が可能です。
【提出書類④】その他の書類
年末調整には、上記でお伝えした書類のほかにもさまざまなものを提出する事が出来ます。まず、住宅借入金等当別控除申告書です。
これは、住宅ローンを利用した上でマイホームを入手した方が対象となっているもので、「住宅借入金等特別控除申告書」や「融資額残高証明書」の提出が必要になってきますので注意が必要です。
また、源泉徴収票も適用されるので、こちらを所有している社員には提出するように案内状を作成して下さい。
チェックを怠らない！
年末調整の案内状を作成するにあたって注意すべき点は、書き漏れがないかのチェックです。主文や日付等は基本的なビジネス文書と同様であり、シンプルに記載されていれば問題ありません。
しかし、年末調整で用意しなければならない提出書類があった場合、書き漏れや間違いがない状態で記載出来ているか確認しなければなりません。また、税務署の最新情報もしっかりと取り入れておく事も重要です。適用になる提出書類があったり、使えなくなるものもあるからです。
チェックリストをつくっておく他に、仕上がったら第三者に何度もチェックしてもらうする事をおすすめします。
年末調整のお知らせ案内を正確に作成して提出書類の準備を従業員や社員にお願いしよう！
年末調整の案内状は、上手な文書で書かれているといった必要はありません。あくまで案内状であり、大切な事は正しく書かれているかです。特に、必要な提出書類の抜け漏れや誤りがあってはいけません。
正確にお知らせ案内を社内の従業員や社員に連携して、分かりやすい提出書類準備のお願いをして下さい。年末の業務はただでさえ忙しいです。年末調整のお知らせをしっかり間違いなく書く事で、戻り作業を極力減らして円滑に業務を進める事が可能となります。
