同窓会を開催する事になった際、幹事や案内役になった方は案内文や招待状を作成する事になります。楽しい同窓会にする為に、生徒だけでなく先生も、出来るだけ多くの人に参加してほしいものですが、案内文や招待状を作るにあたって送る時期はいつが良いのかという疑問が生じてしまいます。同窓会の案内文や招待状の文例を紹介します。
同窓会の案内文や招待状の文例
●●小学校●●年度卒業生
同窓会のお知らせ
拝啓 時下ますますご清祥の事とお慶び申し上げます。
さて、昭和●●年に●●小学校を卒業し、早●●年の時が経ちました。皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。
この度、下記のご案内にて、同窓会を開催する運びとなりました。ご多忙中とは存じますが、しばし日々の雑事を忘れ、楽しいひと時をお過ごし頂ければ幸いです。皆様、お誘い合わせの上、ご来会頂けますようお願い申し上げます。
敬具
記
日時●●●●
場所●●●●
会費●●●●
幹事●●メールアドレス
参加締め切り●●
出欠申請は、幹事メールアドレス、または電話●●にご連絡下さいますようお願いいたします。皆様のご参加お待ちしております。
同窓会の案内文や招待状の書き方
同窓会の案内文や招待状の書き方は、上記の文例で紹介したようにいたってシンプルです。ビジネス文書のように簡潔に記載されている事、インフォメーションがしっかりと間違いなく記載されている事が肝心になります。
また、同窓会の案内文や招待状は、簡単な挨拶文を取り入れる事も必要です。上記の文例でも、「拝啓 時下ますますご清祥の事とお慶び申し上げます。」といった用語が記載されていますが、この部分を時候の挨拶として作成しても良いです。
例えば、「●●の候…」といった形で作成します。
記書きを利用して伝える
同窓会の案内文や招待状は、ビジネスで作成されるものではありません。つまり、プライベートな集まりの案内文や招待状になります。その為、本来は定型文はなく、自由な文面で作成されていても問題ありません。
しかし、一方で成人した大人が集まる場合がほとんどであり、わかりやすく読みやすい文書である事がマナーでもあります。上記の文例では、同窓会の案内文や招待状のインフォメーションを全て記書きで作成している事を確認します。
下記のようなインフォメーションはしっかりと相手に伝わりやすく、記書きで書かれている事が丁寧です。
- 日時
- 場所
- 会費
また、これらインフォメーションは間違うと同窓会の当日にトラブルが生じてしまう為、必ず何度もチェックしながら作成すべきです。
同窓会の案内文や招待状の作成のポイント
同窓会の案内文や招待状を作成する係になった際、どのように進めていけばわからず不安になる方もいるかもしれません。同窓会の案内文や招待状の作成のポイントについて解説していきます。
リサーチとリスト化
同窓会の案内文や招待状を作成する際、重要になってくるのがリサーチです。そもそも、学生時代と現在の住所が全く同じといった方は少なくなっており、全国津々浦々に散っているといった場合がほとんどです。
それらをひとつずつ調べていく事はかなり難しいですが、友人の伝手を辿って出来るだけ全員に声をかけられるように準備します。
また、現在地がどうしてもわからない方がいた場合、実家に連絡して親御さんから住所を聞いてみるのもひとつの手段です。これがかなり時間がかかるので、同窓会の案内文や招待状を作成する事なったらすぐに手をつけるべき案件といえます。
さて、リサーチする前、した後に重要になってくるのが参加者のリスト化です。卒業アルバムを使い、まず全員分の名前をエクセルで管理します。一人では難しい場合、仲間に助けてもらうと作業がスムーズに進みます。
同窓会の案内文や招待状を出す時期
同窓会の案内文や招待状を出す場合、時期もとても重要になってきます。あまりに早く出し過ぎると予定が急に入ってしまったり、逆に遅過ぎると参加出来ない人が増えてしまう為、ほどよい時期で送付されている事が理想的です。
おすすめは、開催日の2から3ヶ月前に送付し、出欠の締切日を1ヶ月前にしておくとよいです。同窓会の案内文や招待状は、余裕をもって作成出来るスケジュールを組まないと、仕事で手が回らなくなった時に危険です。
上記の文例のように、メールアドレスや電話で伝えるといった事も可能ですが、それらが億劫な方も中にはいます。また、あまりそういったものを知らせたくないといった方もいるはずです。そういった方の為に、往復はがきで出欠がわかるような形で案内文や招待状が出せるように手はずを踏んでおく事をおすすめします。
どのような同窓会にするかも考える
同窓会と一口にいっても、ただの飲み会であったり、ゲームをしたり、その当時の恩師を呼ぶいろいろなパターンがあります。案内文や招待状の文例には記載しませんでしたが、どういった内容の同窓会にするか…といった旨も軽く書いてあっても問題ありません。
同窓会の案内文や招待状は工夫して作成しよう
同窓会の案内文や招待状は、オリジナリティがあっても問題のない文書です。受け取った相手が出席したくなるような内容で作成されているか確認し、工夫しながら作成してみて下さい。先生やクラスメイトが沢山参加して賑やかな同窓会が開催出来ると盛り上がります。
成人式や還暦という時期を狙って同窓会の開催を検討してみてはいかがですか？
