会社で異動や転勤や退職する人が現れたのをきっかけに送別会を開催する事になった際、その案内文の作成係を依頼される機会があります。送別会の案内文を普段書いていない方にとってはハードルが高いイメージがあるかもしれません。
送別会の案内文の書き方や例文を紹介します。本人には送らないetcの注意点についても触れますのでチェックして下さい。
送別会について
送別会の案内文を作る上で重要になってくるのが、そもそも送別会とは何なのかといったところからです。送別会の案内文を作る際、送別会の基本知識がないままで作成してしまった場合、何らかにミスをおかしてしまう恐れもあります。まず送別会とはどういった会なのか、その基本について解説していきたいと思います。
送別会とは？
そもそも送別会とはどういった会なのか。送別会とは、何らかの理由で別れなければならない人を送り出す会の事です。異動や転勤や退職といった事情が一般的な理由に該当します。
一般的には、ポジティブな意味合いを持った会となっています。職場を異動や転勤や退職で離れる方や長年在籍していた団体やコミュニティを離れる方に向けて開催されるものです。送別会は、特に義務的におこなわれるものではなく、シチュエーションによっては開催されないケースもあります。
複数人ではなく、個人での送別会が開催されるとなった場合、その方は団体やコミュニティで重宝されていた方かもしれません。しっかりと、丁寧に送り出してあげる準備が必要になってきます。
壮行会との違い
送別会は、送り出すといった意味合いを持っていますが、一方で壮行会と混合して覚えている方もいるかもしれません。たしかに壮行会も本人となる方を送り出すといった意味では一緒であり、特段大きな違いがないように感じる方もいます。
しかし、壮行会は一時的に会社組織を離れる際に行われる物で、完全にそのコミュニティから抜けるといった人に行われるものではありません。例えば、スポーツで考えるとわかりやすいです。
日々、練習しているAといった所属チームを離れて日本代表として一定期間海外遠征に行く選手がいたとしたら、それは壮行会になります。最終的にこれら日程を終えた際に戻ってくる事から、別れというよりは応援の意味があります。
一方、送別会は他のチームに完全移籍してしまう、特別な理由が無い限り戻ってこない事がわかっている前提で開催される会になります。
この部分を間違って送別会の案内文を作成してしまうと、本人も相手も困惑してしまう恐れがあります。必ず、この部分は理解した上で送別会の案内文を作る事を徹底して下さい。
送別会の案内文の書き方
送別会の案内文の書き方の基本について解説していきます。一般的な文書としての書き方ですが、幅広いシチュエーションに応用する事が出来る為、ぜひこちらを参考に送別会を作成してみて下さい。
構成を意識して作る
送別会の案内文を作る際、しっかりと構成を意識して作成されている事を確認して下さい。例えば、一般的な文書として送別会の案内文を作るとします。その場合、最も右上には日付を記載し、左上には宛名を作成します。
そして、右下には差出人を作成した上で中央部に標題を作成して下さい。送別会の案内文の書き方は、一般的なビジネス文書と大きく変化はありませんので、難しく考える必要はないです。そして、標題の下部に主文を記載していきます。
主文は、簡潔に送別会の案内を延べ、下記にそのインフォメーションを作るといった形がおすすめです。案内文のインフォメーションは、記書きで作成して「記 日時●●」といった形で作成して下さい。
本人には送らない
注意したいのが、本人にも一緒に送付してしまう事です。案外、こういったミスをしてしまう方も多く、何度も宛先を確認した上で送らないようにして下さい。なぜなら、寄せ書きや何らかのサプライズイベント、さらに会費が本人にわかってしまうと興ざめしてしまいますし、社会人としてマナーがなっていない…と思われてしまいます。
送る時期を間違えない事
送る時期も重要になります。特に会社関連やプライベートであっても社会人の方々に送る場合、相手にも予定があるので直前の送付はマナー違反です。送別会にほとんど人が来なかったとか、延期となってしまってはしらけてしまいます。
とはいえ、あまりに早過ぎると予定を入れられてしまう事から、一ヶ月前や遅くとも1週間前には参加の可能性がある方たちに送りたいところです。
送別会の案内文の例文
●●部署各位 日付 幹事●●課●●
送別会のご案内
この度、●●月●●日づけで●●課の●●さんが退職される事となりました。つきましては、●●さんのこれまでの労をねぎらい、今後のご健勝とご発展をお祈りする気持ちを込めまして、下記のとおり送別会を行いたいと思います。皆様のご参加お願いいたします。
記
日時●●
場所●●
住所●●
会費●●
出欠のお返事各部署にてとりまとめて、●●日まで幹事の●●にまでお知らせ下さい。
内線●● メール●●
以上
異動や転職や退職で去る人を温かく見送ろう！送別会の案内文を丁寧に作ろう！
送別会の案内文ひとつで、参加者の意識もぐっと変わります。無理にコラムのように仕上げる必要はありませんが、参加率が上がるような工夫も大切です。書き方の基本を踏まえた上で、多くの人が参加される送別会が開催出来るよう努力してみて下さい。
また、幹事である貴方が丁寧に送別会の準備を進めてくれたら異動や転職や退職で去る本人も嬉しい気持ちでいっぱいになるはずです。
