ビジネスシーンで必ずついて回るのが「会議」。会社で会議を開く際、案内文を作成しなければなりません。近年、基本的には開催通知メールを送る他、PDFの書面で作成される事もあります。会議の案内文の書き方を解説します。社内向けと社外向けの例文も紹介します。
【例文】会議の案内文
会議の案内文の例文を先に説明します。あくまでひとつの例文なので、ご自身のシチュエーションに合わせた形で作成してみて下さい。
【例文】会議の案内文：社内
件名 定例ミーティングのご案内
企画営業部 各位 お疲れ様です。〇〇です。
さて、5月度の定例ミーティングを下記の通り開催致します。会場および資料準備の都合上、次週●日（●）までに出欠のご連絡を頂けますと幸いです。どうぞ、引き続きよろしくお願い致します。
記
日時
場所
以上 〇〇
【例文】会議の案内文：社外
〇〇に関するお知らせや打ち合わせの件
株式会社 〇〇 〇〇部 課長 〇〇様 いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇、営業企画部〇〇でございます。
先日はメールでのお問合せ誠にありがとうございました。その際、お伝え致しました〇〇についてお知らせおよび導入につきましてのお打ち合わせ日程が決まりました。
つきましては、下記にお打ち合わせの詳細を記述致します。どうぞ、ご確認頂けますと幸いです。
お打ち合わせの詳細
日時
場所
住所
議題
弊社の参加予定者〇〇
なお、不明点やご質問事項がございましたら〇〇までお知らせ頂けますと幸いです。
当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。
署名
【ビジネスマナー】会議の案内文の書き方
会議の開催通知の役割を果たす案内文を作る際、気をつけておきたい書き方ポイントをいくつか説明していきます。基本的なビジネスマナーも学べるので、会議の案内文の書き方で悩んでいる方はこちらを参考にしてみて下さい。
【書き方ポイント①】件名でわかるように
会議の案内文を作る際、必ず件名で本文が理解出来るような書き方が好ましいです。上記の例文でもお伝えしているように、件名は基本的には「会議の案内文」や「会議の件」とシンプルなのが適切です。会議をする事にあたっての何らかのインフォメーションといった形で作成されている事が条件となります。
特に社内文書であれば、優先度が低くなる傾向にある事から、どうしても件名が曖昧だとはじかれてしまう恐れがあります。大切な会議の開催通知を見落とされてしまったら大変です。
社外メールであっても件名の書き方によっては相手が確認忘れとなってしまい、当日にトラブルが発生してしまう事もあるのです。その為、会議の案内文を作る際は、一目で開催通知だと判断出来るような書き方の件名を前提として下さい。
【書き方ポイント②】シンプルな主文でまとめる
会議の案内文は、基本的にはシンプルな文面でまとめられている事が求められます。特に社内文書で会議の案内文を作るなら、余計な前文は一切不要なので開催通知だけを伝えます。上記の例文でも、以下のような書き方で作成されており、詳細は記書きで作成されるのが一般的と言えます。
社外であれば、「いつもお世話になっております…」といった定型の挨拶文が必要ですが、それでも詳しい通知は主文でダラダラと書かない事が基本となります。
【書き方ポイント③】わかり易く記書きで
会議の案内文でもっとも重要な部分は、会議の日時や場所です。実際、資料も重要ですが今の時代はいくらでもメールからプリントアウト出来る事から、最悪この部分が漏れていてもトラブルにはなりません。
一方、日時や場所、こういった部分が間違うと会議の開催自体が難しくなってきます。必ず相手に理解し易いような書き方になっているかを確認して下さい。上記の例文でも、日時や場所といった形で分かれています。
仮に社外については、住所をしっかりと記述したり簡単に添付で地図を貼付けると丁寧な印象を与えます。また、アジェンダであったり、進行表を記しても良いですがメールが長くなると読みにくい開催通知になってしまいます。
その際、進行表は別途添付しておりますので…といった形で別の書面で作るようにするとすっきりとした書き方が実現します。
【書き方ポイント④】リマインドも不可欠
会議の案内文には関連しませんが、会議の案内文は作成出来ればOKとは言い切れません。会議の案内文の目的はその会議を開催するにあたって、参加者がしっかり参加してくれるといった部分です。いくら開催通知の案内文をビジネスメールとして送っても、参加してもらえなければ意味がありません。
出欠を取る事もありますし、仮にすでに決められたもので出欠を必要とない案内文もあります。
しかし、受け取った側はスケジュールを勘違いしているかもしれませんし、仮に何か特別な案件がその時間に入ってしまっているかもしれません。シンプルに忙しいビジネスマンなので予定を失念してしまうという可能性もゼロではないです。
その際、あらためて案内文をリマインドするといった心がけも肝心です。直前ではあまり意味がないので、2日前あたりにもう一度この会議を開催する事をあらためて開催通知してておく事が肝心です。例文としては、以下のような書き方で問題ありません。
会議への意欲を駆り立てる為にも、リマインドは出来るだけ送るように心がけて下さい。
会議の開催通知案内文のメールは漏れのない書き方でスマートに！ビジネスマナーを守って
会議の案内文は、回りくどい形ではなく出来るだけスマートな書き方を心がけるのがビジネスマナーです。そして、せっかく開催通知をしても参加してもらえなければ意味がありません。簡潔で分かり易いビジネスメールを作成し、会議が近づいて来たら最終連絡のリマインドメールも忘れず送信して下さい。
ぜひ、本記事を参考にスマートな会議の案内文の書き方をマスターして下さい。
