会社や団体といった何らかのコミュニティで会社の飲み会を開催する事になった際、案内文の作成機会が回ってくるかもしれません。忘年会やプロジェクトの打ち上げと、会社の飲み会も様々です。
普段、会社の飲み会には参加する方で案内を出す幹事役を務めていなかった方は、どのような内容で作成すればよいか悩んでしまうかもしれません。社内の会社の飲み会における案内文の書き方や例文を紹介します。メールで良いのかについても触れます。
会社の飲み会の案内文の作成における注意点
忘年会や打ち上げと色々な会社の飲み会が会社で開催されます。会社の飲み会の案内文の作成着手前に、いくつかの注意点を押さえておく必要があります。会社の飲み会の案内文の注意点について解説していきます。
【案内文ポイント①】余裕を持ったスケジュールで
会社の飲み会の案内文における作成、開催日に近過ぎるタイミングで出す事は避けて下さい。特に社内の人間だったり、社会人になっている方達たちに案内を出すケースでは、相手もスケジュール調整の必要があります。会社の仕事が忙しくて日程調整が不可欠な人がほとんどです。
遅くて1ヶ月前、早くても2週間前には会社の飲み会の案内文を作成・送付出来ている事を想定して作成出来るように心がけて下さい。
【案内文ポイント②】強制参加ではない事を伝える
近年、会社の飲み会に参加しない方たちも増えています。理由は色々です。
- 特にお酒自体が好きではない
- わざわざお金を支払って好きでなもない空間に行きたくない
- プライベートまで縛られたくない
会社の飲み会の案内状を作る際、強制参加を思わせるような内容は控えて下さい。
このような明らかにパワーハラスメントと思わせる一文を掲載すると、トラブルに発展してしまいます。
【案内文ポイント③】費用面も明記
会社の飲み会の案内文を作る際、その場所や時間も重視すべきですが、費用面も考えた上で作成しなければなりません。例えば、美味しいからといった理由でお店を決めた上に高額な会費を請求するのはマナー違反です。
「そのくらいは出せるよね」ではなく、懐事情は人によって様々である事を忘れないようにして下さい。社内の飲み会の優先順位も人によってそれぞれです。ただ費用面だけを記載するのではなく、「会費:2000円（補助が出ています）」というように、お得な印象を与えると参加率がアップします。
【案内文ポイント④】会場選びもしっかりと
会社の飲み会の案内文を作る上で、会場も大切とお伝えしました。いつも使っている馴染みの飲食店があればよいですが、そういった場所がない時の会場選びは悩むものです。まず、お酒を飲む事が想定出来るので車でしか行けないような場所は避けて下さい。
出来るだけ駅から近い、参加者がアクセスしやすい地域である事も重要です。あまりに遠方過ぎるとタクシーや代行代金がかかってしまい、参加率がぐっと減ってしまいます。
【例文】会社の飲み会の案内文
ここからは、会社の飲み会の案内文の例文について解説していきます。あくまで例文のひとつなので、ご自身のシチュエーションに合わせた内容にアレンジして利用してみて下さい。
【例文①】会社の飲み会の案内文
懇親会のお知らせ
●●の皆様、おつかれさまです。いつも●●へのご尽力、誠にありがとうございます。さて、この度皆様の慰労及び親睦を深める事を目的に、下記の通り懇親会を開催いたします。ご多忙の中、大変恐縮ではございますが、ご参加下さいますようお願いいたします。
記
日時 ●●●●
開始時間●●●●
場所●●●●
最寄駅●●
会費●●
連絡先●● 以上」。
【例文②】会社の飲み会の案内文
日付
懇親会のご案内
営業部の皆様、お疲れさまです。さて首記の件、日頃のご慰労をかねて下記のとおりに懇親会を開催いたします。ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、ぜひご参加頂ければと存じます。
なお店舗予約・準備etcの都合上、今週中にご出欠の返事を頂ければ幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
記
日時●●●●
開始時間●●●●
場所●●●●
最寄駅●●
会費●●④
緊急連絡先●●
以上
参加しやすくなる案内文とは？
メールで会社の飲み会の案内を行う際、基本的には文字だけなのでシンプルに作成されているだけで問題ないです。しかし、用紙を配ったり、社内の掲示板に貼付ける場合、あまりに機械的な文書だと見過ごされてしまったり、業務感が出てしまう為、参加しにくい雰囲気を作り出してしまいます。
仮に書面で会社の飲み会の案内文を作るのであれば、少し凝ったデザインを取り入れるのも一つの手段と言えます。例えば、以下のような工夫したデザインです。
- お酒のアイコンを利用
- おつまみの画像を利用
- 色遣いを明るく楽しくする
遊び心のあるデザインである事が肝心です。会社の飲み会に参加したくないといった方は、「つまらないに決まっている」とか「時間の無駄」というような先入観を持っているからです。そういった部分を避ける為にも、会社の飲み会の案内文はポップさも忘れないように心がけて下さい。
社内の忘年会や打ち上げといった飲み会の案内文を作って参加率を上げよう！
社内の飲み会の案内文は、幹事になれば誰もが作るものです。飲み会は忘年会や打ち上げと様々な種類があります。飲み会が苦手であまり参加したくないという人が多いのも事実です。必要最低限のお知らせを書いて、ポップで楽しそうな雰囲気の案内文を作る工夫で参加率を上げる事が出来るかもしれません。
そのようにコツを押さえながら上手に作る事で、より幹事としての評価も高まります。ぜひ、本記事を参考に会社の飲み会の案内文を作成してみて下さい。
