会社を設立し、従業員を雇う際に作成しておくと便利なのが組織図です。組織図の目的はいくつかあり、その目的を知る事によって組織図の必要性が明確となります。部署の把握にも便利です。わかりやすい組織図の書き方や意味やルールを解説します。テンプレートを使った作り方も効率的でおすすめです。
組織図とは？
組織図とは、以下の情報を図にして分かりやすくしたものです。
- 会社の部門や役職の相違関係
- 責任や権限の分担系列
- 指揮や命令の種類
一般的には、部門や役職の名称のみを書き込んで、メカニズムを記しているものが作成されています。一方で、責任や権限の分担系列、指揮や命令の種類も一緒に書き込む書き方もあります。簡単に言うと、「会社内の構造を分かりやすく記す」為に作成されています。
組織図を作る理由とは？
組織図を作る理由はいくつかあります。
権限の明確化
それぞれの役職や部門にどのような権限があるのかの明確化を目的としています。
責任の明確化
それぞれの役職や部門でどのような責任を負っているのかの明確化を目的としています。
社員それぞれのモチベーションアップ
自分の部門や役職について知る事、それぞれステップアップの目標を立てやすくなり社員のモチベーションを上げる目的があります。
連絡先の明確化
会社に部署が沢山あるなら、それぞれの担当の連絡先を明確にしておくと「この件は○○部の○○さんに連絡すればいい」という事が一目で分かるようにし、業務円滑化という目的があります。
組織図の書き方におけるポイントと注意点
組織図の書き方におけるポイント
組織図の書き方におけるポイントを見て行きます。
ツリー式を採用
ただ横並びで部署や役職を書き込んでいても、見にくい組織図となってしまって活用出来ません。そこで、ツリー式での組織図作成によって分かりやすい表となり、知りたい情報をすぐに見つける事が出来ます。
SmartArtを採用
エクセルやパワーポイントを使用して組織図を作成すれば、エクセルやパワーポイントの機能「SmartArt」を使用すればとてもスムーズな作り方で仕上げられます。それほど難しい作り方ではなく、初心者の方でも少し勉強して知識を身に付けるだけで簡単に作成出来るのでおすすめです。
分かりやすく色を使う
白黒の組織図はわかりやすいとは言えません。それぞれの役職や部門毎に色分けをしておくとわかりやすい組織図が出来上がります。
組織図の書き方における注意点
組織図の書き方における注意点を見て行きます。
会社すべての組織を正確に記入
部署と役職を簡潔に書き込むだけなら、組織図における作成の意味がありません。下記のように、「部や課や室や係」を明確に書き込んで下さい。
（部署）営業部→（課）営業第一課や営業第二課や営業企画課（室）兵庫営業所や大阪営業所
入力ミスの有無チェック
部署や役職や担当者氏名に関して、それぞれ入力ミスが無いかを確認しておいて下さい。
定期的に更新
組織図は陳腐化しやすいといわれています。社員の入れ替わりが激しい会社は特に陳腐化し、組織図の存在を忘れられてしまう事も…。終身雇用制も崩れてきて転職経験が無い人の方が少ない昨今、社内の環境は定期的に変化しています。
昔の情報がそのまま残っていて社員が混乱しないように、そしてせっかく作成した組織図を陳腐化してしまわないためにも人事異動や退職者や新入社員入社があるなら、その都度更新をかけるように心がけて下さい。
組織図の必要項目
組織図の活用方法は主に、社内活用の為や就職活動のパンフレットに書き込む為に使用されています。今回は組織図を社内で活用するケースで、どのような項目を書き込めばいいのかを紹介します。
部署名と役職
組織図の作成でメインとなるのが部署名と役職についてです。組織図の作成では欠かせない項目です。
- 各部署でどのような役割を分担しているのか
- 各部署でどのような業務が行われているか
- 役職の種類や呼び方
これらを明確にして書き込んで下さい。
事業所の名前
事業所がある会社であれば、各事業所の名前を間違いが無いように書き込んで下さい。
社員の顔写真
社内での使用であれば、それぞれの部署や役職や担当を顔写真付きで作成すれば社員の顔も覚えやすいです。誰がどの業務をしているのか一目で分かりやすいので、顔写真を貼り付ける作り方をおすすめします。
各社員の情報
社員IDや氏名（フリガナ）
それぞれ、社員の氏名と、社員IDがあるなら社員IDを書き込んで下さい。
メールアドレス/電話番号
それぞれ、会社使用のメールアドレスや電話番号（内線etc）を書き込んでおくと、問い合わせ先が明確になって業務の進行が円滑になります。
勤続年数
勤続年数がわかるなら、勤続年数を書き込んで下さい。さらに就職日etcがわかるなら書き込んでおくと、様々な手続きの際に役立ちます。これらの必要情報を書き込む事で、社内で社員の情報を共有出来ます。
その他
他にも以下の情報のような業務実績を書き込んでいる組織図もあります。
- 売上高
- 売上件数
パンフレットのような社外用の組織図
社外公開用の組織図に関しては、以下が書き込まれていればそれで充分です。
- 部署名
- 役職
- 事業所の名前
社員配置etcは会社の具体的な情報となりますので、書き込む必要性はありません。また、個人情報に該当するような社外秘情報は社外用組織図には書き込まないようにして下さい。
書き方をスムーズにする為にテンプレートを使う手段も！
書き方を理解出来たとしても、やはり資料を白紙から独力で作るのは骨が折れる作業です。会社では組織図を作る以外の他の業務も沢山あります。組織図の作成は無料でダウンロードが出来るテンプレートサイトの利用で効率化してみると良いです。
テンプレートをダウンロード出来たら、あとは記入していくだけで難しい操作は一切必要無いです。時間を短縮して資料作成が出来るので、組織図作成に対する心理的ハードルも下がります。書き方がいまいち分からない人や、作成時間を長く取れない人にとって非常におすすめ出来る作り方なので導入してみて下さい。
わかりやすい組織図の書き方は間違えない、更新を忘れない、が大事！
組織図の意味は誰がどの部署に所属してどんな仕事をしているかがすぐ分かるようにする為です。シンプルな書き方がわかりやすい組織図完成の近道である事は言うまでもありません。それだけでなく、名前や部署名を間違えずに記入する事と都度リアルタイムで更新をする事も同じぐらい肝心です。
社外向けの組織図については、個人情報をはじめとする社外秘情報は載せないという書き方の注意点も忘れないようにして下さい。
