支払証明書とは、様々なシーンで使用されていて料金を支払った事、支払ってもらった事の証明になる重要書類です。一般家庭からビジネスシーンまで幅広く活用されてはいるものの、支払証明書を発行しなければいけないとなった時、どのように作ったらいいのか、また取り扱いについて知らないという人も居ます。
支払明細書の書き方を解説します。領収書紛失時の領収書の代わりになるのかについても触れます。無料ダウンロード出来るワ―ドやエクセルもあるので適宜ご利用下さい。
支払証明書とは？
支払証明書とは、事業であれば経費として収入から差し引きを行う際に、支払った事実の証明となる書類として使用されます。一般家庭では、支払をしたという証明を行う為に使用されます。
領収書の代わりになる！
例えば、以下のような状況で「領収書をください」と言える人はほとんど居ません。失礼にもなりかねません。
- 従業員のお通夜や葬儀etcに参列して、香典を持参した際
また、自動販売機でドリンクを購入した際にも領収書を発行出来ません。このように、領収書を貰う事が難しいケースもあります。そういったケースで「香典にいくら包んだ」「仕事上での出費がいくらあった」という事の証明の為に、支払証明書を作成します。
領収証があれば支払証明書は不要
支払証明書は、領収書の代わりとなる書類の為、領収書があれば不要です。言ってしまえば、領収書が無ければ支払証明書を発行すればいいという事なのですが、多用はNGです。※NGな理由については、詳しく後述します。
支払証明書の書き方における注意点
支払証明書の書き方における注意点を見て行きます。
支払証明書の多用はNG
領収書と支払証明書では信頼性が違います。支払証明書の方が領収書よりも信頼性は劣ります。本来、領収書が発行されるはずの施設を利用しているのに支払証明書で済ませてしまうと、税務署から指摘されてしまう可能性もあります。中には、領収書の再発行はしていないという施設もあります。
そういったケースでは、支払証明書を発行するしかありません。まずは、再発行の依頼をして、再発行可能の有無を確認しましょう。そして出来るだけ、領収書を紛失しないよう管理をしなければいけません。
信憑性の高い支払証明書を作る
領収書を発行出来ず、支払証明書を発行するなら、その信憑性を少しでも上げる努力をして下さい。内容を詳しく記載し、出来るだけ証明出来るものと一緒に（招待状やお礼文）提出して下さい。
冠婚葬祭のケース
冠婚葬祭であれば、会計処理では「交際費」とし、「香典」「ご祝儀」と内容と金額を記載して下さい。あまりにも高額だと、交際費ではなく「贈与」としてみなされて贈与税が発生してしまいます。金額には十分注意が必要です。
交通費のケース
交通費はそのまま「交通費」として計上し、どこからどこまで利用したかを記載しておきましょう。また、ETCやモバイルSuicaのように、ネット環境で明細を照会出来るのであれば、明細を一緒に提出しておけば信憑性がより高くなります。
その他
その他、領収書が発行出来ない施設や、領収書を紛失してしまい、領収書の提出が出来ないなら支払証明書と一緒に以下についてメモをして一緒に提出して下さい。
- 利用日付＝代金を支払った日にち
- 金額＝支払った金額
- 利用した状況＝取引内容（購入品）について
- 支払先＝代金をどこに支払ったのか
- 作成者＝支払証明書を作成した方の氏名
保存期間
支払証明書は領収書やレシートと同じ扱いです。その為、原則7年間の保管が義務、さらに法人なら9年間の保存が必要です。
書き方や必要項目
以下の項目が最低限必要です。
- 支払日
- 支払先
- 支払金額
- 支払理由
これらを出来るだけ詳しく記載しておく事が望ましいです。また、これに加えて、領収書が発行されなかった事由や支払先の住所も記載しておく事をおすすめします。
金額が3万円を超えるケース
金額が3万円を越えているのに、請求書交付が無かったら、支払証明書を作成すべきです。しかし、そのケースでは領収書が発行されなかった事由や支払先の住所の記載は必須です。
レシートしかなくても大丈夫？
スーパーやホームセンターで買い物をした際に「領収書を下さい」と言い忘れ、手元にレシートしか無いという状況は経験した事のある人も割と多いです。結論から申し上げますと、領収書が無くても問題はありません。
本来は領収書とセットでの保管が望ましいですが、実は、レシートには何を購入したのか明細が乗っている為、処理を行う方は処理がしやすく助かっています。
書式
決められている書式はありません。したがって、どの方法でも大丈夫です。
- 手書き
- Excel
- Word
- 専用ソフト
しかし、手書きで作るなら必ずボールペンをはじめとする消えないペンで記載しなければいけません。また、WordやExcelで作るなら、一度テンプレートを作成しておくと、何度もテンプレートから作成の手間が省けます。無料でダウンロード出来るテンプレートサイトもあるので、そういったものの活用もおすすめです。
当サイトでも、WordやExcelで編集出来る無料の支払証明書テンプレートを用意しています。
領収書の代わりにもなる支払証明書は書き方に要注意
支払証明書は、領収書やレシートが出ないシーンで活用が出来る事が分かりました。しかし、支払証明書の取り扱いには以下の注意点があります。
- 多様は税務署から問い合わせが来る事がある
- 出来るだけ、支払を行ったという証拠になる物を一緒に掲示
- 無くしたら、再発行が可能かを確認
保存期間は以下の通りです。
- 個人事業ならは念の為7年間
- 法人なら7年～9年
