離職証明書とは、失業手当（失業給付金）を貰う際に求められるドキュメントを指すのです。離職証明書とは被雇用者がこれまで勤めていた企業を辞める時に、その被雇用者を雇い入れていた経営者側がハローワークに対してドキュメントを書いて、提出を求められるドキュメントです。また、必要に応じて添付ドキュメントに対する書くべき項目に変更が生じる為、被雇用者を雇い入れている経営者側の方であれば、離職証明書における作り方・様式や注意点etcを知っておいた方が良いです。離職証明書を書く際に把握しておけば心強い様式、作り方、発行手順、添付ドキュメントetcについて解説していきます。
離職証明書とは？作り方＆様式＆添付ドキュメント＆発行手順を解説！
離職証明書と聞くと企業を辞める際に関係してくるドキュメントであると大まかに連想出来ます。具体的に離職証明書とはどのような役割を持つドキュメントなのかを掘り下げます。間違いなく記載出来るように作り方・様式・添付ドキュメントetcについて解説していきます。
離職証明書とは？離職票や退職証明書との違いは？
離職証明書と呼ばれる事も多いですが、離職証明書の正式なドキュメント名称は雇用保険被保険者離職証明書といいます。離職証明書に似ているドキュメントの中に、離職票と呼ばれるドキュメントもあります。離職証明書と離職票、この2つのドキュメントの名称は非常に類似していますが、ドキュメントの内容はまったく異なり、作り方・様式も違いますので用心を払って下さい。
離職証明書（雇用保険被保険者離職証明書）とは？
被雇用者がこれまで勤めていた企業を辞める時に、被雇用者を今まで雇い入れていた経営者側が提出をハローワークに行うべきドキュメントを雇用保険被保険者離職証明書（離職証明書）と言います。「自分で作成すると思っていたら企業に書いてもらうべきか、前の会社に連絡して発行依頼をするのは面倒だなぁ。どこでもらえるかと思ったら企業経由でハローワークからか。知らなかった。」と感じた方もいらっしゃるかもしれません。面倒くさいからと言って自分で作成すると万が一ばれる状況になったら大変なのでしっかり手順を踏んで離職証明書を貰いって下さい。
離職証明書とは、3枚綴りの複写形式のドキュメントであり1枚目～3枚目にそれぞれ意味があります。
- 経営者側の控
- ハローワーク提出向け
- 雇用保険被保険者離職票-2
3枚1組になっている離職証明書＆雇用保険被保険者資格喪失届。経営者側は被雇用者の企業を辞める事実が決定したら、これを準備して提出をハローワークに行う作業が求められます。それが終わらない限り、以下の２点が進まないからです。
- 辞めた人の雇用保険脱退に関する契約
- 辞めた人の失業手当受給に関する契約
離職証明書の契約の流れ
- 経営者側がハローワークに対して離職証明書を提出する
- ハローワークが経営者側に対して離職票を送付する
- 離職票の必要事項を経営者側が書き込む・辞めた人へ送付する
- 辞めた人が離職票に書かれた内容をチェックした上で提出をハローワークに行う
- ハローワークが認定を行う
- 失業保険を受給する事が出来る
このように、企業を辞めてから失業手当の受給までは長い工程と時間を要するのです。辞めた人が出たら出来るだけ早く離職証明書を書き、提出をハローワークに行う事が欠かせません。
退職証明書＆離職票の相違点は？
離職証明書＆離職票とは？
離職証明書＆離職票の双方の提出が、失業手当を受給する為には求められます。離職証明書＆離職票は公文書という位置付けのドキュメントです。作り方・様式が決まっており、ハローワークが発行する用紙を使うべきです。
- 離職証明書・・・辞めた人をこれまで雇い入れていた経営者側がハローワークに対して提出をするドキュメント
- 離職票（雇用保険被保険者離職票）・・・ハローワークへ辞めた人が提出をするドキュメント。離職票には、離職票-1と離職票-2の2種類があります。ドキュメントへの必要事項を書く作業は、経営者側が行います。
退職証明書とは？
退職証明書は被雇用者がこれまで勤めていた企業を辞める事実を証明するドキュメントを指します。経営者側が企業を辞める辞めた人に対して発行を行います。退職証明書は作り方・様式が定められていません。
離職証明書における作り方・様式と添付すべきドキュメントは？
離職証明書は辞める被雇用者本人ではなく、経営者側が書くドキュメントです。被雇用者を雇い入れている経営者側であれば、離職証明書を書く機会が訪れたら、作り方・様式、どのようなケースに何の添付ドキュメントが求められるかは、きちんと知っておかなければなりません。
離職証明書における作り方
離職証明書を書く際における作り方は、２通りあります。
- ハローワークに行って離職証明書の用紙を受け取って、必要事項に書く方法
- インターネットサービスのハローワーク提出向けのスクリーンで離職証明書を書く方法
インターネットサービスのハローワーク提出向けのスクリーンで離職証明書を書く時、自分自身で必要事項を書き込んで白紙の状態から離職証明書を作る訳ではないです。スクリーンに従って必要事項を入力していき、最後に誤入力がないかチェックして「署名して次へ」を選択すればハローワークに対して離職証明書を提出をした事になります。
一方で、電子ではない用紙の離職証明書については、3枚複写で3枚目のドキュメントが離職票-2となりますが、インターネットサービスのハローワーク提出向けのスクリーンで離職証明書を書いたら、一連の作業を無事終えると、PDFフォーマットにて電子公文書である「離職票-2」が発行されますので、それを印刷して辞めた人に送付する事になります。
離職証明書の作成にあたり、作り方＆様式をチェック！
離職証明書は、ハローワークが提示している注意書に従って書けば正しく作れます。離職証明書の必要事項とは下記に列挙する14個の項目です。
- 被保険者番号
- 事業所番号
- 離職者の氏名
- 辞める年月日
- 事業所情報(事業所名・所在地・電話番号)
- 離職者の住所・居所
- 離職する理由
- 被保険者の期間算定対象期間
- 被保険者の期間算定対象期間に対する賃金支払の基礎日数
- 賃金支払の対象期間
- 賃金支払の対象期間の基礎日数
- 賃金額
- 備考
- 賃金に関する特記事項
項目の内容に沿って、正しく書いて下さい。それでは14項目について、さらに掘り下げて解説していきます。
被保険者番号
辞める対象者の雇用保険被保険者証に書かれている雇用保険被保険者番号です。雇用保険に加入した時期が1981年7月6日よりも前の方は、被保険者番号の桁数が16桁と長い数字であるケースもあります。そのような時は、下段の10桁の数字を書き込んで、残りの一枠は空欄にすれば良いです。
事業所番号・離職者の氏名・辞める年月日
事業所番号は自社における事業所番号を書きます。離職者氏名は辞めた人の氏名。離職年月日は「雇用保険被保険者資格喪失届」に書き込んだ離職年月日と同日にするのが原則です。
事業所情報(事業所名・所在地・電話番号)
自社の情報を書けば良いですが、3枚複写のドキュメントの2枚目のハローワーク提出向けについては、経営者側の押印箇所がある為、提出を行う前に綺麗に間違いなく押印されているかを改めてチェックしておいて下さい。
離職者の住所・居所
離職証明書に書き込む辞めた人の住所については、辞める時点に住んでいた住所を書くべきです。ただし、辞めた後に引っ越しや帰省etcで居所が変更する事が決定していて、本人が希望していれば変更後の住所が書けます。
離職する理由
離職理由は種類が多岐に渡ります。企業の倒産、定年退職、労働契約の期間満了、労働者自身による決断etc6種類＆19パターンの離職理由が存在するので、該当理由を1つ選択すれば良いです。離職の具体的な理由については、具体的事情記載箇所に適切に書き込みます。ハローワークでは、この離職理由で特定受給資格者か特定理由離職者を判断するのです。どちらに該当するかで失業保険の基本手当の所定給付日数が決まるので、特に、書いた内容に間違いないかを提出前にチェックしておくべきです。
被保険者の期間算定対象期間
書くべき箇所は被保険者の種類にて、以下の通りに変わります。
- A欄・・・一般被保険者・高年齢被保険者
- B欄・・・短期雇用特例被保険者
それぞれの欄には、辞める前の2年間より被保険者期間である12カ月分を書く事になります。離職年月日に書いた日の次の日が離職日の次の日に該当する為、書き込む内容を誤らないように用心して下さい。
被保険者の期間算定対象期間に関わる賃金支払の基礎日数
被保険者の期間算定対象期間を踏まえた、賃金支払に関係する対象期間について書き込みます。
- 月給で働いている方・・・1か月の全日数
- 時給または日給制で働いている方・・・実働日数
賃金支払の対象期間
辞める日直前の賃金締切日の次の日から辞める日までの期間を1番上の行に書いて、1カ月毎に1行1行遡っていって賃金締切日迄の期間を書きます。
賃金支払の対象期間の基礎日数
給与を支払う際の給与計算の基礎に当たる日数を書き込みます。
- 月給制は期間中・・・全日数
- 時給制や日給制・・・実働日数のみ
賃金額
書くべき箇所は賃金形態にて、以下の通りに変わります。
- A欄・・・月給・週給etc一定期間で定められているケース
- B欄・・・労働日数や時間にて給与が算出されるケース・出来高払いのケース
- 計の欄・・・合算額
※使用しない箇所があれば斜線を引きます。
備考・賃金に関する特記事項
- 備考・・・未払い給与があるなら額etcを書き込む
- 賃金に関する特記事項・・・毎月支給される給与の他に3ヶ月以内の期間毎に支給されている給与があったら、その給与に対する名称・支払金額・支払日を書き込む
添付が求められるドキュメントは？
離職証明書の添付ドキュメントは、下記のとおりです。
- 就業規則
- 雇用契約書又は労働条件通知書（写）
- 出勤簿（又はタイムカード）
- 賃金台帳
- 労働者名簿等
- 退職届
- 裁判所で倒産手続きの申立てを受理した事を証明するドキュメント
- 労働契約書
離職証明書の提出時に、必ずすべてのドキュメントを添付しなければならないというわけではありません。離職証明書の添付ドキュメントは、離職理由にて異なる為用心して下さい。
辞める理由ごとの添付ドキュメントを下記にまとめたので、把握して下さい。
- 事業所の倒産等・・・裁判所で倒産手続きの申立てを受理した事を証明するドキュメント
- 労働契約期間満了にて離職・・・労働契約書、雇入通知書、契約更新を知らせる通知書、タイムカードetc
- 早期退職優遇制度や選択定年制etcの制度を利用して離職・・・制度の内容が分かるドキュメント
- 移籍出向で離職・・・移籍出向の事実が分かるドキュメント
- 解雇・・・解雇予告通知書、退職証明書、就業規則etc
- 転職・・・退職届etcの転職による退職の内容がチェック出来るドキュメント
- 職場事情をもとに労働者自身が判断して離職・・・労働条件が分かる労働契約書や賃金台帳etc
離職証明書が求められるケースと発行手順は？
離職証明書が求められるケース・発行手順について見て下さい。
離職証明書の作成＆提出が求められるケースとは？
離職証明書は発行が義務付けられているわけではありません。とはいえ、ケースバイケースで離職証明書を発行しなければならない事があります。離職証明書の作成・提出が求められるケースは、辞めた人が離職票の交付を請求したケースと辞める時の年齢が59歳以上であったケースです。それぞれについて、詳しく見て下さい。
辞めた人が離職票の交付を請求したら…
離職証明書は、ハローワークに離職票を発行してもらう為に求められるドキュメントです。辞めた人が失業給付を希望し、その受給を実現する為に離職票の発行請求があったら、必ず離職証明書を書いて提出をハローワークに行う事が求められます。もし、辞めた人から請求されたのに離職票発行を拒んだら、雇用保険法施行規則第7条に違反する事となり、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されます。
辞める年齢が59歳以上のケース
高年齢者雇用安定法の改定にて、定年または継続雇用制度で契約期間を満了した被雇用者が辞める際は、離職証明書の提出をする事が義務付けられました。その為、辞めた人から離職票の発行請求がなくても、辞めた人が59歳以上であったら離職証明書を必ず書いて提出をハローワークに行う事が求められます。
離職証明書の作成・提出が不要なケースは？
辞めた人が離職票を求められなかったら、離職証明書の作成・提出は不要です。特に、離職理由が被雇用者の死亡であったら後で離職票の発行請求もない為、被雇用者が59歳以上であっても離職証明書ハローワークへ提出をしなくても良いです。ただし、雇用保険被保険者資格喪失届を提出を求められる為、用心するべきです。
離職証明書のフォーマット
離職証明書は公文書の為、自分で考えたデザインや様式で書く事は出来ません。離職証明書が求められたら、ハローワークで専用用紙をもらうか、インターネットサービスで書かなければなりません。離職証明書の必要事項への書き込みは複雑なので、記入例・見本を参考にしながら書くとミスを防ぐ事が出来ます。
離職証明書は発行依頼がなくても交付しておくと安心
離職証明書の発行は義務付けられていません。とはいえ、辞めた後しばらくして辞めた人より離職証明書の交付請求があるケースは多く見られます。発行依頼を受け付ける度に過去のデータを探したり、求められる添付ドキュメントを準備したりするのは大変です。辞める時に辞めた人から離職票の交付希望がなくても、離職証明書を作成・提出をして、離職票の交付をしておく事がおすすめです。
